Un flux de travail numérique pour les examens papier
WISEFLOW PAPER SUBMISSION MODULE · PRODUIT COMPLÉMENTAIRE
Pourquoi le papier garde toute sa place
Les examens sur papier restent un format bien établi et reconnu dans de nombreux établissements. Ils conviennent aux disciplines où le travail manuscrit, comme les calculs ou les schémas, est essentiel, et beaucoup y voient une manière authentique de montrer son raisonnement. L’intérêt pour le papier s’est aussi renforcé à mesure que les établissements cherchent à sécuriser l’évaluation à l’ère de l’IA. Quelle qu’en soit la raison, le papier est là pour durer, et il mérite de fonctionner aussi simplement que n’importe quel autre format d’examen.
Après la remise, le papier reste manuel et difficile à suivre
Une fois l’examen papier terminé, les copies doivent être étiquetées, triées, regroupées, distribuées et suivies, en grande partie à la main et souvent par plusieurs personnes, à plusieurs endroits. Il en résulte souvent :
- Une distribution lente : les copies parviennent aux équipes de correction internes et externes par des remises en main propre et des transports physiques, parfois par la poste.
- Des risques de manipulation : copies mal attribuées, pages manquantes et suivi incertain.
- Une qualité inégale : la correction se fait sur des doubles carbone ou des photocopies plus ou moins lisibles.
- Des recours fragmentés : les éléments de preuve et l’historique de correction sont dispersés entre plusieurs systèmes, lieux et personnes.
- Un archivage coûteux : le stockage physique coûte plus cher, et les règles de conservation du RGPD sont plus difficiles à garantir avec le papier.
WISEflow Paper Submission a été conçu pour combler ce fossé : l’écriture reste manuscrite, et tout ce qui se passe avant et après est numérique.
L’épreuve reste manuscrite, WISEflow s’occupe du reste
La copie est rédigée à la main, soit en totalité, soit, dans FLOWmulti, sous forme d’annexe papier à une question donnée. Les copies sont numérisées en PDF sur n’importe quel scanner standard, et WISEflow rattache automatiquement chacune d’elles à la bonne inscription et au bon Flow d’examen. Les équipes de correction et les membres de jury externes travaillent alors sur la même copie numérique.
N’importe quel appareil standard de numérisation en PDF et vos propres formats papier conviennent : il n’y a rien de nouveau à acheter ni à installer.
Des codes uniques par Flow d’examen, conçus pour éviter les caractères faciles à confondre, rattachent chaque copie à la bonne inscription.
Les codes sont visibles pour les personnes qui composent, l’équipe de surveillance et les gestionnaires : les erreurs sont corrigées dans la salle, et non au moment de la numérisation.
Les copies numérisées sont automatiquement classées dans le bon examen, selon le code, le numéro de page ou le type de pièce jointe.
Les copies sont disponibles en version numérique dès leur numérisation, prêtes à être corrigées dans Marking Studio ou WISEflow, au lieu d’arriver plusieurs jours plus tard par la poste ou par coursier.
Activez-le Flow par Flow, pour les examens formels, le contrôle continu ou une annexe manuscrite à un examen numérique dans FLOWlock ou FLOWmulti.
Chaque copie reste traçable, de bout en bout
- Une chaîne de traçabilité : des codes uniques et une piste d’audit numérique cohérente limitent les erreurs d’attribution et les pertes de copies.
- Une seule copie pour tout le monde : les équipes de correction, de relecture et les membres de jury externes travaillent sur la même copie numérique. Plus besoin de demander « qui a l’original ? ».
- Des recours facilités : les copies, les annotations et l’historique de correction sont réunis au même endroit, de sorte que les éléments de preuve sont déjà rassemblés.
- Une conservation alignée sur le RGPD : les copies remises sont stockées de manière centralisée selon les règles de conservation propres à l’établissement, au lieu de rester dans des bureaux ou au domicile des équipes de correction.
- Transparent pour la population étudiante : chaque personne peut consulter sa copie numérisée avec le retour d’information et la note.
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Questions fréquentes des établissements d’enseignement supérieur
Chaque inscription reçoit un code unique et sécurisé pour l’examen. Ce code est reporté sur la copie et, une fois la numérisation téléversée, WISEflow identifie et classe automatiquement les pages dans le bon Flow grâce au code.
Aucun matériel spécifique n’est nécessaire. Les établissements peuvent utiliser leurs propres formats papier et les appareils multifonctions standard de numérisation en PDF dont disposent déjà la plupart des services des examens.
Les établissements font généralement état d’un taux d’identification automatique compris entre 97,5 % et 99,9 %, selon leur modèle local et la régularité avec laquelle les codes et les numéros de page sont reportés. Tout cas incertain est signalé pour une vérification rapide avant la transmission des copies aux équipes de correction.
Un modèle d’en-tête simple, avec des champs clairs pour le code et le numéro de page, ainsi qu’une brève consigne pour l’équipe de surveillance et les personnes qui composent. De nombreux établissements prévoient environ 15 minutes à la fin de l’examen pour remplir les en-têtes et procéder aux vérifications.
Oui. Les copies remises sont stockées et gérées selon les règles de conservation propres à l’établissement, et la piste d’audit numérique partagée, de la numérisation à la correction et à la relecture, rend la conformité, l’assurance qualité et les recours plus faciles à gérer qu’avec le seul papier.
Les deux. En plus des examens papier formels, les établissements peuvent créer directement dans WISEflow des Flows destinés au contrôle continu, et le module peut être activé ou désactivé Flow par Flow par les gestionnaires d’examens habilités.
Oui. Paper Submission fonctionne aussi bien pour une remise entièrement sur papier que sous forme d’annexe. La réponse principale peut être rédigée en version numérique, par exemple dans FLOWlock ou FLOWmulti, accompagnée d’un dessin, d’un calcul ou d’un autre document manuscrit, qui est numérisé et joint à la copie.
Dès que les copies sont numérisées et téléversées, et que les éventuelles exceptions signalées sont résolues. De nombreux établissements se fixent leur propre objectif entre la numérisation et la correction, par exemple les premières copies disponibles dans les 24 heures suivant l’examen.
Paper Submission est proposé en complément de votre licence WISEflow existante, avec une redevance annuelle par établissement, à laquelle s’ajoute une part variable selon le nombre de copies numérisées. Consultez nos tarifs actuels pour plus de détails.
D’autres questions ? Consultez le Service Centre pour des guides détaillés et de l’assistance.