Digitale Aufnahmeprüfung an der Dänischen Schule für Medien und Journalismus
Hintergrund
Anlass für dieses jährliche Medienereignis ist der einmal im Jahr stattfindende Aufnahmetest für die Journalistenausbildung an der Danish School of Media and Journalism (DMJX). Dieser Aufnahmetest hat in der dänischen Bildungsgeschichte Kultstatus, da er jedes Jahr sowohl anspruchsvoll als auch abwechslungsreich ist und der Studienplatz an der Hochschule bei vielen angehenden Journalisten sehr begehrt ist. Jedes Jahr beginnen zwischen 1.300 und 1.500 Personen das Bewerbungsverfahren, doch nur etwa 225 schaffen es in die engere Auswahl.
Die DMJX nutzt WISEflow zur Verwaltung des Großteils ihrer Prüfungsverfahren, einschließlich der Aufnahmeprüfung. WISEflow ist für eine Vielzahl von Prüfungsformen konzipiert, doch unterscheiden sich Aufnahmeprüfungen strukturell von traditionellen Prüfungen. Während eine Prüfung in der Regel eine Leistungsprüfung in einem einzelnen Fach ist, gefolgt von einer Bewertung der Leistung des Studierenden, handelt es sich bei einer Aufnahmeprüfung um einen langwierigen Auswahlprozess, um die geeigneten Bewerber zu finden.
Der Aufnahmetest an der DMJX ist sehr vielfältig und führt die Bewerber durch vier bis fünf verschiedene Fächer, bevor die endgültigen Bewerber ermittelt werden. Am Tag des Aufnahmetests absolvieren mehr als 800 Bewerber den Test in WISEflow.
Wir haben uns mit Solveig Schmidt, Qualitätsmanagerin, Karin Løntoft Degn-Andersen, Leiterin der Studienverwaltung, und Anne-Cathrine Aune List, wissenschaftliche Mitarbeiterin in der Studienverwaltung, unterhalten, um mehr über ihre Erfahrungen mit dem neuen digitalen Verfahren zu erfahren.
Vor dem digitalen Test
Der Aufnahmetest an der DMJX wurde eingeführt, als der Weg zum Journalisten in den 1970er Jahren von der Lehre zur formalen Ausbildung[1] wechselte, und bis 2015 wurde der Aufnahmetest manuell durchgeführt. Dies erforderte einen hohen Arbeitsaufwand und den Druck, Versand sowie den Transport von Tausenden und Abertausenden von Papierdokumenten vor Ort. Doch ab 2015 digitalisierte die DMJX einen Großteil ihres Prozesses mit WISEflow.
Vor der Digitalisierung der digitalen Aufnahmeprüfung hatten die drei DMJX-Mitarbeiter spezifische Rollen im Prozess, und diese Rollen haben sich nach der Digitalisierung eigentlich nicht wesentlich geändert, erzählt Solveig: „Wir übernehmen nach wie vor unsere spezifischen Aufgaben im Ablauf mit derselben Aufgabenteilung und denselben Kommunikationskontaktpunkten. Was sich geändert hat, ist der Zeitplan für den Prozess. Was mich betrifft, hat sich mein Zeitplan drastisch verändert, da ich nun nicht mehr den Druck und die Überarbeitung von 1200 Prüfungssätzen berücksichtigen muss.“
Die Prüfungsunterlagen werden nach wie vor Korrektur gelesen („natürlich“, fügt Solveig hinzu), doch die Fristen sind weniger kritisch, da sie nicht mehr an einen externen Standort zum Drucken geschickt werden müssen. Und der Papierverbrauch insgesamt wurde laut Anne-Cathrine kolossal: „Normalerweise besteht der Aufnahmetest am Prüfungstag aus 4–5 Teilen, was bedeutete, dass wir für jeden Teil einen gedruckten Test für bis zu 1200 Bewerber benötigten – und dabei ist das Papier, das die Bewerber während der Prüfung selbst verbrauchten, noch nicht einmal berücksichtigt.“
Auch diese zusätzlichen Unterlagen mussten eingesammelt werden, was den ohnehin schon enormen Papieraufwand noch vergrößerte; all dies musste geschehen, ohne den festgelegten Zeitplan für die Prüfung zu beeinträchtigen. Und trotz aller Sorgfalt gingen immer einige Unterlagen verloren, erzählt Solveig. Oft schrieben Bewerber versehentlich falsche Nummern auf ihre Unterlagen, sodass die Mitarbeiter der DMJX die schwierige Aufgabe hatten, die Unterlagen zu identifizieren und den richtigen Bewerbern zuzuordnen, um den Fehler zu korrigieren.
Neben Solveig, Karin und Anne-Cathrine selbst waren an zwei verschiedenen Standorten 8 bis 10 Personen im Einsatz, deren einzige Aufgabe darin bestand, alle im Laufe des Tages angefallenen Unterlagen zu ordnen. Und nach Abschluss jeder Prüfung mussten alle Nummern gezählt werden, um sicherzustellen, dass alle Bewerber ihre Prüfungsunterlagen abgegeben hatten. Nach Aussage aller drei war der manuelle Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit der Aufnahmeprüfung schlichtweg enorm.
Heute sieht die Situation laut Karin anders aus:
„Heute drucken wir nur noch die Handbücher für WISEflow aus. Das ist die Veränderung, die wir heute, nach der Umstellung auf ein digitales Examen, wirklich bemerken. Am Prüfungstag selbst haben wir kaum noch manuelle Arbeit zu erledigen, was uns einen umfassenderen Überblick über den gesamten Prozess ermöglicht und eine bessere Verteilung unserer Ressourcen erlaubt.“
Technische Eliminierung gehört der Vergangenheit an
Zwar ist die Reduzierung des Papierverbrauchs und der Papierhandhabung erheblich, doch ist dies nicht die einzige positive Veränderung, die die DMJX erfahren hat.
Während des Aufnahmetests kam es nicht selten vor, dass mehrere Bewerber aufgrund technischer Schwierigkeiten entmutigt nach Hause gingen. Solveig erklärt: „Jedes Jahr schickten wir zwischen 1 und 5 Bewerber nach Hause, weil die mitgebrachten Drucker defekt waren, sie die Kabel vergessen hatten oder sich einen Drucker ausgeliehen hatten und einfach nicht wussten, wie man ihn in Betrieb nimmt.“
Heute schicken sie niemanden mehr wegen technischer Probleme nach Hause. Das mag seltsam erscheinen, da der technische Aufwand gestiegen ist, doch die digitalen Hilfsmittel innerhalb der WISEflow-Plattform tragen tatsächlich dazu bei, technische Störungen zu vermeiden. Heute können sie den Fortschritt jedes Bewerbers überwachen, und wenn nichts passiert, können sie die betreffende Person leicht ausfindig machen und ihr helfen:
„Oft handelt es sich lediglich um eine Schaltfläche, auf die der Bewerber vergessen hat zu klicken, aber jetzt haben wir die Zeit, ihm bei einem so einfachen Problem zu helfen, und das bedeutet ihm die Welt.“
Im Rahmen der Prüfung sind Mitarbeiter des UNIwise-Kundensupports an beiden Standorten vor Ort, um bei eventuell auftretenden technischen Schwierigkeiten zu helfen. Laut Solveig ist es eine enorme Erleichterung, jeden Bewerber, der um Hilfe bittet, an die Fachleute von UNIwise weiterverweisen zu können.
Implementierung einer Plattform für digitales Prüfen
Unsere Erfahrung zeigt, dass bei der Einführung einer völlig neuen Methode zur Durchführung von Tests und zur Bewertung von Prüfungen eine Nutzergruppe in der Regel als Letzte von der Umstellung überzeugt werden muss: die Prüfer. Es kann eine Herausforderung sein, sie mit der Nutzung des Bewertungsinstruments für das Anbringen von Anmerkungen, Kommentaren und Markierungen in den Prüfungsarbeiten der Studierenden vertraut zu machen.
Aus diesem Grund haben wir für alle unsere Tools eine Dokumentation entwickelt, die schnell zugänglich und leicht verständlich ist. Bei der DMJX war man mit dieser Dokumentation sehr zufrieden, da diese Struktur für Prüfer deutlich effektiver ist, wie Solveig betont. Anstelle langer und langwieriger Handbücher stehen für die meisten Tools und Funktionen im Online-Helpdesk kurze Anleitungen und Videos zur Verfügung, sodass die Prüfer ihre individuellen Schwierigkeiten schnell und einfach lösen können.
DMJX hat zudem Maßnahmen ergriffen, um den Prozess selbst zu vereinfachen. Sie haben Broschüren für alle Nutzer – sowohl Bewerber als auch Prüfer – erstellt, in denen das WISEflow-System und die für die jeweiligen Nutzergruppen relevanten Funktionen vorgestellt werden. Dadurch können die Bewerber zudem viel schneller und effizienter mit dem notwendigen Know-how ausgestattet werden, da Zeit während des Aufnahmetests eine entscheidende Rolle spielt.
Aus diesem Grund gibt es für die Bewerber auch einen Vorabtest. Vor dem eigentlichen Aufnahmetest müssen sie eine kleine Hausaufgabe über WISEflow einreichen. Dies ermöglicht es der DMJX, Informationen über die Bewerber zu sammeln, hilft den Bewerbern aber auch dabei, sich auf die Nutzung der Plattform vorzubereiten und sicherzustellen, dass diese auf ihrem Gerät funktioniert.
Zeitsparende Funktionalitäten mit WISEflow
Ein Aspekt, der der DMJX erhebliche Ressourcen einspart, ist die Möglichkeit der automatischen Bewertung. Für das Multiple-Choice-Modul haben sie eine solide Vorlage für die „Logik- und Analyse“-Phase des Aufnahmetests entwickelt, die innerhalb von WISEflow automatisch bewertet werden kann.
Das Erstellen und Wiederverwenden von Vorlagen ist eine der Funktionen in WISEflow, die der DMJX einen echten Mehrwert bietet. Zwar nimmt die Entwicklung der Vorlage viel Zeit in Anspruch, doch diese Zeit wird schnell wieder eingespart, da die Vorlagen mit geringfügigen Änderungen über mehrere Jahre hinweg wiederverwendet werden können; im Gegensatz zu früheren Jahren haben die Bewerber nun nicht mehr die Möglichkeit, die Vorlage aus der Prüfungsstätte mitzunehmen und das Format sowie den Inhalt den Bewerbern des nächsten Jahres zu zeigen.
Laut Solveig sparen diese Funktionen ihnen viele Stunden sowohl bei der jährlichen Erstellung als auch bei der Benotung der Tests und stärken den pädagogischen Wert des Aufnahmetests.
Vor der Einführung von WISEflow war der Bewertungsprozess eine sowohl komplexe als auch ressourcenintensive Aufgabe. Der sprachliche Teil des Aufnahmetests erforderte drei Vollzeit-Prüfer für eine Woche, und während der Wissensteil an einem einzigen Tag abgewickelt wurde, waren 10 Helfer erforderlich, um die Bewertung innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens durchzuführen. Diese Prozesse sind heute vollständig automatisiert. Und obwohl wir die Vorgaben des DMJX-Aufnahmetests noch nicht vollständig erfüllen, setzen wir unseren Entwicklungsprozess fort, um den Anforderungen gerecht zu werden: „Es kommen immer mehr Funktionen hinzu, die uns die Arbeit erleichtern“, wie Karin berichtet. Die Erfahrungen der DMJX mit WISEflow fasst Solveig in einem abschließenden Kommentar zusammen: „Letztendlich sparen wir Ressourcen und erhalten einen qualitativ verbesserten Aufnahmetest.“
[1] Während der Übergang von der Lehre zur formalen Ausbildung den theoretischen Teil des journalistischen Handwerks in den Vordergrund rückte, spielt die praktische Dimension nach wie vor eine große Rolle; die Studierenden absolvieren während ihrer Ausbildung ein 18-monatiges Praktikum bei einem Medienunternehmen.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Ein Pilotprojekt hilft dabei, den Bedarf zu ermitteln, Arbeitsabläufe zu testen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen der Einrichtung entspricht.
Durch Schulungen, Probeprüfungen, klare Kommunikation und Unterstützungsstrukturen wurde sichergestellt, dass sich alle Beteiligten mit dem neuen System wohlfühlten.
Die Plattform ermöglicht die digitale Abwicklung schriftlicher, audiobasierter und mündlicher Prüfungen und bietet Funktionen für Aufzeichnungen, strukturiertes Feedback sowie sichere Einreichungsabläufe.
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