Tests d'admission numériques à l'école danoise des médias et du journalisme
Contexte
Cet événement médiatique annuel est motivé par le test d'admission organisé une fois par an pour la formation en journalisme à l'École danoise des médias et du journalisme (DMJX). Ce test d'admission occupe une place emblématique dans l'histoire de l'éducation danoise, car il est à la fois exigeant et varié d'une année à l'autre, et l'entrée à l'école est très convoitée par de nombreux aspirants journalistes. Chaque année, entre 1 300 et 1 500 personnes entament la procédure de candidature, mais seules environ 225 d’entre elles sont retenues.
La DMJX utilise WISEflow pour gérer la majeure partie de ses processus d’examen, y compris le test d’admission. WISEflow est conçu pour prendre en charge un large éventail de formats d’examen, mais les tests d’admission présentent une structure différente de celle des examens traditionnels. Alors qu’un examen consiste généralement en une évaluation des compétences dans une seule matière suivie d’une notation des performances de l’étudiant, un test d’admission est un long processus de sélection visant à identifier les candidats appropriés.
Le test d’admission à la DMJX est très varié et soumet les candidats à 4 ou 5 matières différentes avant que les candidats finaux ne soient sélectionnés. Le jour du test d’admission, plus de 800 candidats passent le test dans WISEflow.
Nous avons discuté avec Solveig Schmidt, responsable qualité, Karin Løntoft Degn-Andersen, responsable de l’administration des étudiants, et Anne-Cathrine Aune List, chargée de mission au service de l’administration des études, afin d’en savoir plus sur leur expérience avec ce nouveau processus numérique.
Avant le test numérique
Le test d’admission à la DMJX a été mis en place lorsque le parcours pour devenir journaliste est passé de l’apprentissage à l’enseignement formel[1] dans les années 70, et jusqu’en 2015, ce test était réalisé manuellement. Cela nécessitait un nombre considérable d’heures de travail et l’impression, l’expédition et le transport local de milliers et de milliers de documents papier. Mais à partir de 2015, la DMJX a numérisé une grande partie de son processus grâce à WISEflow.
Avant la numérisation du test d’admission, les trois employés de la DMJX avaient des rôles spécifiques dans le processus, et ces rôles n’ont en réalité pas beaucoup changé depuis le passage au numérique, explique Solveig : « Nous continuons à jouer nos rôles spécifiques dans la procédure, avec la même répartition des responsabilités et les mêmes points de contact en matière de communication. Ce qui a changé, c’est le calendrier du processus. Pour ma part, mon emploi du temps a radicalement changé, car je n’ai plus à tenir compte de l’impression et de la révision de 1 200 jeux de tests ».
Ils relisent toujours les séries d’épreuves (« bien sûr », ajoute Solveig), mais le délai est moins contraignant, puisqu’il n’est plus nécessaire de les envoyer à l’impression dans un site externe. Et la consommation globale de papier devenait colossale, selon Anne-Cathrine : « En général, le test d’admission comporte 4 à 5 parties le jour de l’examen, ce qui signifiait que nous devions disposer d’un test imprimé pour chaque partie pour un maximum de 1 200 candidats – sans même tenir compte du papier que les candidats utilisaient eux-mêmes pendant l’examen. »
Ces feuilles supplémentaires devaient également être rassemblées, alourdissant encore la charge de travail déjà considérable liée à la gestion du papier ; tout cela devait être effectué sans perturber le calendrier prévu pour le test. Et malgré toute la vigilance dont on faisait preuve, certaines feuilles se perdaient toujours, raconte Solveig. Souvent, les candidats inscrivaient par inadvertance de mauvais numéros sur leurs copies, ce qui imposait au personnel de la DMJX la tâche difficile d’identifier et de faire correspondre les copies aux bons candidats afin de corriger l’erreur.
Outre Solveig, Karin et Anne-Cathrine elles-mêmes, il y avait 8 à 10 personnes réparties sur deux sites distincts, dont la seule tâche consistait à organiser toutes les copies accumulées au cours de la journée. Et une fois chaque épreuve terminée, tous les numéros devaient être comptés pour s’assurer que tous les candidats avaient bien rendu leur copie. Selon les trois femmes, le travail manuel lié au test d’admission était tout simplement énorme.
Aujourd’hui, les choses sont différentes, selon Karin :
« Aujourd’hui, nous n’imprimons plus que les manuels d’utilisation de WISEflow. C’est le changement que nous constatons réellement aujourd’hui, après être passés à un système d’examen numérique. Nous n’avons pratiquement plus de tâches manuelles à effectuer le jour même de l’examen, ce qui nous permet d’avoir une vue d’ensemble plus complète de l’ensemble du processus et de mieux répartir nos ressources. »
L'élimination technique fait partie du passé
Si la réduction de l’utilisation et de la manipulation du papier est significative, ce n’est pas le seul changement positif que la DMJX a connu.
Lors du test d'admission, il n'était pas rare que plusieurs candidats repartent découragés en raison de difficultés techniques. Comme l'explique Solveig : « Chaque année, nous renvoyions chez eux entre 1 et 5 candidats parce que les imprimantes qu'ils avaient apportées étaient en panne, qu'ils avaient oublié les câbles ou qu'ils en avaient emprunté une et ne savaient tout simplement pas comment la faire fonctionner. »
Aujourd’hui, personne n’est renvoyé chez lui pour des raisons techniques. Cela peut paraître étrange, car l’infrastructure technique s’est développée, mais les outils numériques de la plateforme WISEflow contribuent en réalité à éviter les dysfonctionnements techniques. Aujourd’hui, ils peuvent suivre la progression de chaque candidat, et si rien ne se passe, ils peuvent facilement localiser la personne en question et lui venir en aide :
« Souvent, il s’agit simplement d’un bouton que le candidat a oublié de cliquer, mais nous avons désormais le temps de l’aider à résoudre ce problème mineur, et cela compte énormément pour lui. »
Dans le cadre de ce test, des membres du service d’assistance à la clientèle d’UNIwise sont présents sur les deux sites afin d’apporter leur aide en cas de difficultés techniques. Selon Solveig, il est extrêmement rassurant de pouvoir orienter tout candidat venant demander de l’aide vers les professionnels d’UNIwise.
Mise en œuvre d'une plateforme d'évaluation numérique
D'après notre expérience, lorsqu'on met en place une toute nouvelle méthode pour organiser les tests et évaluer les examens, un groupe d'utilisateurs est généralement le dernier à adhérer au changement : les évaluateurs. Il peut s'avérer difficile de les familiariser avec l'utilisation de l'outil d'évaluation pour annoter, commenter et surligner les examens des étudiants.
C'est pourquoi nous avons élaboré une documentation pour tous nos outils, accessible rapidement et facile à comprendre. À la DMJX, cette documentation a été très bien accueillie, car cette structure est bien plus susceptible d'être efficace auprès des évaluateurs, souligne Solveig. Au lieu de manuels longs et fastidieux, de courts textes d'instructions et des vidéos sont disponibles pour la plupart des outils et fonctionnalités dans le service d'assistance en ligne, ce qui permet aux évaluateurs de résoudre rapidement et facilement leurs difficultés spécifiques.
La DMJX a également pris des mesures pour simplifier le processus. Elle a réalisé des brochures à l’intention de tous ses utilisateurs – candidats et évaluateurs – qui présentent le système WISEflow et les fonctionnalités pertinentes pour chaque groupe d’utilisateurs. Cela permet également de transmettre beaucoup plus rapidement et efficacement aux candidats les connaissances nécessaires, car le temps est un facteur essentiel lors du test d’admission.
C'est pourquoi l'établissement organise également un test préalable pour les candidats. Avant le test d'admission proprement dit, ceux-ci doivent rendre un petit devoir à domicile via WISEflow. Cela permet à DMJX d'obtenir des informations sur les candidats, mais aide également ces derniers à se familiariser avec la plateforme et à s'assurer qu'elle fonctionne sur leur appareil.
Fonctionnalités permettant de gagner du temps avec WISEflow
L'une des fonctionnalités qui permet véritablement à la DMJX de réaliser des économies de ressources est la possibilité de notation automatique. Dans le module à choix multiples, l'école a développé un modèle solide pour la phase « logique et analyse » du test d'admission, qui peut être notée automatiquement au sein de WISEflow.
La création et la réutilisation de modèles constituent l’une des fonctionnalités de WISEflow qui apporte une réelle valeur ajoutée à la DMJX. Bien que l’élaboration d’un modèle demande beaucoup de temps, ce temps est rapidement récupéré, car les modèles peuvent être réutilisés avec des modifications mineures pendant plusieurs années ; contrairement aux années précédentes, les candidats n’ont désormais plus la possibilité de les emporter hors du centre d’examen et d’en montrer le format et le contenu aux candidats de l’année suivante.
Selon Solveig, ces fonctionnalités leur font gagner de nombreuses heures tant dans la création annuelle que dans le processus de notation des tests, et cela renforce la valeur pédagogique du test d’admission.
Avant WISEflow, le processus de notation était une tâche à la fois complexe et gourmande en ressources. La partie linguistique du test d’admission nécessitait trois évaluateurs à temps plein pendant une semaine, et bien que la partie théorique ait pu être traitée en une seule journée, il fallait 10 assistants pour noter les copies dans les délais impartis. Ces processus sont aujourd’hui entièrement automatisés. Et bien que nous ne soyons pas encore tout à fait conformes aux paramètres du test d’admission de la DMJX, nous poursuivons notre processus de développement pour répondre à leurs besoins : « De plus en plus de fonctionnalités sont ajoutées, ce qui nous facilite la tâche », explique Karin. L’expérience de la DMJX avec WISEflow se résume dans une note finale de Solveig : « Au final, nous économisons des ressources et nous obtenons un test d’admission de meilleure qualité. »
[1] Si le passage de l’apprentissage à l’enseignement formel a mis l’accent sur la composante théorique du métier de journaliste, la dimension pratique joue toujours un rôle important ; les étudiants effectuent un stage de 18 mois dans un média au cours de leur formation.
QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES
Un projet pilote permet d'identifier les besoins, de tester les flux de travail et de confirmer que la solution choisie répond aux exigences de l'établissement.
Grâce à des sessions de formation, des examens blancs, une communication claire et des structures de soutien, l'école a veillé à ce que toutes les parties prenantes se sentent à l'aise avec le nouveau système.
La plateforme permet la gestion numérique des évaluations écrites, audio et orales, offrant des fonctionnalités d'enregistrement, de commentaires structurés et de workflows de soumission sécurisés.
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