Implementar o WISEflow na Universidade Brunel de Londres

Para o desenvolvimento dos seus exames e avaliações, a Universidade Brunel de Londres tem utilizado o WISEflow para os seus exames digitais desde o período letivo de 2015/16 e é atualmente a universidade líder no Reino Unido na realização de exames digitais BYOD (Bring Your Own Device).

A Universidade Brunel de Londres documentou grande parte do seu processo de digitalização em curso no seu Blogue de Avaliação Digital.

OBJECTIVOS PARA O CLIENTE

Ao digitalizar os exames, a Universidade Brunel de Londres tem como objetivo «melhorar a qualidade da avaliação e promover uma experiência mais consistente para os estudantes». Uma vez que a gestão eletrónica da avaliação pode proporcionar vantagens em inúmeros processos no âmbito do procedimento de exames e avaliação, a Brunel espera beneficiar da transição digital nas seguintes áreas:

A cooperação entre a Universidade Brunel de Londres e a UNIwise teve início em 2015, quando realizámos um projeto-piloto de exames digitais entre setembro de 2015 e janeiro de 2016, como prova de conceito. Este projeto-piloto identificou melhorias específicas relativas aos processos de exames e avaliações no Reino Unido, o que resultou na formação de um projeto PPP (Parceria Público-Privada) entre a UNIwise e a Universidade Brunel para investigar mais aprofundadamente o que o processo de avaliação digital poderia oferecer no âmbito do sistema educativo britânico. O projeto PPP consistiu em 5 fases:

FASE 1

Implementação do WISEflow na Brunel

Julho - outubro de 2016

FASE 2

Adaptação dos processos de moderação

Setembro – novembro de 2016

FASE 3

Realização de avaliações

Novembro de 2016 – junho de 2017

FASE 4

Desenvolvimento da integração SITS

Setembro de 2016 - abril de 2017

FASE 5

Avaliação

Maio – setembro de 2017

Durante o projeto, a UNIwise forneceu o WISEflow como um serviço, conduziu processos de desenvolvimento para adaptações e integração com o SITS, ao mesmo tempo que prestou serviços de consultoria, aconselhando a Brunel durante a realização de testes de sistema e funcionalidade e fornecendo informações à universidade para o seu relatório final e avaliação do projeto. Pela sua parte no projeto, a Brunel colocou à nossa disposição o seu conhecimento intrínseco sobre os processos de exames e moderação no ensino superior no Reino Unido.

COMUNICAÇÃO CONTÍNUA DURANTE TODA A TRANSIÇÃO

Durante todo o processo de implementação, a comunicação contínua foi um aspeto fundamental para nós, uma vez que torna qualquer projeto de gestão da mudança muito mais fácil para todas as partes interessadas envolvidas.Para garantir que todos os níveis da organização da Brunel fossem igualmente informados e aderissem ao projeto, realizámos diversas atividades de comunicação:

Organizámos reuniões quinzenais de gestão de projeto com um ou mais representantes da UNIwise e o gestor de projeto da Brunel. Estas reuniões garantiram que o projeto de avaliação digital se mantivesse continuamente dentro do quadro das motivações e ambições próprias da Brunel, que foram definidas numa das primeiras reuniões entre a UNIwise e a Brunel.
Para familiarizar o pessoal com as suas novas funções, foram realizados vários workshops para vigilantes, avaliadores, administradores e gestores. Os workshops foram personalizados para se adequarem às necessidades específicas da Brunel e concebidos para proporcionar a cada função um conhecimento aprofundado e experiência prática sobre o funcionamento interno do WISEflow.
Realizámos também uma reunião com a direção de topo da Brunel para garantir o seu apoio e para apoiar a estratégia do vice-reitor para a avaliação digital.
Foram realizadas reuniões semestrais com os executivos da Brunel para os manter continuamente atualizados sobre o progresso da implementação, o âmbito alargado do projeto de avaliação digital e os projetos de desenvolvimento personalizados específicos do cliente, tais como a integração com o SITS.

Para garantir que a transição digital se realizasse da forma mais harmoniosa possível, estivemos no local durante o seu primeiro exame digital de grande importância e mantivemos uma vigilância rigorosa a partir do nosso departamento de desenvolvimento, a fim de assegurar uma experiência estável.

A IMPLEMENTAÇÃO GRADUAL CONDUZIU A UMA MAIOR IMPLEMENTAÇÃO

A abordagem para a transição para a avaliação totalmente digital na Brunel consistiu numa implementação gradual e controlada. Desde o início, a Universidade Brunel de Londres passou de uma implementação em pequena escala para uma expansão mais ampla do seu projeto de avaliação digital. De 156 estudantes no primeiro ano de exames, 1220 estudantes realizaram os seus exames digitalmente utilizando o WISEflow no período de exames de 2017/2018. Foram entregues 3162 exames, e a Universidade de Brunel prevê uma expansão ainda maior no futuro:

«Mas na Brunel continuaremos a implementar exames BYOD para além das cinco disciplinas em que nos temos centrado até agora, alargando os benefícios a milhares de estudantes e a muitos mais membros do pessoal.»

SUPORTE E MANUTENÇÃO

Como parte da sua implementação gradual rumo a um processo de avaliação digital em maior escala, a Universidade Brunel de Londres tem acesso a apoio completo por telefone, e-mail ou chat da nossa equipa de apoio ao cliente.

Segundo a Brunel, foram também criadas várias possibilidades de apoio interno, tais como o «Brunel Digital Exams», um recurso interno destinado a «permitir que os estudantes se mantenham informados, conscientes e preparados para os seus exames digitais, bem como a prestar apoio offline», e a oferta de «Laptop Health Checks» aos estudantes que tenham dúvidas quanto à estabilidade dos seus dispositivos para a realização de exames digitais.

BENEFÍCIOS ALCANÇADOS E SUCESSOS DO PROJECTO

Segundo a Universidade de Brunel, os benefícios são «imediatamente identificáveis e convincentes, tanto para os estudantes como para o pessoal». A descrição que se segue apresenta a experiência da Universidade de Brunel com o novo procedimento de exames e avaliações digitais:

«O procedimento é fácil e seguro. Antes dos exames, os estudantes instalam um navegador bloqueado nos seus computadores portáteis que, na altura do exame, impede o acesso a quaisquer outras aplicações, embora o acesso a sites selecionados possa ser permitido, se necessário. O guião do exame, protegido por palavra-passe, é mantido em segurança online e só está disponível durante o exame.

Para os nossos vigilantes, já lá vão os dias em que era necessário contar as folhas antes de os alunos poderem sair da sala de exames. Uma rápida verificação no ecrã confirma que todos os alunos entregaram os seus trabalhos – o que é especialmente útil em exames de grande dimensão, com mais de 250 alunos, em que as entregas podem ser contadas em segundos. Os benefícios ambientais óbvios de não imprimir resmas de papel são reforçados pelo facto de não ser necessário transportar as provas de exame de um lado para o outro pelo campus em carrinhos. Os avaliadores também não sofrem atrasos na receção das provas e já não precisam de se coordenar com os colegas para se encontrarem e trocarem provas para avaliação e/ou moderação.

Os estudantes ingressam agora no ensino superior com expectativas moldadas pelo uso crescente da tecnologia no ensino secundário. Alguns estudos sugerem que os estudantes digitam mais rapidamente do que escrevem à mão, e a capacidade de editar e reorganizar ideias nas respostas dos exames surge naturalmente para uma geração de estudantes que, de outra forma, não é obrigada a escrever trabalhos à mão. Os estudantes podem criar desenhos simples eletronicamente ou capturar diagramas desenhados à mão utilizando a webcam do seu dispositivo, mas abandonar a caneta e o papel para os elementos escritos do exame reduz as cãibras nas mãos. E um tempo de resposta mais rápido no final dos exames significa que os estudantes podem sair da sala mais cedo.”

LIÇÕES APRENDIDAS, DESAFIOS E O QUE PODERIA TER FEITO MELHOR

Um desafio específico persiste na Universidade Brunel, uma vez que textos complexos, tais como fórmulas matemáticas e equações químicas, são atualmente mais demorados de digitar do que de escrever à mão. Como tal, esta é uma área dos exames que ainda se adequa melhor a uma abordagem manuscrita, até que a tecnologia consiga oferecer uma alternativa digital adequada.

Para dar resposta a este desafio específico, incorporámos uma solução de webcam no WISEflow. Os estudantes limitam-se a escrever os seus cálculos à mão, tirar uma fotografia da folha de papel e anexar a imagem aos seus exames. Desta forma, a administração dos exames e os avaliadores continuam a usufruir das vantagens de um fluxo de exames totalmente digital, sem que os estudantes sejam incomodados por um processo muito demorado que não lhes traz benefícios académicos.

PERGUNTAS FREQUENTES

Como é que o WISEflow irá melhorar a experiência de exame digital para os estudantes? Os estudantes ganham uma interface de exame mais intuitiva e consistente, melhor acesso a materiais e feedback, e uma configuração técnica estável para exames remotos e no local. Isto ajuda a reduzir o stress e melhora a clareza ao longo de todo o processo de avaliação.

Que benefícios operacionais terão os instrutores e o pessoal administrativo? O WISEflow reduz significativamente o trabalho manual ao automatizar a criação de exames, atribuição de funções e fluxos de dados através da integração com o STADS. Isto reduz o risco de erros administrativos e liberta o pessoal para se concentrar na qualidade académica em vez de tarefas repetitivas.

O que faz do WISEflow uma escolha fiável para exames digitais e no local seguros? O WISEflow suporta o ciclo de vida completo do exame, desde a criação até à classificação, ao mesmo tempo que oferece uma segurança robusta para ambientes de exame supervisionados no local. As integrações e os fluxos de trabalho seguros asseguram que tanto os estudantes como o pessoal podem confiar na plataforma durante as avaliações de alto risco.

Como é que a UNIwise assegura uma transição suave de outras plataformas? A UNIwise fornece um processo de integração estruturado, integração técnica, formação e apoio contínuo para reduzir o risco e garantir uma transição sem falhas.

Qual é o objetivo de executar um piloto antes da implementação completa?

Um projeto-piloto ajuda a identificar necessidades, testar fluxos de trabalho e confirmar que a solução escolhida se adequa aos requisitos institucionais.

Quais são os benefícios da consolidação dos sistemas de avaliação digital numa única plataforma? Uma solução unificada melhora a eficiência, cria processos consistentes e permite a mobilidade entre instituições. Torna mais fácil para os estudantes e pessoal trabalharem em todos os campi e assegura que as novas funcionalidades beneficiam todo o sector;