Wie die IÉSEG in nur vier Wochen sichere digitale Prüfungen mit hoher Tragweite umsetzte

Die IÉSEG School of Management ist eine führende französische Business School mit zwei Campus in Lille und Paris und rund 6.100 Studierenden in 25 Studiengängen. Mit fast 2.000 internationalen Studierenden aus rund 100 Nationen hat sich die IÉSEG einen Ruf für akademische Exzellenz, Internationalisierung und ein starkes Studienerlebnis erworben.

Im März 2020 stand die IÉSEG plötzlich vor einer Herausforderung mit hoher Tragweite: Durch den landesweiten Lockdown in Frankreich konnten die Abschlussprüfungen – für Mai angesetzt und für Tausende Studierende entscheidend, um ihr Studium fristgerecht abzuschließen – nicht mehr in Präsenz stattfinden. Für Jonas Debrulle, Director of Programmes und erst seit wenigen Monaten im Amt, hätte der Zeitpunkt nicht kritischer sein können.

Zwischen Lockdown-Druck und staatlichen Vorgaben

Die französische Regierung erließ strenge Regeln für die Durchführung von Fernprüfungen. Die Einrichtungen mussten:

• die Identität der Studierenden visuell überprüfen und sicherstellen, dass die richtige Person die Prüfung ablegt.
• Täuschungsversuche verhindern, indem der Zugriff auf digitale Ressourcen während der Prüfung eingeschränkt wird.
• verlässliche Prüfungsbedingungen für große Kohorten schaffen.

Die bestehenden Prüfungswerkzeuge der IÉSEG unterstützten weder eine visuelle Identitätsprüfung, noch waren sie unter den Lehrenden weit verbreitet – insbesondere nicht unter den vielen Gastdozent:innen, die zwar Lehrveranstaltungen halten, für die Einrichtung von Prüfungen aber auf das Verwaltungspersonal angewiesen sind.

Plötzlich musste die Hochschule ihr Prüfungsmodell von Grund auf neu gestalten.

Die Entscheidung für WISEflow unter extremem Zeitdruck

Da die Prüfungen im Mai nur noch wenige Wochen entfernt waren, bildete die IÉSEG ein Krisenteam, um mögliche Partner für digitales Prüfen zu ermitteln. Geprüft wurden Lösungen aus Frankreich und dem Ausland, doch keine bot die richtige Balance aus Sicherheit, Skalierbarkeit und Geschwindigkeit – bis die IÉSEG Kontakt zu UNIwise aufnahm.

Innerhalb von nur zwei Wochen traf sich die IÉSEG mit mehreren Anbietern und prüfte die Möglichkeiten jeder Plattform sorgfältig. WISEflow erwies sich schnell als stärkste Lösung. Die Gesichtserkennung ermöglichte eine sichere Identitätsprüfung, während der Lockdown Browser sicherstellte, dass Studierende während der Prüfung nicht auf Dateien oder andere Anwendungen zugreifen konnten. Zudem bewies das System die nötige Skalierbarkeit für sehr große Kohorten – bis zu 1.400 Studierende in einer einzigen Sitzung – ohne Leistungseinbußen. Darüber hinaus bot WISEflow flexible Werkzeuge für die Prüfungserstellung und automatische Korrekturoptionen, die sowohl das Verwaltungspersonal als auch die Lehrenden überzeugten. Und schließlich gab die Stärke des Support-Modells von UNIwise, insbesondere die Bereitschaft, im Krisenmodus zu unterstützen, den Ausschlag für die Entscheidung der IÉSEG.

Die IÉSEG unterzeichnete im April 2020 den Vertrag mit UNIwise. Die ersten Prüfungen waren für Mai angesetzt. Damit blieben drei bis vier Wochen, um ein voll funktionsfähiges digitales Prüfungssystem einzuführen.

Schulung, Veränderungsmanagement und schnelle Einführung

Um die unmöglich scheinende Frist einzuhalten, musste die IÉSEG interne Rollen vorübergehend neu ordnen. Statt an herkömmlichen Abläufen festzuhalten, übernahm das Verwaltungspersonal die Rollen von Flow-Manager:innen und Prüfungsaufsichten, die Lehrenden wurden zu Prüfungsautor:innen und Bewertenden, und Trainer:innen von UNIwise schulten das Personal in der Prüfungserstellung, Bewertung und Systemkonfiguration.

Im Laufe des Aprils organisierte die IÉSEG fünf bis sechs Schulungen mit jeweils 20–30 Mitarbeitenden. Manche nahmen an mehreren Sitzungen teil, um volle Sicherheit zu gewinnen. Die Hochschule produzierte außerdem kurze Anleitungsvideos, beantwortete über ein internes Support-Team unzählige Fragen und passte die Arbeitszeiten nach Bedarf an.

3.000 Studierende auf eine neue Prüfungsrealität vorbereiten

Zwischen Mai und Juni sollten rund 3.000 Studierende digitale Prüfungen ablegen. Zur Vorbereitung:

• wurden die Studierenden gebeten, mehrere Probeprüfungen zu absolvieren; manche absolvierten alle fünf.
• gewann die IÉSEG 10 Masterstudierende als „Versuchskaninchen“, die rund 40 Prüfungsformate testeten, um zu verstehen, wie die Modi des Lockdown Browsers, die Nachrichtenfunktion und die Aufsichtswerkzeuge funktionierten.
• führte die Hochschule neue Regeln ein – vor allem, dass sich die Studierenden 15 Minuten vor Prüfungsbeginn anmelden müssen, um Verwirrung in letzter Minute zu vermeiden.

Die gründlichen Tests zahlten sich aus. Lehrende und Support-Teams gewannen zunehmend Vertrauen in die Logik und das Verhalten der Plattform, und sowohl Mitarbeitende als auch Studierende begannen, sich an die neuen Abläufe anzupassen.

Live-Prüfungen: Krisenzentrale, proaktiver Support und unerwartete Momente

Als die Prüfungstage kamen, richtete die IÉSEG eine eigene Krisenzentrale ein, um Studierende in Echtzeit zu unterstützen. Für alle, die Schwierigkeiten hatten, insbesondere bei instabiler Internetverbindung, wurde eine Hotline eingerichtet. Über das Dashboard von WISEflow konnten die Mitarbeitenden sehen, wer seinen Flow aktiviert hatte. Blieb jemand inaktiv, handelte das Team sofort und kontaktierte manchmal sogar die Eltern.

Es gab auch ungewöhnliche Momente. In einem Fall wurde eine Studentin in China wiederholt von der Gesichtserkennung blockiert. Als Jonas mit ihr per Zoom sprach, stellte er fest, dass das hinterlegte Foto ihren Bruder zeigte, der das System für sie eingerichtet hatte. Und als eine Prüfung versehentlich von einem Mitglied des Personals gelöscht wurde, half das Protokollsystem von WISEflow UNIwise dabei, sie wiederherzustellen – und zeigte der Hochschule genau, was sie künftig vermeiden sollte.