"Onlineprüfungen fördern die Fähigkeiten, die Kandidaten im digitalen Zeitalter benötigen"
Das Europäische Patentamt (EPA) ist eine zwischenstaatliche Behörde, die europäische Patentanmeldungen prüft und es Erfindern, Forschern und Unternehmen aus aller Welt ermöglicht, Schutz für ihre Erfindungen in bis zu 44 Ländern zu erlangen. Die Europäische Patentakademie, die die Europäische Eignungsprüfung durchführt, ist der externe Bildungs- und Ausbildungszweig des EPA.
Das EPA nutzt WISEflow seit März 2021.
Hintergrund
Um als europäischer Patentanwalt tätig zu sein, muss die Europäische Eignungsprüfung (EQE) bestanden werden. Dies erfordert mindestens drei Jahre Vorbereitung, darunter mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung, gefolgt von einer Vorprüfung, in der die Fähigkeit der Kandidaten bewertet wird, Fragen zu einer ganzen Reihe von rechtlichen Themen sowie zur Ausarbeitung von Patentansprüchen zu beantworten. Bis zum Ausbruch der Pandemie fand die EEP einmal jährlich in Prüfungszentren in ganz Europa statt; Tausende handschriftlicher Antwortbögen wurden gescannt und zweimal bewertet.
Im Jahr 2020 wurde die EEP aufgrund von COVID-19 abgesagt. Als die Pandemie anhielt, wurde klar, dass eine Präsenzprüfung auch im Jahr 2021 nicht möglich sein würde. In diesem Jahr warteten fast 3.800 Kandidaten darauf, die EEP abzulegen, darunter ein Rückstand von fast 2.000 Kandidaten aus dem Jahr 2020. Eine Verschiebung auf 2022 hätte bedeutet, dass bis zu 5.500 Kandidaten auf die Prüfung gewartet hätten.
Dies erklärt zum Teil, warum die EQE im März 2021 schließlich innerhalb einer einzigen Woche auf WISEflow stattfand, mit 130 Seiten des digitalen Examens in jeder der drei Amtssprachen des EPA. Fünf Prüfungen wurden in 17 „Flows“ aufgeteilt; 3 733 Kandidaten absolvierten in nur fünf Tagen 24 Stunden Prüfungen. Es gab 80 Online-Prüfungsaufsichtspersonen und ein Schnellreaktionsteam von 15 Mitarbeitern für den First- und Second-Level-Support.
Es folgt ein Interview mit Xavier Seuba, Direktor der Patentakademie und der EQE, sowie Simon White, Direktor für IT-Kooperation.
Von links nach rechts: Xavier Seuba und Simon White vom EPA
Xavier Seuba (XS): Um die Qualität des Patentsystems und der vom EPA erteilten Patente zu gewährleisten, müssen wir sicherstellen, dass die Fachleute, die Parteien vor dem EPA vertreten, über ein Höchstmaß an Wissen und Fachkompetenz verfügen. Die EEP ist die Eintrittskarte zum europäischen Patentsystem. Eine gute EEP bedeutet, dass wir die höchsten beruflichen Standards wahren und somit das System beim EPA reibungslos und effizient funktioniert. Die EEP-Prüfung trägt dazu bei, die Qualität in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Patentorganisation aufrechtzuerhalten: Die beruflichen Standards sind in Portugal dieselben wie in Polen, und die EEP-Prüfung ist das Instrument, das dies ermöglicht.
Tatsächlich haben wir mehrere Jahrzehnte gebraucht, um auf computergestützte Prüfungen umzustellen. In den vergangenen 40 Jahren haben wir jedoch eine anspruchsvolle Prüfung entwickelt, die in Bezug auf Sicherheit, Infrastruktur, Gestaltung und die erforderlichen Kontrollmechanismen den Anforderungen entspricht – zu jeder Zeit und während des gesamten EEP-Zyklus. Derzeit sind fast 400 Personen an der Verwaltung, der Erstellung und der Benotung der EEP-Prüfungsunterlagen beteiligt. Früher mussten die Kandidaten an die Orte reisen, an denen die Prüfung stattfand. Und da es sich bei der EEP um eine Prüfung mit offenem Buch handelt, reisten sie mit Koffern voller Notizen und Nachschlagewerke durch Europa. Stellen Sie sich vor, wie viel Papier bei einer dreijährigen Vorbereitung anfällt!
Simon White (SW): Die Prüfungen im März 2020 wurden relativ kurz vor den geplanten Terminen abgesagt. Sie können sich die administrativen Auswirkungen vorstellen. Die Prüfungszentren wurden in jedem Mitgliedstaat organisiert, sodass die Verträge zwischen dem Amt und den Regierungen dieser Mitgliedstaaten bereits 18 Monate zuvor abgeschlossen und die Termine 12 Monate zuvor bekannt gegeben worden waren – dann mussten wir Ende Februar sagen: „Es tut uns leid, die Prüfungen im nächsten Monat finden nicht statt.“ Unser erster Gedanke war also, dass dies nicht ewig so weitergehen könne und wir die verschobenen Prüfungen im September durchführen würden. Doch dann sahen wir eine Chance, diesen gesamten Bereich zu digitalisieren.
Beim EPA setzen wir bereits auf E-Learning, daher hatte das Amt bereits die Qualifizierung der Mitarbeiter vorangetrieben und Online-Schulungen angeboten; mit der seit 2018 amtierenden neuen Führung bestand eine Offenheit für Veränderungen.
XS: Wir sind mittlerweile eine fast vollständig digitalisierte Organisation. Das vergangene Jahr hat uns gezeigt, dass wir alle – 6 400 Mitarbeiter – von zu Hause aus arbeiten können und der Geschäftsbetrieb wie gewohnt weiterläuft.
SW: Aber die EQE schien immer so analog zu sein.
XS: Wir hatten in der jüngeren Vergangenheit ein Pilotprojekt durchgeführt, bei dem den Kandidaten eine begrenzte Anzahl von Computern zur Verfügung gestellt wurde, auf denen die Prüfungen abgelegt werden konnten, doch handelte es sich dabei um eine sehr begrenzte Digitalisierungsmaßnahme.
EPO-Hauptsitz. Alle Bilder mit freundlicher Genehmigung der Europäischen Patentorganisation.
SW: Und dann kam das Jahr 2020. Die Art und Weise, wie wir die EQE durchgeführt haben – und wie wir dachten, dass wir die Dinge immer tun würden –, wurde durch die Krise auf den Kopf gestellt. Krisen erfordern Agilität und Veränderungen in einem Tempo, das zuvor unbekannt war. Wir haben uns in diesem Jahr stärker verändert, als wir erwartet hatten, sicherlich mehr, als wir für möglich gehalten hätten.
XS: Nachdem wir uns für die Umstellung auf Online-Prüfungen entschieden hatten, führten wir eine Marktstudie durch, in der wir neun Unternehmen analysierten und drei in die engere Wahl nahmen. Wir prüften, inwieweit die bestehenden Systeme unseren Anforderungen entsprachen. Nicht nur das: Wir bewerteten auch, wie flexibel das System sein konnte. Wir benötigten viel Flexibilität, da wir die Prüfungen nicht ändern konnten. Die Prüfungsunterlagen waren fertiggestellt und wir konnten sie zwar geringfügig anpassen, doch wesentliche Änderungen waren unmöglich; das Format konnte nur in sehr begrenztem Umfang geändert werden. Wir suchten zudem nach Sicherheit und einer Prüfungsumgebung, in der sich die Kandidaten wohlfühlen. Einige Systeme waren zu aufdringlich und übten eine sehr starke Kontrolle über die Kandidaten aus. Doch unsere Intuition sagte uns: Wenn wir das tun, werden sich die Kandidaten übermäßig überwacht fühlen, was sie nervös machen, ihre Leistung beeinträchtigen und ihnen das Gefühl geben könnte, dass wir ihnen nicht vertrauen. All das mussten wir vermeiden.
Wir haben uns für UNIwise entschieden, aufgrund der Funktionen von WISEflow, aber auch wegen der Flexibilität, das System an die Besonderheiten der EEP anzupassen. Wir waren uns auch über den Grundsatz einig, den Menschen zu vertrauen. Sicherheitsmaßnahmen sind natürlich notwendig, aber grundsätzlich müssen wir darauf vertrauen, dass die Menschen ehrlich sind.
SW: Wir sind weniger risikoscheu als früher. Und letztendlich gab es hier keinen risikoarmen Ansatz. Wir suchten nach einem Partner, mit dem wir unserer Meinung nach wachsen konnten. Alles, was die Europäische Patentakademie tut, befindet sich im Wandel, und es gibt viele neue Aufgaben, die wir bewältigen müssen, die das Amt bisher noch nie wirklich gemeistert hat. Wir brauchen Menschen, die uns auf dieser Reise begleiten. Wir stießen auf UNIwise und fragten uns: Wollen die vielleicht auch wachsen? Und das wollten sie. Die Übereinstimmung zwischen dem EPA und UNIwise war intuitiv. Wir alle wussten, dass dies eine gute Kombination war.
XS: Reaktionsfähigkeit war für uns wirklich wichtig: zu wissen, dass der Anbieter zur Stelle ist, wenn eine Situation geklärt werden muss. Unserer Ansicht nach hängt diese Reaktionsfähigkeit damit zusammen, dass UNIwise den Endnutzer, also den Kandidaten, im Blick hat. Wir mussten sicherstellen, dass wir alle Voraussetzungen schaffen, die es der Kandidatin ermöglichen, uns zu zeigen, dass sie das von ihr erwartete Wissen erworben hat. Die Tatsache, dass Ihnen die Hochschul- und Berufsausbildung im Blut liegt, macht ebenfalls einen Unterschied, denn Sie verstehen, was Menschen während einer Prüfung durchmachen, und dass wir mit persönlichen Momenten umgehen müssen.
SW: Die Möglichkeit, Probleme zu untersuchen und Entscheidungen zu treffen, um das Projekt zum Abschluss zu bringen, war für uns wirklich wichtig.
XS: In der letzten Runde des Plattformauswahlverfahrens fragten wir UNIwise, ob wir das System hinsichtlich einer Reihe von Funktionen anpassen könnten, von denen wir annahmen, dass sie das Erlebnis der Kandidaten verbessern würden, und ob gleichzeitig die Überwachungsfunktionen durch die Hinzufügung von Audio-Proctoring-Funktionen erweitert werden könnten.
SW: Wir haben offen über den Druck gesprochen, unter dem wir standen. Und sie wussten, dass die Zeitpläne sehr eng waren – die von uns benötigten Verbesserungen würden frühestens im Januar fertig sein, und die Prüfungen fanden im März statt. UNIwise war bereit, dieses Risiko einzugehen.
XS: Zuvor wurden die EQE-Prüfungsunterlagen speziell zu den Prüfungszentren transportiert. Die Prüfungen wurden in einem Safe aufbewahrt, und nur eine äußerst begrenzte Anzahl von Personen kannte den Wortlaut der Abschlussprüfungen. Wir mussten dieses Maß an physischer Sicherheit in der digitalen Umgebung nachbilden.
SW: Nachdem wir den Vertrag unterzeichnet hatten, mussten wir als Erstes selbst einige IT-Ressourcen zusammenstellen, was wir nicht unbedingt vorausgesehen hatten. Sowohl unser Team als auch das EQE-Sekretariat mussten sich gründlich mit WISEflow vertraut machen, und UNIwise arbeitete eng mit ihnen zusammen, sodass wir viel voneinander lernten, um die Prüfung erfolgreich durchzuführen. Die für mich wichtigsten Phasen betrafen die Vorbereitung der Probeprüfungen; diese waren von entscheidender Bedeutung. Wir führten drei Probeprüfungen durch: Die ersten beiden boten den Teilnehmern die Möglichkeit, sich in WISEflow einzuarbeiten und zu testen, und die dritte war eine zeitlich begrenzte Veranstaltung, die der echten Prüfung sehr ähnlich war und an der alle Beteiligten teilnahmen. Nicht jeder hat sich voll und ganz auf die Übungen eingelassen, aber diejenigen, die dies taten, haben sicherlich davon profitiert.
XS: Wir hatten unsere Probeprüfungen und eine Phase, in der wir das gesamte System getestet haben. In der Zwischenzeit mussten wir Informationen für die Kandidaten erstellen oder anpassen: ein Benutzerhandbuch, ein Tutorial und umfangreiche FAQs. Wir haben drei Online-Seminare durchgeführt, um den Kandidaten die Funktionsweise des Systems zu erklären; jedes Seminar war mit 1.000 Teilnehmern ausgebucht. Die Prüfungswoche begann am Montag mit der Vorprüfung äußerst erfolgreich. Ich erinnere mich, dass ich am Nachmittag mit Simon sprach und sagte: „Das läuft wirklich gut.“
SW: Es war einer dieser Momente, in denen man sich fragt: „Sind Sie sicher? So einfach kann es doch nicht sein.“
XS: Leider gab es am nächsten Tag ein Problem mit zwei der drei Sprachversionen einer Prüfungsaufgabe, die nicht rechtzeitig hochgeladen worden waren. Dies betraf nur ein Drittel einer Aufgabe und wirkte sich auf die Kandidaten unterschiedlich aus. Während einige davon gar nichts bemerkten, war die Situation für andere wirklich problematisch. Die Aufteilung der Prüfungsarbeit in drei Teile, die jeweils in drei Sprachen vorlagen, ermöglichte es dem für die Benotung zuständigen Ausschuss, auf den Vorfall zu reagieren, indem allen Kandidaten in diesem spezifischen Teil der Prüfungsarbeit die gleiche Ausgleichsnote verliehen wurde.
XS: Jeden Tag nach Abschluss der Prüfungen trafen wir uns mit allen an der Organisation Beteiligten – rund 90 Personen –, um zu erörtern, welche Maßnahmen umgesetzt werden könnten, um am nächsten Tag noch besser zu arbeiten. Aus der Perspektive hinter den Kulissen betrachtet, war neben dem Service für die Kandidaten in einer sehr schwierigen Phase der Pandemie die Motivation und das Engagement des Teams der beste Aspekt der EQE 2021. Selbst in den schwierigen Momenten wussten wir, dass wir etwas Beispielloses leisteten und einen Service boten, den die Kandidaten benötigten und begrüßten. Die Motivation des Teams war enorm, und wir sind nun auch sehr dankbar für das erhaltene Feedback.
SW: Eine Reihe von Kandidaten hat ganz klar zum Ausdruck gebracht, dass sie die Möglichkeit, die Prüfung abzulegen, sehr zu schätzen wussten. Die Teilnehmer schätzten es, nicht reisen zu müssen, nicht so viel Papier mit sich herumtragen zu müssen und überhaupt die Tatsache, dass eine Prüfung stattfand, was keineswegs garantiert gewesen war.
Die Prüfung ist ein wichtiges Sprungbrett mit enormen finanziellen Auswirkungen für erfolgreiche Kandidaten. Die Teilnehmergruppe setzt sich aus Juristen und Ingenieuren zusammen, und obwohl einige wenige nach den ersten beiden Tagen etwas verärgert waren, war das Feedback insgesamt recht gut.
XS: Die Kandidaten haben sich sehr bemüht, sich an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen, und begannen ab Dezember 2020, als wir die Prüfungsplattform erstmals öffneten, unsere Anweisungen zu befolgen. In der Umfrage, die wir den Kandidaten nach der EQE zusandten, gaben 97 % an, dass sie die Möglichkeit, die EQE im Jahr 2021 abzulegen, begrüßten. Die Kandidaten schätzten es, die Prüfungen an einem Ort ihrer Wahl ablegen zu können (76 %) und ihre Antworten am Computer einzugeben (79 %). Die Kandidaten schätzten es zudem, Reisezeit und -kosten einsparen, das Gesundheitsrisiko begrenzen und Probleme bei der Reiseplanung vermeiden zu können. Bei einigen Kandidaten herrschte das Gefühl, dass die Zeit nicht ausreichte, doch dies scheint auf fast alle Prüfungen zuzutreffen, einschließlich der EQE. Die Kandidaten haben uns zudem dabei geholfen, indem sie angaben, welche Aspekte verbessert werden sollten, unter anderem vom Layout des Prüfungsportals bis hin zur Möglichkeit, Prüfungsunterlagen mit Anmerkungen zu versehen.
SW: Die Sache ist die: Bei diesem Projekt geht es nicht nur darum, die EQE 2021 zu retten. Es geht um einen systemischen Wandel. Wir sind nicht im Veranstaltungsgeschäft tätig. Unsere Aufgabe ist es, Patente zu prüfen. Hier spielen jedoch viele Faktoren eine Rolle, die nicht zu unserem Kerngeschäft gehören, und indem wir diese Aufgaben an Fachleute auslagern, deren Kerngeschäft dies ist – wie beispielsweise UNIwise –, können wir einen besseren Service bieten.
Wir müssen in der Lage sein, ein breiteres Spektrum an Prüfungsformen anzubieten und dabei flexibler vorzugehen. Die Zeiten einer siebenjährigen Ausbildung, die in einer einzigen Prüfung mit Hammer und Metallstück gipfelt, sind längst vorbei. Wir müssen zweckmäßige Prüfungen unter Einsatz modularer Technologie durchführen. WISEflow ist großartig, es ist sicher und funktioniert in der Cloud.
XS: Durch die Verlagerung der Prüfung ins Internet tragen wir dazu bei, die Fähigkeiten zu fördern, die Kandidaten im digitalen Zeitalter benötigen. Patentanwälte werden von 8 Uhr morgens bis 19 Uhr abends am Computer arbeiten, und die Tatsache, dass sie ihr Wissen am Computer testen und ihre Fähigkeiten dort unter Beweis stellen können, entspricht dieser Realität besser als die Vorgehensweise in der Vergangenheit. Früher kamen sie mit Schere und Kleber, schnitten Dinge aus und klebten sie auf das Prüfungsblatt.
Es gibt auch eine Frage, die über das Jahr 2021 hinausgeht, nämlich: Wie beurteilen wir die Kompetenzen von Kandidaten, die bereit sind, die nächste Generation europäischer Patentanwälte zu werden?
SW: Genau. Es geht nicht darum, ob man gut in Prüfungen ist, sondern darum, ob man diesen Beruf ausüben kann. Und das muss man über einen Zeitraum von mehr als drei Stunden unter Beweis stellen.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Ein Pilotprojekt hilft dabei, den Bedarf zu ermitteln, Arbeitsabläufe zu testen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den institutionellen Anforderungen entspricht.
Durch Schulungen, Probeprüfungen, klare Kommunikation und Unterstützungsstrukturen wurde sichergestellt, dass sich alle Beteiligten mit dem neuen System wohlfühlten.
Die Plattform ermöglicht die digitale Abwicklung schriftlicher, audiobasierter und mündlicher Prüfungen und bietet Funktionen für Aufzeichnungen, strukturiertes Feedback sowie sichere Einreichungsabläufe.
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