Von der Krise zur Zuversicht: Wie die IÉSEG in nur vier Wochen digitale Prüfungen mit hohen Anforderungen ablieferte
Die IÉSEG School of Management ist eine führende französische Business School mit zwei Standorten in Lille und Paris, an denen rund 6.100 Studierende in 25 Studiengängen studieren. Mit fast 2.000 internationalen Studierenden aus rund 100 verschiedenen Nationen hat sich die IÉSEG einen Ruf für akademische Exzellenz, Internationalisierung und ein herausragendes Studienerlebnis aufgebaut.
Im März 2020, als die COVID-19-Pandemie Europa erfasste, verhängte Frankreich einen plötzlichen Lockdown. Für Jonas Debrulle, den erst seit wenigen Monaten amtierenden Programmdirektor, hätte der Zeitpunkt nicht kritischer sein können. Die Abschlussprüfungen waren für Mai angesetzt, und Tausende von Studierenden waren auf diese Prüfungen angewiesen, um ihr Studium rechtzeitig abzuschließen.
UMGANG MIT DEM DRUCK DER ABRIEGELUNG UND DEN ANFORDERUNGEN DER REGIERUNG
Die französische Regierung erließ strenge Vorschriften für die Durchführung von Fernprüfungen. Die Bildungseinrichtungen waren verpflichtet:
- die Identität der Studierenden visuell zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die richtige Person an der Prüfung teilnahm.
- Betrug zu verhindern, indem der Zugriff auf digitale Ressourcen während der Prüfung eingeschränkt wurde.
- zuverlässige Prüfungsbedingungen für große Teilnehmergruppen zu gewährleisten.
Die bestehenden Prüfungstools an der IÉSEG unterstützten weder die Überprüfung der visuellen Identität, noch wurden sie von den Professoren – insbesondere von den vielen Gastdozenten, die zwar Kurse unterrichten, sich bei der Einrichtung von Prüfungen jedoch auf das Verwaltungspersonal verlassen – in großem Umfang genutzt.
Plötzlich musste die Hochschule ihr Prüfungsmodell von Grund auf neu gestalten.
DIE ENTSCHEIDUNG FÜR WISEFLOW UNTER EXTREMEM ZEITDRUCK
Da die Prüfungen im Mai nur noch wenige Wochen entfernt waren, bildete die IÉSEG ein Krisenreaktionsteam, um potenzielle Partner für das digitale Prüfen zu identifizieren. Sie evaluierten Lösungen aus Frankreich und dem Ausland, doch keine bot die richtige Balance aus Sicherheit, Skalierbarkeit und Geschwindigkeit – bis sie sich an UNIwise wandten.
„IÉSEG hatte über Partnerinstitutionen in Großbritannien von UNIwise gehört. Zu diesem Zeitpunkt wurde WISEflow noch von keiner Schule in Frankreich genutzt. Doch als wir Anfang April mit UNIwise sprachen, ging alles sehr schnell.“
Im Laufe von nur zwei Wochen traf sich die IÉSEG mit mehreren Anbietern und bewertete sorgfältig die Funktionen jeder Plattform. WISEflow zeichnete sich schnell als die leistungsstärkste Lösung aus. Seine Gesichtserkennungsfunktion ermöglichte eine sichere Identitätsprüfung, während der Lockdown-Browser sicherstellte, dass Studierende während der Prüfung keinen Zugriff auf Dateien oder andere Anwendungen hatten. Das System bewies zudem die erforderliche Skalierbarkeit, um sehr große Teilnehmergruppen – bis zu 1.400 Studierende in einer einzigen Sitzung – zu unterstützen, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wurde. Darüber hinaus bot WISEflow flexible Autorentools und Optionen zur automatischen Korrektur, die sowohl bei Verwaltungsmitarbeitern als auch bei Professoren Anklang fanden. Schließlich spielte die Stärke des Supportmodells von UNIwise, insbesondere die Bereitschaft zur Unterstützung in Krisensituationen, eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung der IÉSEG.
„WISEflow war eine sehr beeindruckende Software. Was die Funktionen für Dozenten, die Fragetypen, die automatische Korrektur und die Anzahl der Personen betrifft, die an einer Prüfung teilnehmen konnten, war alles gut.“
IÉSEG unterzeichnete im April 2020 einen Vertrag mit UNIwise. Die ersten Prüfungen waren für Mai angesetzt. Damit blieben drei bis vier Wochen Zeit, um ein voll funktionsfähiges System zum digitalen Prüfen einzuführen.
SCHULUNG, CHANGE MANAGEMENT UND SCHNELLE EINFÜHRUNG
Um die unmögliche Frist einzuhalten, musste IÉSEG die internen Rollen vorübergehend neu strukturieren. Anstatt die traditionellen Prozesse beizubehalten, wurden Verwaltungsmitarbeiter zu Ablaufmanagern und Prüfungsaufsichtspersonen, Professoren übernahmen die Rolle von Prüfungsautoren und Korrektoren, und UNIwise-Trainer schulten die Mitarbeiter in der Erstellung von Prüfungen, der Bewertung und der Systemkonfiguration.
Im Laufe des Aprils organisierte die IÉSEG fünf bis sechs Schulungen mit jeweils 20 bis 30 Mitarbeitern. Einige Teilnehmer besuchten mehrere Schulungen, um sich voll und ganz sicher zu fühlen. Die Hochschule produzierte zudem kurze Anleitungsvideos, beantwortete unzählige Fragen über ein internes Support-Forum und passte die Arbeitszeiten nach Bedarf an.
„UNIwise reagierte äußerst schnell. An Wochentagen, am Wochenende, früh morgens, spät abends – wir erhielten immer innerhalb weniger Stunden eine Antwort. Es schien, als würden beide Teams rund um die Uhr arbeiten.“
VORBEREITUNG VON 3.000 STUDENTEN AUF EINE NEUE PRÜFUNGSREALITÄT
Zwischen Mai und Juni sollten rund 3.000 Studierende an digitalen Examen teilnehmen. Zur Vorbereitung:
- wurden die Studierenden gebeten, mehrere Probeprüfungen zu absolvieren, wobei einige alle fünf absolvierten.
- IÉSEG rekrutierte 10 Masterstudierende als „Versuchskaninchen“, die rund 40 Prüfungsformate testeten, um zu verstehen, wie Browser-Sicherheitsmodi, Nachrichtenfunktionen und Überwachungstools funktionierten.
- Die Hochschule führte neue Regeln ein – vor allem die, dass sich die Studierenden 15 Minuten vor Prüfungsbeginn einloggen müssen, um Verwirrung in letzter Minute zu vermeiden.
Die gründlichen Tests zahlten sich aus. Die Fakultät und die Support-Teams gewannen zunehmend Vertrauen in die Logik und das Verhalten der Plattform, und sowohl Mitarbeiter als auch Studierende begannen, sich an die neuen Abläufe anzupassen.
LIVE-PRÜFUNGEN: KRIEGSRÄUME, PROAKTIVE UNTERSTÜTZUNG UND UNERWARTETE MOMENTE
Als die Prüfungstage näher rückten, richtete IÉSEG einen speziellen Krisenstab ein, um die Studierenden in Echtzeit zu unterstützen. Es wurde eine Hotline für alle eingerichtet, die Schwierigkeiten hatten, insbesondere für diejenigen mit instabilen Internetverbindungen. Über das Dashboard von WISEflow konnten die Mitarbeiter sehen, wer seinen Prüfungsablauf aktiviert hatte. Wenn ein Studierender inaktiv blieb, handelte das Team sofort und kontaktierte in manchen Fällen sogar die Eltern.
„Ein Student hatte bereits aufgegeben und saß gerade mit seinem Vater beim Abendessen. Wir riefen ihn an, halfen ihm, eine Internetverbindung herzustellen, und schließlich absolvierte er die Prüfung erfolgreich. Später bedankte er sich bei uns. Er sagte, er hätte nie erwartet, dass seine Hochschule ihn auf diese Weise unterstützen würde.“
Es gab auch ungewöhnliche Momente. In einem Fall wurde eine Studentin in China wiederholt durch die Gesichtserkennung blockiert. Als Jonas über Zoom mit ihr sprach, stellte er fest, dass das registrierte Foto von ihrem Bruder stammte, der das System für sie eingerichtet hatte. Und als eine Prüfung versehentlich von einem Mitarbeiter gelöscht wurde, half das Protokollsystem von WISEflow UNIwise dabei, sie wiederherzustellen – und lehrte die Hochschule genau, was sie in Zukunft nicht tun sollte.
GELERNTE LEKTIONEN UND LANGFRISTIGE AUSWIRKUNGEN
Bis Ende Mai hatte die IÉSEG alle geplanten Prüfungen, ob groß oder klein, erfolgreich durchgeführt, ohne sie zu verschieben oder akademische Standards zu beeinträchtigen. Studierende, Eltern und Lehrkräfte lobten die Hochschule für ihren Umgang mit der Krise.
Diese Erfahrung hat zudem den Wert folgender Aspekte deutlich gemacht:
- Klare Kommunikation
- Intensiver Vorbereitung
- Proaktiver technischer Support
- Die Bereitschaft, Prozesse anzupassen, anstatt alte Methoden auf neue Tools zu übertragen
„Für uns ist das eine Erfolgsgeschichte. Die Qualität des Produkts war wichtig, aber die Qualität des Service hat uns wirklich überzeugt. Ohne UNIwise hätten wir das nicht geschafft.“
Was als dringende Reaktion auf eine außergewöhnliche globale Krise begann, hat sich seitdem zu einer dauerhaften Transformation der Prüfungskultur an der IÉSEG entwickelt. Die rasche Umstellung auf digitale Examen löste nicht nur eine unmittelbare operative Herausforderung, sondern eröffnete auch neue Wege für die Gestaltung, Durchführung und Unterstützung von Prüfungen in der gesamten Einrichtung. Heute ist WISEflow vollständig in das Prüfungsmodell der IÉSEG integriert und wird für eine wachsende Bandbreite von Zwecken genutzt, von alternativen Prüfungsformaten und hybriden Prüfungen bis hin zur kontinuierlichen Bewertung während des gesamten Semesters.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass digitales Prüfen die Zuverlässigkeit, Flexibilität und Qualität verbessern kann – nicht nur während eines Lockdowns, sondern auch im akademischen Alltag. Lehrkräfte, die anfangs zögerlich waren, sind zu überzeugten Anwendern geworden, und Studierende erwarten nun digitale Tools, die ein reibungsloseres und transparenteres Prüfungserlebnis ermöglichen. Die Krise hat eine Innovation effektiv beschleunigt, deren Umsetzung andernfalls Jahre gedauert hätte.
„Es handelt sich nicht um eine einmalige Maßnahme aufgrund des Coronavirus. Es ist der Beginn einer langfristigen Zusammenarbeit mit UNIwise, und wir werden diese Lösung auch in den kommenden Semestern weiterhin nutzen.“
WISSENSWERTES über WISEflow
Erwägen Sie einen Wechsel zu WISEflow? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu Funktionalität, Implementierung und den Gründen, warum sich Bildungseinrichtungen für UNIwise entscheiden.
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