Une assistance en temps réel pendant les examens sécurisés
WISEFLOW CHAT MODULE · PRODUIT COMPLÉMENTAIRE
Les questions en cours d’examen ne peuvent pas attendre
Même lors d’un examen bien préparé, des questions urgentes surgissent : précisions sur le sujet, besoins d’accessibilité, problèmes techniques ou vérifications de surveillance. L’équipe de surveillance peut aussi avoir besoin de joindre toutes les personnes inscrites, ou une seule en particulier. Les examens à enjeux élevés sont source de stress, et savoir qu’une aide est disponible rassure. Une communication rapide et claire permet à l’examen de se dérouler sans accroc et fait gagner un temps d’épreuve précieux.
Lors des examens verrouillés, l’aide reste hors de portée
Les méthodes traditionnelles, comme lever la main ou envoyer des messages à sens unique, sont lentes, dérangeantes et difficiles à tracer. Lors des examens verrouillés, conçus pour empêcher la fraude, les canaux de communication habituels ne sont tout simplement pas disponibles, et l’équipe de surveillance a peu de moyens de joindre une seule personne sans déranger toute la salle.
- Des questions sans réponse : il n’existe aucun moyen sécurisé de demander une précision ou de signaler un problème technique.
- Une annonce n’est pas une conversation : les messages directs atteignent en même temps toutes les personnes inscrites à un Flow, ce qui convient aux rappels horaires et aux modifications de l’examen, mais pas à une question individuelle.
- Aucune piste d’audit : l’aide apportée en dehors de l’examen ne laisse aucune trace de ce qui a été dit.
Le Chat Module comble ce manque : un chat individuel entre les personnes qui composent et l’équipe de surveillance, accessible depuis l’examen, pour aider une personne sans déranger le reste de la salle.
Une question posée, une réponse donnée, sans quitter l’examen
Dès le début de l’examen, une fenêtre de chat s’affiche à l’écran : il est possible d’écrire à l’équipe de surveillance sans quitter l’examen, et l’équipe de surveillance peut prendre contact à tout moment, chaque conversation étant enregistrée.
Pour en savoir plus, consultez la page Live Chat Functionality dans le Service Centre.
L’aide arrive tout de suite, sans quitter l’examen ni attendre qu’une personne passe dans la rangée.
Les échanges ont lieu dans le cadre de l’examen, et non par des canaux extérieurs.
Un tableau de bord dédié offre une vue d’ensemble de tous les chats et permet de trouver et de contacter facilement chaque personne inscrite.
Un routage intelligent transmet les messages au bon membre de l’équipe de surveillance ou au bon service, selon des règles prédéfinies.
Un historique complet des échanges garantit la transparence et facilite l’audit, l’assurance qualité et la consultation ultérieure.
Les gestionnaires activent le chat Flow par Flow, dans FLOWlock et FLOWmulti.
L’assistance reste dans l’examen et laisse une trace
- Accessible depuis l’examen : il n’est jamais nécessaire de passer par un canal extérieur pour demander de l’aide.
- Seulement là où vous l’activez : les gestionnaires activent le chat Flow par Flow, dans les paramètres de participation.
- Entièrement enregistré : toutes les interactions sont consignées à des fins d’audit.
- Vos propres équipes répondent : l’équipe de surveillance, ou tout autre personnel d’assistance que vous désignez, gère les chats.
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Questions fréquentes des établissements d’enseignement supérieur
Le chat est accessible depuis l’examen, il n’est donc pas nécessaire d’utiliser un outil de communication externe, et toutes les interactions sont consignées à des fins d’audit. Les gestionnaires activent le chat Flow par Flow, pour qu’il ne soit disponible que là où vous le décidez. La transparence est assurée sans compromettre la sécurité.
Il permet une messagerie individuelle en temps réel entre les personnes qui composent et l’équipe de surveillance. Il peut servir pour des demandes de précision, des problèmes techniques ou des consignes de l’équipe de surveillance pendant l’examen.
Un tableau de bord dédié offre une vue d’ensemble complète de tous les chats en cours et des personnes inscrites. Un routage intelligent garantit que les messages parviennent automatiquement au bon membre de l’équipe de surveillance ou à la bonne équipe, ce qui facilite des réponses rapides pendant les sessions d’examen chargées.
Les messages directs sont envoyés par les gestionnaires ou l’équipe de surveillance à toutes les personnes inscrites à un Flow, par exemple pour des rappels horaires, des changements de calendrier ou des modifications de l’examen. Le chat est une conversation individuelle avec une seule personne.
FLOWlock et FLOWmulti, que le navigateur verrouillé soit activé ou non.
Les personnes chargées de répondre sont configurées dans l’outil de chat et peuvent se rendre disponibles dès leur connexion. Il s’agit le plus souvent de l’équipe de surveillance, mais tout membre du personnel d’assistance peut être ajouté.
Le chat est activé sur votre licence WISEflow, puis les gestionnaires l’activent pour chaque Flow dans les paramètres de participation, ce qui permet de contrôler précisément où le chat bidirectionnel est disponible. Dès le début de l’examen, une fenêtre de chat s’affiche dans le coin inférieur droit de l’écran.
Le Chat Module est proposé en complément de votre licence WISEflow existante. Consultez nos tarifs actuels pour plus de détails.
D’autres questions ? Consultez le Service Centre pour des guides détaillés et de l’assistance.