Acesso global e apoio contínuo: Avaliação digital na Universidade de Economia e Gestão de Viena
Contexto
Ao adotar o WISEflow para os exames de admissão, a Universidade de Economia e Negócios de Viena (WU Vienna) melhora a acessibilidade para estudantes internacionais, garantindo simultaneamente a integridade académica e a redução de custos.
Num panorama académico cada vez mais digital, a WU Vienna assumiu a liderança na transformação da forma como os exames de admissão são realizados, implementando o WISEflow, uma plataforma de avaliação digital. Inicialmente adotada pelos seus benefícios para os estudantes internacionais e na sequência de um projeto-piloto bem-sucedido do WISEflow em 2020, a WU Vienna expandiu a sua utilização para gerir os exames de admissão ao curso de licenciatura em língua alemã em 2024.
Helena Nekola, com 15 anos de experiência como vice-reitora para programas académicos e assuntos estudantis da WU Vienna, coordenou a iniciativa. Helena explica que a abordagem da WU Vienna vai além da simples utilização de ferramentas digitais; trata-se de criar uma experiência harmoniosa e de apoio para os candidatos.
PORQUÊ A WU VIENNE ESCOLHEU O WISEflow
O projeto-piloto do WISEflow em 2020 foi iniciado, em parte, porque cerca de 60% dos candidatos ao curso de Economia e Gestão eram estudantes internacionais. Helena acredita que o sucesso do projeto-piloto tornou a expansão do WISEflow o próximo passo lógico. Ela explica:
A transição para as avaliações digitais teve início antes da COVID-19, que posteriormente acelerou essa mudança em muitas instituições. Helena recorda: «Já tínhamos discutido a mudança para uma plataforma digital antes da COVID. As vantagens para os nossos estudantes internacionais eram evidentes.»
A crescente dependência da IA generativa influenciou ainda mais a decisão da WU Vienna de adotar o WISEflow para exames de admissão em grande escala.
A escalabilidade da plataforma foi fundamental, com cerca de 4.500 candidatos a realizar o exame de admissão em ciências empresariais e sociais na Alemanha e até 3.000 candidatos a realizar o exame de ciências empresariais e económicas. Helena observa:
IMPULSIONAR A MUDANÇA POSITIVA COM SOLUÇÕES INTELIGENTES
«Aspectos como os tipos de perguntas de escolha múltipla foram muito importantes para nós. E apreciámos muito a utilidade das funções de utilizador no WISEflow. Conseguimos gerir o processo na perspetiva do vigilante, do participante e do gestor. É fundamental que os nossos candidatos não possam fazer batota durante o exame. Por isso, também utilizamos os elementos de supervisão do WISEflow — deteção de voz e comparação facial por vídeo.»
A conformidade com a proteção de dados também foi fundamental, dada a localização da instituição na região DACH. Helena partilha que era importante para eles que o WISEflow cumprisse as diversas diretrizes de proteção de dados exigidas à instituição. Essa foi uma razão central pela qual decidimos optar pela plataforma WISEflow.
Os estudantes podem realizar os exames a partir de qualquer lugar do mundo, e as avaliações estão protegidas no que diz respeito à integridade académica, o que traz um valor imenso para a WU Vienna e a sua administração. Mas estas não são as únicas vantagens de realizar exames online através do WISEflow. Helena afirma:
«Poupámos cerca de um terço dos custos anteriores, uma vez que o aluguer de instalações na Áustria é dispendioso. Agora, são necessários menos funcionários para os exames; contamos com uma equipa de cinco funcionários de apoio, todos estudantes do último ano, em vez de 30 tutores. É uma diferença significativa.»
Tal como em qualquer transição digital, a WU Vienna enfrentou desafios, nomeadamente devido ao elevado volume de candidatos, que afetou os tempos de carregamento, dificultando o download de todos os resultados dos candidatos de uma só vez. No entanto, como Helena salienta, há sempre soluções alternativas:
«A partir de 2024, dividimos os candidatos em três fluxos, com início a intervalos de dois minutos, evitando assim a sobrecarga do sistema. Observamos agora um número significativamente menor de mensagens de erro e tempos de carregamento normalizados. Encontrámos uma solução dentro da plataforma.»
PALAVRAS DE SABEDORIA PARA INSTITUIÇÕES QUE ESTÃO A CONSIDERAR A MUDANÇA PARA O DIGITAL
Coordenar a transição para uma plataforma de avaliação digital não é tarefa para os fracos de coração. Trata-se de um grande projeto e deve ser gerido em conformidade. A experiência da WU Vienna revelou que dispor de uma figura ou entidade central, capaz de recorrer aos conhecimentos especializados de toda a instituição, é o melhor método possível para gerir o processo.
«Há muitas partes interessadas envolvidas e eu sou o principal ponto de contacto para todos estes departamentos. Penso que funciona melhor assim, porque todos eles têm um excelente conhecimento das suas áreas específicas e, assim, posso coordenar esses conhecimentos especializados de forma centralizada.»
Assim que o projeto estiver em funcionamento, existem várias formas de as instituições otimizarem e simplificarem o processo de exames para todos os envolvidos, incluindo os candidatos. Na WU Vienna, os funcionários dão prioridade à manutenção de uma comunicação consistente com aqueles que se preparam para os exames de admissão.
«Com base na nossa experiência dos últimos anos, a comunicação por e-mail revelou-se o método mais eficiente com os nossos candidatos. Consideramos essencial mantê-los informados em cada etapa, para que estejam sempre a par do seu progresso no processo de seleção.»
No entanto, a comunicação por si só não é suficiente para preparar os candidatos para uma plataforma desconhecida. A WU Vienna apoia os candidatos de várias formas antes dos exames, incluindo o fornecimento de informações detalhadas sobre o WISEflow no seu site. Helena explica:
«Criámos um guia de «Introdução» que abrange temas como a instalação do Lockdown Browser e a navegação no WISEflow. Também disponibilizamos exames simulados para que os candidatos possam experimentar a plataforma. Recomendo que todas as instituições que utilizam uma plataforma digital para exames de admissão façam o mesmo — é fundamental que os candidatos se familiarizem com as ferramentas relevantes antecipadamente.»
A maioria dos recursos preparatórios é criada pela WU Vienna, e não pela UNIwise. Helena considera que isto é essencial:
«Queremos que o WISEflow seja visto como uma ferramenta implementada pela instituição. O objetivo é que os estudantes recebam orientação diretamente de nós, e não da UNIwise. Acredito que essa seja a melhor abordagem.»
PERGUNTAS FREQUENTES
Um projeto-piloto ajuda a identificar necessidades, testar fluxos de trabalho e confirmar que a solução escolhida se adequa aos requisitos institucionais.
A plataforma permite o tratamento digital de avaliações escritas, áudio e orais, possibilitando gravações, feedback estruturado e fluxos de trabalho seguros para o envio de trabalhos.
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