Einführung von WISEflow an der Brunel Universität London

ZIELE FÜR DEN KUNDEN

Durch die Digitalisierung von Prüfungen strebt die Brunel University London an, „die Qualität der Bewertung zu verbessern und ein einheitlicheres Studienerlebnis zu schaffen“. Da die elektronische Verwaltung von Bewertungen in einer Vielzahl von Prozessen innerhalb des Prüfungs- und Bewertungsverfahrens Vorteile bieten kann, hofft die Brunel University, in den folgenden Bereichen von der digitalen Umstellung zu profitieren:

Die Zusammenarbeit zwischen der Brunel University London und UNIwise begann im Jahr 2015, als wir zwischen September 2015 und Januar 2016 ein Pilotprojekt für das digitale Examen als Proof of Concept durchführten. Dieses Pilotprojekt identifizierte konkrete Verbesserungsmöglichkeiten hinsichtlich der britischen Prüfungs- und Bewertungsprozesse, was zur Gründung eines PPP-Projekts (Public Private Partnership) zwischen UNIwise und der Brunel University führte, um weiter zu untersuchen, welche Möglichkeiten das digitale Prüfen innerhalb des britischen Bildungsrahmens bieten könnte. Das PPP-Projekt bestand aus 5 Phasen:

PHASE 1

Einführung von WISEflow an der Brunel

Juli – Oktober 2016

PHASE 2

Anpassung der Moderationsprozesse

September – November 2016

PHASE 3

Durchführung von Prüfungen

November 2016 – Juni 2017

PHASE 4

Entwicklung der SITS-Integration

September 2016 – April 2017

PHASE 5

Bewertung

Mai – September 2017

Im Rahmen des Projekts stellte UNIwise WISEflow as a Service bereit, führte Entwicklungsprozesse für Anpassungen und die SITS-Integration durch und erbrachte gleichzeitig Beratungsleistungen, indem es die Brunel University bei der Durchführung von System- und Funktionstests unterstützte und der Universität Informationen für ihren Abschlussbericht und die Bewertung des Projekts zur Verfügung stellte. Die Brunel University stellte ihrerseits ihr fundiertes Wissen über Prüfungs- und Moderationsprozesse im britischen Hochschulwesen für unser Projekt zur Verfügung.

KONTINUIERLICHE KOMMUNIKATION WÄHREND DER GESAMTEN UMSTELLUNG

Während des gesamten Implementierungsprozesses war kontinuierliche Kommunikation für uns ein zentraler Aspekt, da dies jedes Change-Management-Projekt für alle beteiligten Stakeholder erheblich erleichtert.Um sicherzustellen, dass alle Ebenen der Brunel-Organisation gleichermaßen informiert und in das Projekt eingebunden waren, führten wir zahlreiche verschiedene Kommunikationsmaßnahmen durch:

Wir organisierten zweiwöchentliche Projektmanagement-Meetings mit einem oder mehreren Vertretern von UNIwise und dem Projektmanager von Brunel. Diese Meetings stellten sicher, dass das Projekt zum digitalen Prüfen stets im Rahmen der eigenen Motivationen und Ambitionen von Brunel blieb, die bereits bei einem der ersten Treffen zwischen UNIwise und Brunel ermittelt worden waren.
Um die Mitarbeiter mit ihren neuen Rollen vertraut zu machen, wurden mehrere Workshops für Prüfungsaufsichtspersonen, Prüfer, Verwaltungsmitarbeiter und die Geschäftsleitung durchgeführt. Die Workshops wurden auf die spezifischen Bedürfnisse von Brunel zugeschnitten und so konzipiert, dass jede Rolle fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit den internen Abläufen von WISEflow erlangte.
Wir führten zudem ein Treffen mit der obersten Führungsebene von Brunel durch, um sicherzustellen, dass diese mit an Bord war, und um die Strategie des Vizekanzlers für das digitale Prüfen zu unterstützen.
Es fanden halbjährliche Besprechungen mit Führungskräften von Brunel statt, um diese kontinuierlich über den Fortschritt der Implementierung, den umfassenden Umfang des Projekts zum digitalen Prüfen sowie die kundenspezifischen Entwicklungsprojekte, wie beispielsweise die Integration in SITS, auf dem Laufenden zu halten.

Um sicherzustellen, dass der digitale Übergang so reibungslos wie möglich verlief, waren wir bei dem ersten wichtigen digitalen Examen vor Ort und überwachten den Ablauf von unserer Entwicklungsabteilung aus genau, um eine stabile Erfahrung zu gewährleisten.

DIE SCHRITTWEISE EINFÜHRUNG HAT ZU EINER GRÖSSEREN VERBREITUNG GEFÜHRT

Der Ansatz für die Umstellung auf ein vollständig digitales Prüfen an der Brunel University bestand in einer schrittweisen und kontrollierten Implementierung. Von Beginn an hat die Brunel University London den Übergang von einer klein angelegten Implementierung zu einer umfassenderen Ausweitung ihres Projekts zum digitalen Prüfen vollzogen. Von 156 Studierenden im ersten Prüfungsjahr legten im Prüfungszeitraum 2017/2018 bereits 1220 Studierende ihr digitales Examen mit WISEflow ab. Es wurden 3162 Prüfungsarbeiten eingereicht, und die Brunel University kündigt für die Zukunft eine noch größere Ausweitung an:

„An der Brunel University werden wir jedoch die Einführung von BYOD-Prüfungen über die fünf Fächer hinaus fortsetzen, auf die wir uns bisher konzentriert haben, und so die Vorteile auf Tausende weiterer Studierender und zahlreiche weitere Mitarbeiter ausweiten.“

SUPPORT UND WARTUNG

Im Rahmen der schrittweisen Einführung des groß angelegten Verfahrens zum digitalen Prüfen erhält die Brunel University London umfassenden Support per Telefon, E-Mail oder Chat durch unser Kundensupport-Team.

Laut Brunel wurden zudem mehrere Möglichkeiten für interne Unterstützung initiiert, darunter „Brunel Digitales Examen“, eine interne Ressource, die „Studierenden ermöglicht, informiert, sensibilisiert und auf ihre digitalen Prüfungen vorbereitet zu sein, sowie Offline-Support bietet“, und die Bereitstellung von Laptop-Gesundheitschecks für Studierende, die sich nicht sicher sind, ob ihr Gerät stabil genug ist, um digitale Prüfungen durchzuführen.

REALISIERTE VORTEILE UND PROJEKTERFOLGE

Laut der Brunel University sind die Vorteile „für Studierende und Mitarbeiter sofort erkennbar und überzeugend“. Die folgende Beschreibung schildert die Erfahrungen der Brunel University mit dem neuen digitalen Examen und dem Verfahren zum Prüfen und Bewerten:

„Das Verfahren ist einfach und sicher. Vor ihren Prüfungen installieren die Studierenden einen Lockdown-Browser auf ihren Laptops, der zum Zeitpunkt der Prüfung den Zugriff auf alle anderen Anwendungen verhindert, wobei der Zugriff auf ausgewählte Websites bei Bedarf erlaubt werden kann. Das passwortgeschützte Prüfungsskript wird sicher online aufbewahrt und ist nur während der Prüfung verfügbar.

Für unsere Prüfungsaufsichtspersonen sind die Zeiten vorbei, in denen sie die Prüfungsunterlagen zählen mussten, bevor die Studierenden den Prüfungsraum verlassen durften. Ein kurzer Blick auf den Bildschirm bestätigt, dass alle Studierenden ihre Arbeiten eingereicht haben – besonders nützlich bei großen Prüfungen mit über 250 Studierenden, bei denen die eingereichten Arbeiten in Sekundenschnelle gezählt werden können. Die offensichtlichen ökologischen Vorteile, die sich daraus ergeben, dass keine Unmengen an Papier gedruckt werden, werden noch dadurch verstärkt, dass die Prüfungsunterlagen nicht mehr in Rollwagen über den Campus hin und her transportiert werden müssen. Auch die Korrektoren erhalten die Prüfungsunterlagen ohne Verzögerung und müssen sich nicht mehr mit Kollegen abstimmen, um sich zu treffen und Unterlagen zur Korrektur und/oder Moderation auszutauschen.

Studierende treten heute mit Erwartungen in die Hochschulbildung ein, die durch den zunehmenden Einsatz von Technologie in ihrer Sekundarschulzeit geprägt sind. Einige Studien legen nahe, dass Studierende schneller tippen als sie schreiben können, und die Möglichkeit, Ideen in Prüfungsarbeiten zu bearbeiten und neu zu ordnen, ist für eine Generation von Studierenden selbstverständlich, die ansonsten keine Arbeiten von Hand verfassen muss. Die Studierenden können einfache Zeichnungen elektronisch erstellen oder handgezeichnete Diagramme mit der Webcam ihres Geräts erfassen, doch der Verzicht auf Stift und Papier bei den schriftlichen Teilen der Prüfung verringert das Risiko von Handkrämpfen. Und eine schnellere Abwicklung am Ende der Prüfungen bedeutet, dass die Studierenden den Prüfungsraum schneller verlassen können.“

GELERNTE LEKTIONEN, HERAUSFORDERUNGEN UND WAS SIE HÄTTEN BESSER MACHEN KÖNNEN

Eine besondere Herausforderung besteht an der Brunel University weiterhin darin, dass komplexe Texte wie mathematische Formeln und chemische Gleichungen derzeit digital zeitaufwändiger zu tippen sind als von Hand zu schreiben. Daher ist dies ein Bereich der Prüfungen, der nach wie vor besser für eine handschriftliche Bearbeitung geeignet ist, bis die Technologie eine geeignete digitale Alternative bereitstellt.

Um dieser besonderen Herausforderung gerecht zu werden, haben wir eine Webcam-Lösung in WISEflow integriert. Die Studierenden schreiben ihre Berechnungen einfach von Hand, fotografieren das Blatt Papier und fügen das Bild ihren Prüfungen bei. Auf diese Weise profitieren die Prüfungsleitung und die Prüfer weiterhin von den Vorteilen eines vollständig digitalen Examens, ohne dass die Studierenden durch einen sehr zeitaufwändigen Prozess belastet werden, der ihnen akademisch keinen Nutzen bringt.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Wie wird WISEflow das digitale Prüfungserlebnis für Studenten verbessern? Die Studenten profitieren von einer intuitiveren und einheitlicheren Prüfungsoberfläche, einem besseren Zugang zu den Materialien und dem Feedback sowie einer stabilen technischen Einrichtung sowohl für Fernprüfungen als auch für Prüfungen vor Ort. Dies trägt dazu bei, den Stress zu reduzieren und die Klarheit während des gesamten Prüfungsprozesses zu verbessern.

Welche betrieblichen Vorteile ergeben sich für Dozenten und Verwaltungspersonal? WISEflow reduziert die manuelle Arbeit erheblich, indem es die Prüfungserstellung, die Rollenzuweisung und den Datenfluss durch die Integration mit STADS automatisiert. Dies senkt das Risiko von Verwaltungsfehlern und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf die akademische Qualität zu konzentrieren, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.

Was macht WISEflow zu einer zuverlässigen Wahl für sichere digitale und Vor-Ort-Prüfungen? WISEflow unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Prüfungen, von der Erstellung bis zur Benotung, und bietet gleichzeitig zuverlässige Sicherheit für überwachte Prüfungsumgebungen vor Ort. Integrationen und sichere Workflows sorgen dafür, dass sowohl Studenten als auch Mitarbeiter der Plattform bei wichtigen Prüfungen vertrauen können.

Wie gewährleistet UNIwise einen reibungslosen Übergang von anderen Plattformen? uNIwise bietet einen strukturierten Einführungsprozess, technische Integration, Schulung und fortlaufenden Support, um Risiken zu reduzieren und einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

Welchen Sinn hat ein Pilotprojekt vor der vollständigen Einführung?

Ein Pilotprojekt hilft dabei, den Bedarf zu ermitteln, Arbeitsabläufe zu testen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen der Einrichtung entspricht.

Welche Vorteile bietet die Konsolidierung digitaler Prüfungssysteme auf einer Plattform? eine einheitliche Lösung verbessert die Effizienz, schafft konsistente Prozesse und ermöglicht die Mobilität zwischen verschiedenen Institutionen. Sie erleichtert Studenten und Mitarbeitern das campusübergreifende Arbeiten und stellt sicher, dass neue Funktionen dem gesamten Sektor zugute kommen.