Vom Papier zur Plattform: Wie die Frankfurt University of Applied Sciences einen nahtlosen digitalen Workflow in WISEflow aufgebaut hat
ÜBERBLICK
Die Hochschule Frankfurt hat einen ihrer administrativ aufwendigsten Arbeitsabläufe modernisiert, indem sie ihr internes Prüfungsmanagementsystem „peregos“ direkt in WISEflow integriert hat. Was als pandemiebedingte Herausforderung begann, ist heute ein optimierter und vollständig digitaler Prozess für Abschlussarbeiten, der Papier überflüssig macht, manuellen Aufwand reduziert und vollständige Transparenz für Studierende, Prüfer und Verwaltungsmitarbeiter schafft.
HERAUSFORDERUNG
Vor der Integration basierte das Abschlussarbeiten-Management auf gedruckten Einreichungen, handschriftlichen Unterschriften und wiederholter Dateneingabe in voneinander getrennten Systemen. Der Prozess war langsam, fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen. Die Fakultät benötigte einen schnelleren und zuverlässigeren digitalen Workflow. Dietmar Franzen, Dekan der Fakultät für Wirtschaft und Recht an der Hochschule Frankfurt, erklärt:
„Die Pandemie hat uns schmerzlich vor Augen geführt, dass traditionelle Arbeitsabläufe einfach nicht mehr tragbar waren.“
LÖSUNG
Die Hochschule hat peregos als zentrale Drehscheibe für Abschlussarbeiten und Prüfungsdaten eingerichtet, basierend auf dem klaren Grundsatz, dass Daten nur einmal erfasst werden sollten. Durch eine robuste API-Integration exportiert peregos automatisch alle relevanten Informationen zu Abschlussarbeiten an WISEflow, einschließlich Studierendendaten, Gutachter, Fristen und Ablauf-Einstellungen, ohne jegliche manuelle Schritte. Prüfer und Mitglieder des Prüfungsausschusses genehmigen Anträge digital mit einem einzigen Klick. Nach der Genehmigung erstellt WISEflow den Ablauf und weist allen Beteiligten automatisch ihre Aufgaben zu. Eine tägliche Synchronisation sorgt für die Abstimmung beider Systeme und gewährleistet einheitliche Informationen für alle Beteiligten.
Dietmar Franzen fasst den Gedanken hinter dem Design zusammen:
„Mir gefällt dieses Konzept aus der Informatik, DRY: Don’t repeat yourself. Machen Sie die Dinge einmal und überlassen Sie den Rest den Maschinen.“
INNOVATION UND WIRKUNG
Der Ansatz der Hochschule Frankfurt zeichnet sich durch ihr Engagement für eine echte digitale Transformation aus. Anstatt papierbasierte Prozesse einfach online nachzubilden, hat das Team den Arbeitsablauf komplett neu gestaltet, veraltete Schritte entfernt und Automatisierung dort eingeführt, wo sie am wichtigsten ist.
Die Ergebnisse sind beachtlich:
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Die Genehmigungszeiten haben sich von mehreren Tagen auf nur wenige Minuten verkürzt.
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Manuelle Unterschriften, das Scannen und der E-Mail-Verkehr sind entfallen.
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Verwaltungsmitarbeiter müssen Daten nicht mehr doppelt eingeben, wodurch das Fehlerrisiko sinkt.
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Studierende und wissenschaftliche Mitarbeiter profitieren von einem transparenten, vorhersehbaren und benutzerfreundlichen Erlebnis.
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Die Systemstruktur ist flexibel genug, um auch andere Vorab-Bewertungsprozesse im Zusammenhang mit anderen Bewertungsarten zu unterstützen.
Die Integration wurde intern nicht nur wegen der Effizienzsteigerung gelobt, sondern auch, weil sie für alle Beteiligten ein zuverlässigeres und stressfreieres Umfeld geschaffen hat.
SCHAFFUNG EINER INTEGRATION, DIE IHREN BEDÜRFNISSEN ENTSPRICHT
Das Frankfurter Modell zeigt, was möglich ist, wenn die API von WISEflow effektiv genutzt wird, aber es ist nicht der einzige Weg in die Zukunft. Hochschulen müssen kein System wie peregos entwickeln, um von der Automatisierung zu profitieren. Die API ist flexibel und kann viele verschiedene Ansätze unterstützen.
Manche Einrichtungen ziehen es vielleicht vor, WISEflow direkt an ihr Studenteninformationssystem (SIS) anzubinden, um Einschreibungen zu automatisieren oder Noten zurückzusenden. Andere entwickeln möglicherweise einen kleinen Middleware-Dienst, der nur eine Aufgabe automatisiert, zum Beispiel die Erstellung von Abläufen oder die Zuweisung von Gutachtern. Einrichtungen können sich dafür entscheiden, mit einem einzelnen Workflow-Element wie der Genehmigung von Abschlussarbeiten zu beginnen und die Einrichtung im Laufe der Zeit zu erweitern. Es ist auch möglich, WISEflow-Aktionen über bestehende Portale oder Fakultäts-Dashboards auszulösen.
Die Kernaussage ist einfach. Das Frankfurter System ist ein Beispiel dafür. Jede Einrichtung kann den Automatisierungsgrad wählen, der zu ihrer eigenen Umgebung passt, und die API nutzen, um genau das zu entwickeln, was sie benötigt.
SCHLÜSSELTHEMEN:
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Effizienz: Die Genehmigungszeiten wurden erheblich verkürzt und der Verwaltungsaufwand ist geringer.
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Genauigkeit: Peregos bietet eine zentrale Datenquelle ohne doppelte Dateneingaben.
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Transparenz: Alle Beteiligten können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
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Skalierbarkeit: Die bestehende Lösung kann die API für andere, weniger komplexe Prozesse nutzen.
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Flexibilität: Einrichtungen können selektiv automatisieren und müssen das Frankfurter System nicht kopieren.
BLICK IN DIE ZUKUNFT
Die Hochschule bereitet sich auf die Einführung ihres neuen Campus-Managementsystems vor, das Möglichkeiten für eine weitere Automatisierung schaffen wird. Weitere Fakultäten bereiten sich bereits auf die Einführung der Integration von peregos und WISEflow vor. Bemerkenswert ist, dass diese Integration nicht auf den Arbeitsablauf bei Abschlussarbeiten beschränkt ist; sie eignet sich auch für eine Reihe anderer Bewertungsarten und ermöglicht somit eine breitere Anwendung innerhalb der gesamten Einrichtung.
SCHLUSSFOLGERUNG
Die Hochschule Frankfurt hat ein überzeugendes Beispiel für eine durchdachte digitale Transformation geschaffen. Durch die Kombination eines datengesteuerten internen Systems mit der Flexibilität der WISEflow-API hat die Hochschule einen schnelleren und zuverlässigeren Arbeitsablauf für Abschlussarbeiten geschaffen, von dem Studierende, Prüfer und Verwaltungsmitarbeiter profitieren.
Ihre Arbeit verdeutlicht einen wichtigen Punkt für andere Einrichtungen: Automatisierung muss weder komplex sein noch dem Frankfurter Modell entsprechen. Die WISEflow-API gibt Einrichtungen die Freiheit, den Workflow zu gestalten, der für ihre Umgebung am sinnvollsten ist – ganz gleich, ob er dem von Peregos ähnelt oder etwas völlig anderes ist.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Vor der Integration von peregos in WISEflow basierten die Arbeitsabläufe für Abschlussarbeiten auf gedruckten Einreichungen, handschriftlichen Unterschriften und wiederholter Dateneingabe. Diese manuellen Prozesse waren langsam, fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen – insbesondere während der Pandemie, die die Grenzen traditioneller Arbeitsabläufe deutlich machte.
Peregos fungiert als zentrale Drehscheibe für Abschlussarbeiten und Prüfungsdaten. Durch die API-Integration exportiert es automatisch alle erforderlichen Informationen, darunter Studierende, Prüfer, Fristen und Workflow-Einstellungen, an WISEflow. Genehmigte Anträge lösen die automatische Erstellung von Workflows aus, und durch die tägliche Synchronisation bleiben beide Systeme vollständig aufeinander abgestimmt.
Der digitale Workflow verkürzte die Genehmigungszeiten drastisch von Tagen auf Minuten, machte papierbasierte Unterschriften überflüssig, beseitigte doppelte Dateneingaben, reduzierte Fehler und bot Studierenden und Prüfern ein transparentes, benutzerfreundliches Erlebnis.
Nein. Die Lösung der Universität Frankfurt ist nur ein Beispiel, aber Hochschulen können selektiv automatisieren. Die API von WISEflow unterstützt verschiedene Ansätze, von der direkten Anbindung an ein Studenteninformationssystem über die Entwicklung kleiner Middleware-Tools bis hin zur Automatisierung einzelner Workflow-Elemente wie der Erstellung von Abläufen oder der Zuweisung von Prüfern.
Ja. Das Modell hat sich bereits als flexibel genug für eine Erweiterung erwiesen. Weitere Fachbereiche der Hochschule Frankfurt bereiten sich auf die Einführung der Integration vor, und künftige Upgrades des Campus-Managements werden noch mehr Möglichkeiten zur Automatisierung eröffnen.
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