Teste de admissão digital na Escola Dinamarquesa de Comunicação Social e Jornalismo
Contexto
O motivo deste evento mediático anual é o exame de admissão, realizado uma vez por ano, para a formação em jornalismo na Escola Dinamarquesa de Comunicação Social e Jornalismo (DMJX). Este exame de admissão tem um estatuto icónico na história da educação dinamarquesa, uma vez que é simultaneamente exigente e variado de ano para ano, e a entrada na escola é muito procurada por muitos aspirantes a jornalistas. Todos os anos, entre 1300 e 1500 pessoas iniciam o processo de candidatura, mas apenas cerca de 225 são selecionadas.
A DMJX utiliza o WISEflow para gerir a maioria dos seus processos de exame, incluindo o exame de admissão. O WISEflow foi concebido para uma vasta gama de formatos de exame, mas os exames de admissão são estruturalmente diferentes dos exames tradicionais. Enquanto um exame é normalmente um teste de proficiência numa única disciplina, seguido de uma avaliação do desempenho do aluno, um exame de admissão é um longo processo de seleção para encontrar os candidatos adequados.
O teste de admissão na DMJX é altamente variado e submete os candidatos a 4, 5 disciplinas diferentes antes de se chegar aos candidatos finais. No dia do teste de admissão, mais de 800 candidatos realizam o teste no WISEflow.
Conversámos com Solveig Schmidt, Gestora de Qualidade, Karin Løntoft Degn-Andersen, Chefe da Administração Académica, e Anne-Cathrine Aune List, colaboradora académica na Administração Académica, para saber mais sobre as suas experiências com o novo processo digital.
Antes dos testes digitais
O teste de admissão na DMJX entrou em vigor quando o percurso para se tornar jornalista passou da aprendizagem para a educação formal na década de 1970 e, até 2015, o teste de admissão era realizado manualmente. Isso exigia um grande número de horas de trabalho e a impressão, envio e transporte local de milhares e milhares de folhas de papel. Mas, a partir de 2015, a DMJX digitalizou grande parte do seu processo com o WISEflow.
Antes da digitalização do teste de admissão, os três funcionários da DMJX tinham funções específicas no processo, e essas funções, na verdade, não mudaram muito após a digitalização, conta Solveig: "Continuamos a desempenhar as nossas funções específicas no procedimento, com a mesma divisão de responsabilidades e os mesmos pontos de contacto comunicativos. O que mudou foi o calendário do processo. No que me diz respeito, o meu calendário mudou drasticamente, uma vez que já não tenho de ter em conta a impressão e a revisão de 1200 conjuntos de testes."
Continuam a rever os conjuntos de testes (acrescenta Solveig), mas o prazo é menos sensível, uma vez que não há necessidade de os enviar para impressão num local externo. E o consumo global de papel estava a tornar-se colossal, segundo Anne-Cathrine: "Normalmente, temos 4-5 partes no teste de admissão no dia do exame, o que significa que tínhamos de ter um teste impresso para cada parte para até 1200 candidatos – e isto sem sequer ter em conta o papel que os próprios candidatos consumiam durante o teste."
Esses papéis adicionais também tinham de ser recolhidos, aumentando a já vasta quantidade de papel a tratar; tudo isto tinha de ser feito sem afetar o horário previsto para o exame. E, por mais cuidado que se tivesse, alguns papéis acabavam sempre por se perder, conta Solveig. Muitas vezes, os candidatos escreviam acidentalmente os números errados nos seus papéis, pelo que a equipa da DMJX tinha a difícil tarefa de identificar e associar os papéis aos candidatos certos para corrigir o erro.
Para além da própria Solveig, da Karin e da Anne-Cathrine, havia 8 a 10 pessoas em dois locais distintos, cuja única tarefa consistia em organizar todos os exames acumulados durante o dia. E após a conclusão de cada prova, todos os números tinham de ser contados para garantir que todos os candidatos tinham entregue o seu exame. Segundo as três, o trabalho manual associado ao exame de admissão era simplesmente enorme.
Hoje, as coisas parecem diferentes, segundo Karin:
"Hoje em dia, tudo o que imprimimos são os manuais do WISEflow. Esta é a mudança que realmente notamos hoje, após a transição para um sistema de exames digitais. Não realizamos praticamente nenhum trabalho manual no próprio dia do exame, o que nos permite ter uma visão geral mais completa de todo o processo e distribuir melhor os nossos recursos."
A eliminação técnica é uma coisa do passado
Embora a redução na utilização e no manuseamento de papel seja significativa, não é a única mudança positiva que a DMJX tem registado.
Durante o teste de admissão, não era invulgar que vários candidatos abandonassem desanimados devido a dificuldades técnicas. Como explica Solveig: "Todos os anos, mandávamos para casa entre 1 e 5 candidatos porque as impressoras que trouxeram estavam avariadas, se esqueceram dos cabos ou pediram uma emprestada e simplesmente não sabiam como a fazer funcionar."
Hoje, não mandam ninguém para casa devido a problemas técnicos. Isto pode parecer estranho, uma vez que a complexidade técnica aumentou, mas os recursos digitais da plataforma WISEflow ajudam, na verdade, a evitar avarias técnicas. Hoje, podem monitorizar o progresso de cada candidato e, se nada acontecer, podem facilmente localizar a pessoa em questão e ajudá-la:
"Muitas vezes, trata-se simplesmente de um botão que o candidato se esqueceu de clicar, mas agora temos tempo para o ajudar com uma questão tão simples, e isso significa muito para ele."
Como parte do teste, o pessoal do Apoio ao Cliente da UNIwise está presente em ambos os locais para ajudar com quaisquer dificuldades técnicas que possam surgir. Segundo Solveig, é extremamente libertador poder encaminhar qualquer candidato que procure ajuda para os profissionais da UNIwise.
Implementação de uma plataforma de avaliação digital
A nossa experiência mostra que, ao implementar uma forma totalmente nova de realizar testes e avaliar exames, um grupo de utilizadores é geralmente o último a aderir à mudança: os avaliadores. Pode ser um desafio familiarizá-los com a utilização da ferramenta de avaliação para anotar, comentar e destacar os exames dos alunos.
Por este motivo, desenvolvemos documentação para todas as nossas ferramentas que é de acesso rápido e fácil compreensão. Na DMJX, ficaram muito satisfeitos com esta documentação, uma vez que esta estrutura tem muito mais probabilidades de ser eficaz junto dos avaliadores, salienta Solveig. Em vez de manuais longos e tediosos, estão disponíveis textos de instruções sucintos e vídeos para a maioria das ferramentas e funcionalidades no serviço de assistência online, permitindo aos avaliadores resolver as suas dificuldades específicas de forma rápida e fácil.
A DMJX também tomou medidas para facilitar o processo. Elaborou panfletos para todos os seus utilizadores – tanto candidatos como avaliadores – que apresentam o sistema WISEflow e as funcionalidades relevantes para cada grupo de utilizadores. Isto também permite dotar os candidatos do know-how necessário de forma muito mais rápida e eficiente, uma vez que o tempo é essencial durante o teste de admissão.
Por este motivo, realizam também um teste preliminar para os candidatos. Antes do exame de admissão propriamente dito, estes têm de entregar um pequeno trabalho de casa através do WISEflow. Isto permite à DMJX obter algumas informações sobre os candidatos, mas também ajuda a prepará-los para a utilização da plataforma e a garantir que esta funciona nos seus dispositivos.
Funcionalidades que poupam tempo com o WISEflow
Um aspeto que poupa verdadeiramente recursos à DMJX é a possibilidade de classificação automática. No módulo de escolha múltipla, desenvolveram um modelo sólido para a fase de "lógica e análise" do teste de admissão, que pode ser classificado automaticamente no WISEflow.
A criação e reutilização de modelos é uma das funcionalidades do WISEflow que realmente agrega valor à DMJX. Embora o desenvolvimento do modelo exija muito tempo, esse tempo é rapidamente recuperado, uma vez que os modelos podem ser reutilizados com pequenas alterações durante vários anos; ao contrário dos anos anteriores, os candidatos já não têm a possibilidade de os levar para fora das instalações de exame e mostrar o formato e o conteúdo aos candidatos do ano seguinte.
Segundo Solveig, estas funcionalidades poupam-lhes muitas horas tanto no processo anual de criação como de classificação dos testes, e reforçam o valor educativo do teste de admissão.
Antes do WISEflow, o processo de classificação era uma tarefa complexa e que exigia muitos recursos. A parte de língua do teste de admissão exigia três avaliadores a tempo inteiro durante uma semana e, embora a parte de conhecimentos fosse tratada num único dia, eram necessários 10 auxiliares para classificar dentro do prazo previsto. Hoje, todos estes processos estão automatizados. E embora ainda não estejamos em total conformidade com os parâmetros do teste de admissão da DMJX, continuamos o nosso processo de desenvolvimento para acomodar as suas necessidades: "São adicionadas cada vez mais funcionalidades que nos facilitam o trabalho", como afirma Karin. A experiência da DMJX com o WISEflow resume-se numa nota final de Solveig: "No final, poupamos recursos e obtemos um teste de admissão qualitativamente melhorado."
Embora a transição da aprendizagem para a educação formal tenha enfatizado a componente teórica da arte jornalística, a dimensão prática continua a desempenhar um papel importante; os estudantes realizam um estágio de 18 meses num órgão de comunicação social durante a sua formação.
PERGUNTAS FREQUENTES
Um projeto-piloto ajuda a identificar necessidades, testar fluxos de trabalho e confirmar que a solução escolhida se adequa aos requisitos institucionais.
Através de sessões de formação, exames simulados, comunicação clara e estruturas de apoio, garantindo que todas as partes interessadas se sentissem à vontade com o novo sistema.
A plataforma permite o tratamento digital de avaliações escritas, áudio e orais, possibilitando gravações, feedback estruturado e fluxos de trabalho de envio seguros.
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