Globaler Zugang und nahtlose Unterstützung: Digitales Prüfen an der Wirtschaftsuniversität Wien
Hintergrund
Durch den Einsatz von WISEflow für Aufnahmeprüfungen verbessert die Wirtschaftsuniversität Wien (WU Wien) die Zugänglichkeit für internationale Studierende und gewährleistet gleichzeitig akademische Integrität sowie Kosteneinsparungen.
In einer zunehmend digitalen akademischen Landschaft hat die WU Wien mit der Einführung von WISEflow, einer digitalen Prüfungsplattform, eine Vorreiterrolle bei der Umgestaltung der Durchführung von Aufnahmeprüfungen übernommen.Ursprünglich wurde das System aufgrund seiner Vorteile für internationale Studierende eingeführt, und nach einem erfolgreichen Pilotprojekt mit WISEflow im Jahr 2020 erweiterte die WU Wien dessen Einsatz, um die Aufnahmeprüfungen für den deutschsprachigen Bachelor-Studiengang im Jahr 2024 zu verwalten.
Helena Nekola, die über 15 Jahre Erfahrung als Vizerektorin für akademische Programme und studentische Angelegenheiten an der WU Wien verfügt, koordinierte die Initiative. Helena erklärt, dass der Ansatz der WU Wien über den bloßen Einsatz digitaler Tools hinausgeht; es geht darum, eine nahtlose, unterstützende Erfahrung für die Bewerber zu schaffen.
WARUM sich die WU VIENNE für WISEflow entschieden hat
Das Pilotprojekt mit WISEflow im Jahr 2020 wurde unter anderem deshalb initiiert, weil rund 60 % der Bewerber für den Studiengang Wirtschaftswissenschaften internationale Studierende waren. Helena ist der Ansicht, dass der Erfolg des Pilotprojekts die Ausweitung von WISEflow zu einem logischen nächsten Schritt machte. Sie erklärt:
Der Übergang zum digitalen Prüfen begann bereits vor COVID-19, das diesen Schritt für viele Einrichtungen später beschleunigte. Helena erinnert sich: „Wir hatten bereits vor COVID über den Wechsel zu einer digitalen Plattform gesprochen. Die Vorteile für unsere internationalen Studierenden lagen einfach auf der Hand.“
Die zunehmende Nutzung generativer KI beeinflusste die Entscheidung der WU Wien, WISEflow für groß angelegte Aufnahmeprüfungen einzusetzen, zusätzlich.
Die Skalierbarkeit der Plattform war entscheidend, da rund 4.500 Kandidaten an der Aufnahmeprüfung für Betriebs- und Sozialwissenschaften teilnahmen und bis zu 3.000 Kandidaten die Prüfung für Betriebs- und Wirtschaftswissenschaften ablegten. Helena merkt an:
MIT INTELLIGENTEN LÖSUNGEN DEN POSITIVEN WANDEL VORANTREIBEN
„Aspekte wie die Multiple-Choice-Fragen waren für uns sehr wichtig. Und wir haben die Nützlichkeit der Benutzerrollen in WISEflow sehr geschätzt. Wir konnten den Prozess aus der Perspektive des Prüfungsaufsehers, des Teilnehmers und des Managers abwickeln. Es ist von größter Bedeutung, dass unsere Kandidaten während der Prüfung nicht betrügen können. Daher nutzen wir auch die Überwachungsfunktionen von WISEflow – die Stimmenerkennung und den Video-Gesichtsvergleich.“
Angesichts des Standorts der Einrichtung in der DACH-Region war auch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen von entscheidender Bedeutung. Helena berichtet, dass es für sie wichtig war, dass WISEflow die zahlreichen Datenschutzrichtlinien erfüllt, denen die Einrichtung unterliegt. Das war ein zentraler Grund, warum wir uns für die WISEflow-Plattform entschieden haben.
Die Studierenden können die Prüfungen von überall auf der Welt ablegen, und die Prüfungen sind im Hinblick auf die akademische Integrität geschützt, was der WU Wien und ihrer Verwaltung einen immensen Mehrwert bietet. Doch dies sind nicht die einzigen Vorteile der Online-Prüfungen über WISEflow. Helena sagt:
„Wir haben etwa ein Drittel der bisherigen Kosten eingespart, da die Anmietung von Räumlichkeiten in Österreich kostspielig ist. Für die Prüfungen wird nun weniger Personal benötigt; wir haben ein Team von fünf Hilfskräften, allesamt Studierende im höheren Semester, statt 30 Tutoren. Das ist ein erheblicher Unterschied.“
Wie bei jeder digitalen Umstellung stand auch die WU Wien vor Herausforderungen, insbesondere aufgrund der hohen Bewerberzahlen, die sich auf die Ladezeiten auswirkten und es erschwerten, alle Ergebnisse der Kandidaten auf einmal herunterzuladen. Wie Helena jedoch betont, gibt es immer alternative Lösungen:
„Ab 2024 haben wir die Kandidaten in drei Gruppen aufgeteilt, die im Abstand von zwei Minuten starten, wodurch wir eine Überlastung des Systems vermieden haben. Wir verzeichnen nun deutlich weniger Fehlermeldungen und normale Ladezeiten. Wir haben eine Lösung innerhalb der Plattform gefunden.“
WORTE DER WEISHEIT FÜR INSTITUTIONEN, DIE DEN DIGITALEN UMSTIEG ERWÄGEN
Die Koordination des Übergangs zum digitalen Prüfen ist nichts für schwache Nerven. Es handelt sich um ein großes Projekt, das entsprechend angegangen werden muss. Die WU Wien hat die Erfahrung gemacht, dass eine zentrale Person oder Stelle, die auf das Fachwissen der gesamten Einrichtung zurückgreifen kann, die bestmögliche Methode zur Bewältigung dieses Prozesses darstellt.
„Es sind viele Akteure beteiligt, und ich bin der Hauptansprechpartner für all diese Abteilungen. Ich denke, so funktioniert es am besten, denn sie alle verfügen über ein umfassendes Verständnis ihrer jeweiligen Fachgebiete, und ich kann dieses Fachwissen dann zentral koordinieren.“
Sobald das Projekt in Betrieb ist, stehen den Hochschulen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, den Prüfungsprozess für alle Beteiligten, einschließlich der Bewerber, zu optimieren und zu vereinfachen. An der WU Wien legen die Mitarbeiter großen Wert auf eine kontinuierliche Kommunikation mit denjenigen, die sich auf ihre Aufnahmeprüfungen vorbereiten.
„Nach unseren Erfahrungen der letzten Jahre hat sich die Kommunikation per E-Mail als die effizienteste Methode im Umgang mit unseren Bewerbern erwiesen. Wir halten es für unerlässlich, sie bei jedem Schritt auf dem Laufenden zu halten, damit sie stets über ihren Fortschritt im Auswahlverfahren informiert sind.“
Kommunikation allein reicht jedoch nicht aus, um Bewerber auf eine ungewohnte Plattform vorzubereiten. Die WU Wien unterstützt Bewerber vor ihren Prüfungen auf verschiedene Weise, unter anderem durch umfassende Informationen zu WISEflow auf ihrer Website. Helena erklärt:
„Wir haben einen ‚Get Started‘-Leitfaden erstellt, der Themen wie die Installation des Lockdown Browsers und die Navigation in WISEflow behandelt. Außerdem bieten wir Probeprüfungen an, damit Bewerber die Plattform ausprobieren können. Ich empfehle allen Einrichtungen, die eine digitale Prüfungsplattform für Aufnahmeprüfungen nutzen, dies ebenfalls zu tun – es ist entscheidend, dass sich die Bewerber im Vorfeld mit den entsprechenden Tools vertraut machen.“
Die meisten Vorbereitungsmaterialien werden von der WU Wien erstellt, nicht von UNIwise. Helena hält dies für unerlässlich:
„WISEflow soll sich wie ein von der Einrichtung selbst implementiertes Tool anfühlen. Das Ziel ist, dass die Studierenden ihre Beratung direkt von uns erhalten, nicht von UNIwise. Ich glaube, das ist der beste Ansatz.“
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Ein Pilotprojekt hilft dabei, den Bedarf zu ermitteln, Arbeitsabläufe zu testen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen der Einrichtung entspricht.
Die Plattform ermöglicht die digitale Abwicklung schriftlicher, audiobasierter und mündlicher Prüfungen und bietet Funktionen für Aufzeichnungen, strukturiertes Feedback sowie sichere Einreichungsabläufe.
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