"Os exames em linha ajudam a promover as competências de que os candidatos necessitam na era digital"
O Instituto Europeu de Patentes (EPO) é uma agência intergovernamental que examina os pedidos de patente europeus, permitindo que inventores, investigadores e empresas de todo o mundo obtenham proteção para as suas invenções em até 44 países. A Academia Europeia de Patentes, que administra o Exame de Qualificação Europeu, é o braço externo de educação e formação do EPO.
O EPO começou a utilizar o WISEflow em março de 2021.
Contexto
Para se tornar um advogado de patentes europeu, é necessário passar no Exame de Qualificação Europeu (EQE). Isto requer pelo menos três anos de preparação, incluindo pelo menos dois anos de experiência profissional relevante, seguidos de um pré-exame que avalia a capacidade dos candidatos para responder a perguntas sobre uma vasta gama de questões jurídicas e a redação de reivindicações. Até ao início da pandemia, o EQE realizava-se uma vez por ano em centros de exame por toda a Europa; milhares de folhas de respostas manuscritas eram digitalizadas e corrigidas duas vezes.
Em 2020, o EQE foi cancelado devido à COVID-19. À medida que a pandemia se prolongava, tornou-se claro que também não seria possível realizar um exame presencial em 2021. Este ano, havia quase 3 800 candidatos à espera de realizar o EQE, incluindo um atraso de quase 2 000 candidatos de 2020. O adiamento para 2022 teria significado que até 5.500 candidatos estariam à espera de realizar o exame.
Isto explica, em parte, como o EQE de março de 2021 acabou por decorrer no WISEflow ao longo de uma única semana, com 130 páginas de exame digitais em cada uma das três línguas oficiais do EPO. Cinco exames foram divididos em 17 «fluxos»; 3 733 candidatos realizaram 24 horas de exames em apenas cinco dias. Havia 80 vigilantes online e uma equipa de intervenção rápida de 15 pessoas para apoio de primeiro e segundo níveis.
Segue-se uma entrevista com Xavier Seuba, Diretor da Academia de Patentes e do EQE, e Simon White, Diretor de Cooperação em TI.
Da esquerda para a direita, Xavier Seuba e Simon White, do EPO
Xavier Seuba (XS): Para garantir a qualidade do sistema de patentes e das patentes concedidas pelo EPO, devemos assegurar que os profissionais que representam as partes perante o EPO possuam os mais elevados padrões de conhecimento e especialização. O EQE é o bilhete de entrada para o sistema europeu de patentes. Ter um bom EQE significa que preservamos os mais elevados padrões profissionais e, por conseguinte, que o sistema no EPO funciona de forma harmoniosa e eficiente. O EQE ajuda a manter a qualidade em todos os Estados-Membros da Organização Europeia de Patentes: os padrões profissionais são os mesmos em Portugal e na Polónia, e o EQE é o instrumento que torna isso possível.
Na verdade, foram necessárias várias décadas para passarmos para exames realizados por computador. No entanto, ao longo dos últimos 40 anos, temos vindo a proporcionar um exame sofisticado com níveis de segurança, infraestruturas, conceção e os mecanismos de controlo e equilíbrio necessários para o acompanhar – em todos os momentos, ao longo de todo o ciclo do EQE. Atualmente, contamos com cerca de 400 pessoas envolvidas na gestão, elaboração e correção das provas do EQE. Anteriormente, os candidatos tinham de se deslocar aos locais onde o exame decorria. E como o EQE é um exame de consulta, viajavam por toda a Europa com malas cheias de notas e livros de referência. Imagine a quantidade de papel gerada por três anos de preparação!
Simon White (SW): Os exames de março de 2020 foram cancelados relativamente perto das datas em que deveriam ter lugar. Pode imaginar as implicações administrativas. Os centros de exame foram organizados em cada Estado-Membro, pelo que os contratos entre o Instituto e os governos desses Estados-Membros tinham sido celebrados 18 meses antes, e as datas anunciadas 12 meses antes – depois, no final de fevereiro, tivemos de dizer: «Lamentamos, mas não vamos realizar os exames do próximo mês.» Assim, o nosso primeiro pensamento foi que isto não podia prolongar-se indefinidamente e que realizaríamos os exames remarcados em setembro. Mas depois vimos uma oportunidade de digitalizar toda esta atividade.
No EPO, já praticamos o e-learning, pelo que o Instituto vinha a melhorar as competências e a disponibilizar formação online para o pessoal; com a nova gestão em funções desde 2018, havia uma abertura à mudança.
XS: Somos agora uma organização quase totalmente digitalizada. O ano passado demonstrou-nos que todos nós – 6 400 pessoas – podemos trabalhar a partir de casa e que a atividade pode prosseguir normalmente.
SW: Mas o EQE sempre pareceu tão analógico.
XS: Realizámos um projeto-piloto recentemente, que envolveu a disponibilização de um número limitado de computadores onde os exames eram realizados pelos candidatos, mas foi um esforço de digitalização muito limitado.
Sede do EPO. Todas as imagens são cortesia da Organização Europeia de Patentes.
SW: E então chegou 2020. A forma como conduzíamos o EQE – e pensávamos que sempre o faríamos – foi virada do avesso pela crise. A crise traz agilidade, mudança a um ritmo até então inédito. Mudámos mais do que esperávamos este ano, certamente mais do que jamais teríamos imaginado ser possível.
XS: Assim que decidimos passar para o formato online, realizámos um estudo de mercado, analisando nove empresas e selecionando três. Avaliámos em que medida os sistemas existentes correspondiam às nossas necessidades. Não só isso: também avaliámos o grau de flexibilidade do sistema. Precisávamos de muita flexibilidade, porque não podíamos alterar os exames. As provas já estavam prontas e podíamos adaptá-las ligeiramente, mas alterações substanciais eram impossíveis; o formato só podia ser alterado de forma muito limitada. Procurávamos também segurança e um ambiente de exame onde o candidato se sentisse confortável. Alguns sistemas eram demasiado invasivos, estabelecendo níveis muito elevados de controlo sobre os candidatos. Mas a nossa intuição dizia-nos que, se fizéssemos isso, os candidatos sentir-se-iam excessivamente supervisionados, o que poderia deixá-los nervosos, afetar o seu desempenho e levá-los a sentir que não confiamos neles. Precisávamos de evitar tudo isso.
Escolhemos a UNIwise com base nas funcionalidades do WISEflow, mas também devido à flexibilidade para adaptar o sistema às características do EQE. Estávamos igualmente alinhados no princípio de confiar nas pessoas. As medidas de segurança são, evidentemente, necessárias, mas, em princípio, temos de confiar que as pessoas são honestas.
SW: Somos menos avessos ao risco do que costumávamos ser. E, em última análise, não havia aqui uma abordagem de baixo risco. Procurávamos um parceiro com quem pensássemos poder crescer. Tudo o que a Academia Europeia de Patentes está a fazer está a mudar, e há muitas coisas novas que precisamos de fazer que o Instituto nunca conseguiu realmente fazer antes. Precisamos de pessoas que nos acompanhem nessa jornada. Encontrámos a UNIwise e pensámos: será que eles também querem crescer? E queriam. A sintonia entre o EPO e a UNIwise foi instintiva. Todos sabíamos que esta era uma boa combinação.
XS: A capacidade de resposta foi realmente importante para nós: saber que, quando uma situação tivesse de ser resolvida, o fornecedor estaria presente. A nossa perceção é que esta capacidade de resposta tem a ver com o facto de a UNIwise pensar no utilizador final, o candidato. Precisávamos de garantir que proporcionávamos todas as condições que permitissem à candidata demonstrar-nos que adquiriu os conhecimentos que esperamos dela. O facto de terem o ensino superior e profissional no vosso ADN também faz a diferença, porque compreendem o que as pessoas passam durante um exame, que teremos de lidar com momentos pessoais.
SW: A capacidade que sentimos de explorar questões e chegar a decisões, para concretizar o projeto, foi realmente importante.
XS: Na última fase do processo de seleção da plataforma, perguntámos à UNIwise se seria possível adaptar o sistema no que diz respeito a uma série de funcionalidades que considerávamos que melhorariam a experiência dos candidatos, ao mesmo tempo que reforçávamos as funções de supervisão através da adição de capacidades de monitorização áudio.
SW: Fomos sinceros quanto à pressão que enfrentávamos. E eles sabiam que os prazos eram muito apertados — as melhorias de que necessitávamos demorariam até janeiro, na melhor das hipóteses, e os exames eram em março. A UNIwise estava disposta a correr o risco.
XS: Anteriormente, as provas do EQE eram transportadas especialmente para os centros de exame. As provas eram guardadas num cofre e um número extremamente limitado de pessoas conhecia o texto das provas finais. Tivemos de replicar esse nível de segurança física no ambiente digital.
SW: Depois de assinarmos o contrato, a primeira coisa que tivemos de fazer foi reunir alguns recursos de TI por nossa conta, algo que não tínhamos necessariamente previsto. Tanto a nossa equipa como o secretariado do EQE tiveram de aprender tudo sobre o WISEflow, e a UNIwise colaborou com eles para que pudéssemos aprender muito uns sobre os outros e realizar o exame. As etapas mais importantes para mim diziam respeito à preparação dos exames simulados; estes foram vitais. Realizámos três exames simulados: os dois primeiros foram oportunidades para as pessoas acederem ao WISEflow e testarem o sistema, e o terceiro foi um evento com limite de tempo muito semelhante ao exame real, com todos os participantes envolvidos. Nem todos aderiram plenamente aos exercícios, mas aqueles que o fizeram colheram certamente os benefícios.
XS: Realizámos os nossos simulados e um período de testes de todo o sistema. Entretanto, tivemos de criar ou ajustar informações para os candidatos: um guia do utilizador, um tutorial e uma extensa secção de perguntas frequentes. Realizámos três seminários online para explicar aos candidatos como o sistema funcionaria, tendo cada seminário registado 1 000 inscrições. A semana dos exames começou extremamente bem com o pré-exame na segunda-feira. Lembro-me de ter falado com o Simon à tarde e de ter dito: isto está a correr muito bem.
SW: Foi um daqueles momentos em que se pensa: «Tem a certeza? Não pode ser assim tão fácil.»
XS: Infelizmente, no dia seguinte, houve um problema com duas das três versões linguísticas de uma prova, que não foram carregadas a tempo. Isto limitou-se a um terço de uma prova e afetou os candidatos de forma diferente. Enquanto alguns nem sequer repararam, para outros a situação foi realmente problemática. A divisão da prova em três partes, cada uma delas em três idiomas, permitiu à Comissão responsável pela correção dos exames resolver o incidente atribuindo a todos os candidatos a mesma nota de compensação nessa parte específica da prova.
XS: Todos os dias, após o término dos exames, reuníamo-nos com todos os envolvidos na gestão, cerca de 90 pessoas, para avaliar que medidas poderiam ser implementadas para melhorar ainda mais o dia seguinte. Visto dos bastidores, juntamente com o serviço prestado aos candidatos num momento muito difícil da pandemia, a motivação e o empenho da equipa foram o melhor aspeto do EQE 2021. Mesmo nos momentos difíceis, sabíamos que estávamos a fazer algo sem precedentes e a prestar um serviço de que os candidatos precisavam e que acolhiam com agrado. A motivação da equipa foi enorme, e estamos agora também muito gratos pelo feedback recebido.
SW: Vários candidatos afirmaram muito claramente que apreciaram ter tido a oportunidade de realizar o exame. As pessoas apreciaram não ter de se deslocar, não ter de transportar tanta papelada e o próprio facto de ter havido um exame, o que de modo algum estava garantido.
O exame constitui uma porta de entrada importante, com enormes implicações financeiras para os candidatos aprovados. O grupo é composto por advogados e engenheiros e, embora algumas pessoas tenham ficado um pouco irritadas após os dois primeiros dias, no geral, o feedback foi bastante positivo.
XS: Os candidatos envidaram um grande esforço para se adaptarem ao novo ambiente e começaram a seguir as nossas instruções a partir de dezembro de 2020, quando abrimos pela primeira vez a plataforma para os exames. No inquérito que enviámos aos candidatos após o EQE, 97% afirmaram que acolheram com agrado a oportunidade de realizar o EQE em 2021. Os candidatos apreciaram poder realizar os exames num local à sua escolha (76%) e utilizar um computador para digitar as suas respostas (79%). Os candidatos também apreciaram a possibilidade de poupar tempo e custos de deslocação, limitar o risco para a sua saúde e evitar problemas com a logística das viagens. Houve uma sensação entre alguns candidatos de que não havia tempo suficiente, mas isto parece aplicar-se a quase todos os exames, incluindo o EQE. Os candidatos também nos ajudaram, indicando quais os aspetos que deveriam ser melhorados, desde o layout do portal de exames até à possibilidade de anotar as provas, entre outros.
SW: A questão é que este projeto não se resume apenas a salvar o EQE de 2021. Trata-se de uma mudança sistémica. Não estamos no ramo da organização de eventos. A nossa função é examinar patentes. No entanto, há muitos aspetos em jogo aqui que não fazem parte da nossa atividade principal e, ao subcontratar essas tarefas a quem se dedica a isso, como a UNIwise, podemos prestar um serviço de melhor qualidade.
Precisamos de ser capazes de oferecer uma gama mais ampla de tipos de avaliação e fazê-lo de forma mais flexível. Os dias de um estágio de sete anos que culminava num único teste com um martelo e um pedaço de metal já lá vão há muito. Precisamos de realizar avaliações adequadas ao objetivo, utilizando tecnologia modular. O WISEflow é excelente, é seguro e funciona na nuvem.
XS: Ao transferir o exame para o formato online, estamos a ajudar a fomentar as competências de que os candidatos necessitam na era digital. Os advogados de patentes trabalharão com um computador das 8h00 às 19h00, e o facto de poderem testar os seus conhecimentos e demonstrar as suas competências num computador corresponde melhor a essa realidade do que o que se fazia no passado. No passado, eles vinham com tesouras e cola, recortavam coisas e colavam-nas na folha de exame.
Há também uma questão que vai além de 2021, que é: como avaliamos as competências dos candidatos dispostos a tornar-se a próxima geração de advogados de patentes europeus?
SW: Exatamente. Não se trata de saber se é bom nos exames, mas sim se é capaz de desempenhar esta função. E isso é algo que tem de ser demonstrado ao longo de um período superior a três horas.
PERGUNTAS FREQUENTES
Um projeto-piloto ajuda a identificar necessidades, testar fluxos de trabalho e confirmar que a solução escolhida cumpre os requisitos institucionais.
Através de sessões de formação, exames simulados, comunicação clara e estruturas de apoio, garantindo que todas as partes interessadas se sentissem à vontade com o novo sistema.
A plataforma permite o tratamento digital de avaliações escritas, áudio e orais, possibilitando gravações, feedback estruturado e fluxos de trabalho de envio seguros.
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