Digitalisierung von Prüfungen und Assessments an der NMBU

Die Norwegische Universität für Lebenswissenschaften (NMBU) wollte in der Lage sein, Feedback digital zu geben, und hatte den Wunsch, den Bewertungsprozess zu digitalisieren, um Bewertungen auf Bildschirmen statt auf Papier durchführen zu können.

Hintergrund

Die Norwegische Universität für Lebenswissenschaften (NMBU) befindet sich im Südosten Norwegens. Die Universität besteht aus zwei Standorten, die sich auf die Hauptstadt Oslo und die nahegelegene Gemeinde Ås verteilen, und bietet insgesamt 64 Studiengänge an, die sich hauptsächlich auf Umwelt- und Biowissenschaften konzentrieren.

Mit 5.200 Studierenden und 1.700 Mitarbeitern generieren sie Wissen und treiben Innovationen in Bereichen wie Ernährung, Gesundheit, Umweltschutz, Klima und nachhaltige Nutzung natürlicher Ressourcen voran.

Die Notwendigkeit der Digitalisierung im Bildungswesen

Die NMBU startete ihr WISEflow-Projekt im Jahr 2016. Zuvor wurden fast alle schriftlichen Prüfungen auf Papier abgegeben. Einige wenige wurden auf den eigenen Computern der Hochschule durchgeführt, doch der Prozess musste von Aufsichtspersonen überwacht werden, um sicherzustellen, dass die Studierenden nicht miteinander kommunizierten.

Für die NMBU war es wichtig, über die Entwicklungen im norwegischen Bildungssektor auf dem Laufenden zu bleiben. In Verbindung mit der Beobachtung, dass die Studierenden der NMBU Erfahrung mit digitalen Tools hatten und davon ausgingen, dass ein zunehmender Teil ihres Studienalltags digital werden würde, wurde dies zum Antrieb für die Umstellung auf ein digitales Examen und ein digitales Prüfen. Man wollte in der Lage sein, Feedback digital zu geben, und man hatte den Wunsch, den Bewertungsprozess zu digitalisieren, um Bewertungen auf Bildschirmen statt auf Papier durchführen zu können. Schließlich war die Digitalisierung von Prüfungen und den damit verbundenen Prüfungs- und Bewertungsprozessen auch eine Möglichkeit, den Arbeitsaufwand für das Verpacken und Versenden von Prüfungsunterlagen zu reduzieren.

Spezifische Anforderungen an eine digitale Prüfungslösung

Um einen Einblick in den bisherigen Verlauf des Prozesses zu erhalten, sprachen wir mit Kari Bauge, Beraterin in der akademischen Verwaltung der NMBU. Frau Bauge war für die Gesamtdurchführung des digitalen Examens, die Verwaltung der Prüfungsabläufe und die Schulung der verschiedenen an den Prüfungen beteiligten Nutzergruppen verantwortlich: die Studierenden, die für die Erstellung der Prüfungen in den verschiedenen Fächern zuständigen Fakultätsmitglieder, die Prüfer sowie die Aufsichtspersonen. Zudem koordiniert sie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, die am digitalen Examen beteiligt sind.

Ihrer Aussage zufolge war der Hauptgrund für die Digitalisierung von Prüfungen und Leistungsbewertungen das Bestreben, die Abstimmung zwischen den Studiengängen der Studierenden und ihren Prüfungen zu verbessern: „Wir möchten, dass unsere Studierenden die digitalen Tools in ihren Prüfungen genauso nutzen können, wie sie es in ihrem täglichen Studium tun. Wir möchten, dass digitale Examina es ermöglichen, Studierende in ihren Fachbereichen auf die bestmögliche Weise zu bewerten.“

„Ein großer Teil war auch auf den Wunsch zurückzuführen, die Effizienz bei der Planung und Durchführung von Prüfungen zu steigern, um hoffentlich manuelle Arbeitszeit vor, während und nach den Prüfungen einzusparen“, fügte sie hinzu.

Als Bildungseinrichtung mit Schwerpunkt auf Bio- und Umweltwissenschaften hatte die NMBU einige spezifische Anforderungen an eine digitale Prüfungs- und Bewertungsplattform:

Implementierung einer digitalen Prüfungsplattform

„Wir haben mit einem Pilotprogramm begonnen, um die Möglichkeiten des digitalen Wandels auszuloten“, berichtete uns Bauge. „Wir haben festgestellt, dass die Implementierung des Systems insgesamt hervorragend verlief. Wir stießen während der Implementierungsphase auf keine nennenswerten Herausforderungen beim Kennenlernen und der Nutzung des Systems. Die größten Herausforderungen bestanden darin, Mitarbeiter als technische Aufsichtspersonen zu gewinnen und die Infrastruktur für ein digitales Examen sicherzustellen, wie beispielsweise den Zugang zu Strom und WLAN.“

Die NMBU stellte fest, dass die Betreuung während der Implementierung gut war, sowohl was allgemeine Informationen und Schulungen betraf als auch den Support für die Nutzer, wenn diese auf Fehler stießen oder Fragen zum System hatten.

An der NMBU lag der Schwerpunkt während der Implementierung zunächst darauf, sich mit WISEflow vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass alle Teile des neuen Prüfungsprozesses bewältigt werden konnten. Die Verwaltung der NMBU absolvierte Schulungen mit einem Trainer von UNIwise, um sich an die Nutzung von WISEflow zu gewöhnen. Anschließend wurden vor jeder Prüfungsphase interne Schulungen für die Studienkoordinatoren organisiert. Diese sind auf die verschiedenen Module aufgeteilt, sodass die Studienkoordinatoren in dem für sie relevanten Modul geschult werden.

Um eine positive Einstellung der Lehrkräfte gegenüber dem neuen System sicherzustellen, entschied sich die NMBU für eine bestimmte Strategie: „Wir begannen mit der Einführung des digitalen Examens zunächst bei den Kurskoordinatoren, die sich freiwillig dafür gemeldet hatten. Als dann immer mehr Kurskoordinatoren die Vorteile der Digitalisierung des Prüfungsprozesses erkannten, weiteten wir die Umsetzung entsprechend aus.“

Digitale Examen haben eine positive Veränderung bewirkt

Die Resonanz der Nutzer auf das neue System war laut Bauge begeistert: „Wir haben im Vorfeld eine gewisse Unsicherheit unter den Studierenden beobachtet, aber nachdem sie eine Prüfung im neuen System absolviert hatten, war das Feedback hervorragend. Wir haben eine Umfrage zu den Erfahrungen der Studierenden mit dem Übergang zum digitalen Examen durchgeführt (nach der Pilotphase und den Prüfungen im Frühjahr 2017), und die meisten Studierenden waren sehr zufrieden mit der Möglichkeit, Prüfungen digital abzulegen.“

„Auch Lehrende und Prüfer haben den Übergang sehr geschätzt“, fügte sie hinzu, „insbesondere schätzen sie, dass maschinengeschriebene Arbeiten viel leichter zu lesen sind als handschriftliche.“

Insgesamt sei die Umstellung positiv verlaufen, sagte Bauge, doch es gebe noch einige Hindernisse. Da die vollständige Umstellung auf digitale Examina noch nicht abgeschlossen sei, seien erhebliche Ressourcen seitens der Fakultäten, der IT-Abteilung und der Hausverwaltung erforderlich, um sowohl die digitalen Examina als auch die verbleibenden traditionellen Prüfungen aufrechtzuerhalten.

Es gibt immer noch Herausforderungen

Die NMBU hat ein digitales Examen als Teil ihrer Routine eingeführt und einige der Vorteile einer digitalen Prüfungsplattform und des digitalen Prüfens kennengelernt, doch es werden nach wie vor viele Ressourcen aufgewendet, da sowohl ein manueller als auch ein digitaler Prüfungsprozess durchgeführt werden, anstatt eines einzigen digitalen Verfahrens. Die mit Abstand größte Herausforderung betrifft die Prüfungsaufsicht. Da zwei getrennte Prüfungsverfahren bestehen, benötigt die NMBU zwei Teams von Prüfungsaufsichtspersonen: eines für traditionelle Prüfungen und die Betreuung der Studierenden sowie für Toilettengänge und ein Team von technischen Aufsichtspersonen für das digitale Examen. Die gleiche Herausforderung stellt sich für die Prüfungsadministration, da diese zwei getrennte Prüfungsverfahren in ihrem Studierendenverwaltungssystem planen muss.

Das bedeutet, dass der Ressourcenaufwand noch nicht reduziert wurde und dies wahrscheinlich auch erst dann der Fall sein wird, wenn die NMBU in der Lage ist, auf einen vollständig digitalisierten Prüfungsablauf umzustellen. Und eines der Hindernisse in diesem Prozess ist die Notwendigkeit, Software von Drittanbietern zu verwenden:

„Wir beobachten sowohl bei den Studierenden als auch bei den Studienkoordinatoren großes Interesse an der Digitalisierung unserer Prüfungen“, sagte Bauge, „bislang war dies jedoch in bestimmten Fächern schwierig, da wir in der Prüfungssituation auf Software von Drittanbietern angewiesen sind. Dies schränkt unsere Digitalisierungsbemühungen in Fächern wie Mathematik, Informatik, Statistik, Physik und Chemie ein.“

Kontinuierliche Entwicklung, um diese Probleme zu lösen

Dieses spezielle Problem ist vielen Hochschulen bei der Nutzung von WISEflow begegnet, daher haben wir natürlich versucht, es auf irgendeine Weise zu lösen. Eine Lösung wurde mit dem WISEflow-Update 2.13.0 eingeführt, das am 2. März 2018 veröffentlicht wurde. Dort haben wir die Funktion „Whitelisting“ hinzugefügt, die es ermöglicht, Links in einem Prüfungsablauf auf eine Whitelist zu setzen, sodass Studierende innerhalb des FLOWlock-Browsers auf externe Ressourcen und Anwendungen zugreifen können.

Laut Bauge ist diese Art der Weiterentwicklung innerhalb der WISEflow-Plattform ein klarer Schritt in die richtige Richtung, um digitale Examina in Fächern zu ermöglichen, die stark auf spezifische Software angewiesen sind: „Diese Möglichkeit wird es uns ermöglichen, Examina in weiteren Fächern durchzuführen, in denen spezielle, an die Besonderheiten des Fachs angepasste Anwendungen erforderlich sind, um Formeln, Berechnungen, Illustrationen und vieles mehr zu erstellen.“

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Wie wird WISEflow das digitale Prüfungserlebnis für Studenten verbessern? Die Studenten profitieren von einer intuitiveren und konsistenteren Prüfungsoberfläche, einem besseren Zugang zu Materialien und Feedback sowie einer stabilen technischen Einrichtung für Fern- und Vor-Ort-Prüfungen. Dies trägt dazu bei, den Stress zu reduzieren und die Klarheit während des gesamten Prüfungsprozesses zu verbessern.

Welche Vorteile ergeben sich für die Lehrkräfte und das Verwaltungspersonal? WISEflow reduziert die manuelle Arbeit erheblich, indem es die Erstellung von Prüfungen, die Rollenzuweisung und den Datenfluss durch die Integration mit STADS automatisiert. Dadurch wird das Risiko von Verwaltungsfehlern gesenkt und die Mitarbeiter können sich auf die akademische Qualität konzentrieren, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.

Was macht WISEflow zu einer zuverlässigen Wahl für sichere digitale und Vor-Ort-Prüfungen? WISEflow unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Prüfungen, von der Erstellung bis zur Benotung, und bietet gleichzeitig robuste Sicherheit für überwachte Prüfungsumgebungen vor Ort. Integrationen und sichere Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass sowohl Studenten als auch Lehrkräfte der Plattform bei Prüfungen mit hohen Anforderungen vertrauen können.

Welchen Sinn hat ein Pilotprojekt vor der vollständigen Einführung?

Ein Pilotprojekt hilft dabei, den Bedarf zu ermitteln, Arbeitsabläufe zu testen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen der Einrichtung entspricht.

Welche Vorteile bietet die Konsolidierung digitaler Prüfungssysteme auf einer Plattform? eine einheitliche Lösung verbessert die Effizienz, schafft konsistente Prozesse und ermöglicht die Mobilität zwischen den Institutionen. Sie erleichtert Studenten und Mitarbeitern die Arbeit über Campusgrenzen hinweg und stellt sicher, dass neue Funktionen dem gesamten Sektor zugute kommen.

Wie hat WISEflow neue Prüfungsformate unterstützt?

Die Plattform ermöglicht die digitale Abwicklung schriftlicher, audiobasierter und mündlicher Prüfungen und bietet Funktionen für Aufzeichnungen, strukturiertes Feedback sowie sichere Einreichungsabläufe.