Von einer digitalen Prüfungsplattform zur nächsten

Für viele Hochschuleinrichtungen liegt die eigentliche Herausforderung im Veränderungsmanagement. Eingespielte Abläufe müssen verlernt, Lehrende beruhigt, die Stabilität am Prüfungstag gesichert und die organisatorischen Folgen eines neuen Systems bewältigt werden – selbst wenn die Einrichtung bereits vollständig digital arbeitet.

2025 wechselten drei norwegische Einrichtungen – die Oslo Metropolitan University (OsloMet), die VID Specialized University und das Østfold University College (HIOF) – zu WISEflow, nachdem UNIwise den Zuschlag in der nationalen Ausschreibung von SIKT erhalten hatte. Alle drei verfügten über langjährige Erfahrung mit einer anderen digitalen Prüfungsplattform.

SIKT empfahl WISEflow zwar als nationale digitale Prüfungsplattform, doch die Entscheidung, dieser Empfehlung zu folgen, lag letztlich bei jeder einzelnen Einrichtung. Die Einrichtungen entschieden sich, der nationalen Empfehlung als Teil einer längerfristigen strategischen Ausrichtung des Sektors zu folgen.

Da die bestehenden Systeme funktionierten, warf die Entscheidung für einen Wechsel intern wichtige Fragen auf: Warum etwas ändern, das bereits funktioniert? Wie lässt sich das Personal mitnehmen? Und wie lässt sich die Stabilität während und nach der Umstellung sicherstellen?

In diesem Kontext kam UNIwise ins Spiel. Nicht, um die Einrichtungen von einer neuen Plattform zu überzeugen, sondern um sie bei den organisatorischen und betrieblichen Folgen einer Umstellung zu unterstützen, für die sie sich aktiv entschieden hatten.

Ihre Geschichten zeigen, was es braucht, um ohne Störungen von einem digitalen System zum nächsten zu wechseln, und warum die Rolle des Anbieters weit über die Bereitstellung von Software hinausgehen muss.

Wechseln, wenn das System bereits funktioniert

Die bestehenden Lösungen hatten nicht versagt. Die OsloMet beschreibt sich offen als Einrichtung, die Werkzeuge normalerweise nur wechselt, wenn es notwendig ist. Die Ausrichtung am nationalen Sektor und die langfristige Strategie machten den Wechsel jedoch unumgänglich.

Die VID und das HIOF beschreiben eine ähnliche Ausgangslage. Ihre bisherigen Plattformen funktionierten gut, und das Personal war an digitale Prüfungen gewöhnt. Die Herausforderung war nicht die Digitalisierung, sondern der Übergang: wie man vorankommt und dabei das Vertrauen von Administrator:innen, Lehrenden und Studierenden erhält.

In diesem Kontext kam UNIwise ins Spiel – nicht, um „ein besseres System zu verkaufen“, sondern um die Einrichtungen durch einen komplexen organisatorischen Wandel zu begleiten.

Die eigentlichen Bedenken hinter der Umstellung

In allen drei Einrichtungen zeigten sich früh im Prozess dieselben Bedenken:

• Widerstand der Lehrenden gegen die Änderung eingespielter Prüfungspraktiken
• Mehraufwand für die Prüfungsverwaltung während der Übergangszeit
• Unsicherheit in Bezug auf Integrationen und technische Stabilität
• Sorge um Prüfungen mit hoher Tragweite, besonders zu Beginn der Implementierung

An der VID gab es angesichts des kurzen Zeitrahmens für den Wechsel besondere Bedenken, wie schnell sich das Personal umstellen könnte. Das HIOF rechnete mit einer anspruchsvollen Phase, in der parallel zwei Systeme laufen würden. An der OsloMet sorgte die Größe der Organisation für zusätzliche Komplexität: Langjährige Abläufe mussten neu durchdacht und aufgebaut, nicht einfach übertragen werden. Diese Bedenken wurden nicht als Hindernisse behandelt, die es kleinzureden galt, sondern als Realitäten, denen man sich stellen musste.

Drei Einrichtungen, drei Wege der Umstellung

Die VID hatte einen ungewöhnlich engen Zeitplan. Nachdem die Entscheidung für den Plattformwechsel gefallen war, ging die Einrichtung zügig vor, getragen von starkem Rückhalt der Leitung und einem klaren internen Mandat.

Den Unterschied machte nach Aussage der VID die Intensität und Qualität des Onboardings und der Begleitung durch UNIwise. Der Prozess wurde als proaktiv, flexibel und sehr persönlich beschrieben. Statt ein Standard-Onboarding-Paket zu liefern, blieb UNIwise eng eingebunden und sorgte dafür, dass Schulungen, Integrationen und alltägliche Fragen dann bearbeitet wurden, wenn sie anfielen.

Wie die VID betont, wäre eine so schnelle Umstellung ohne ein starkes Onboarding und kontinuierlichen Support nicht möglich gewesen. Die Beziehung war nicht transaktional, sondern partnerschaftlich.

Für das HIOF war Vertrauen der entscheidende Faktor. Die Einrichtung entschied sich, schon früh in der Implementierungsphase Präsenzprüfungen mit hoher Tragweite durchzuführen – eine Entscheidung, die volles Vertrauen in das System und in den Support dahinter voraussetzte. Möglich wurde dies durch das Wissen, dass UNIwise verfügbar, reaktionsschnell und bei Problemen direkt erreichbar war.

Das HIOF beschreibt, wie allein das Wissen, dass „der Support da und erreichbar war“, die eigene Risikobewertung veränderte. In der Praxis wurde dieser Support am Prüfungstag nie benötigt, doch seine Verfügbarkeit ermöglichte es, entschlossen voranzugehen.

Seit der Implementierung verzeichnet das HIOF weniger Anfragen von Studierenden, einen reibungsloseren Prüfungsbeginn und geringeren Verwaltungsaufwand, insbesondere dank automatisierter Kommunikation und klarerer Arbeitsabläufe.

Die Umstellung an der OsloMet zeigt, wie ein Plattformwechsel in einer großen, komplexen Organisation aussieht.

Statt eines einzigen Stichtags führte die OsloMet WISEflow in Phasen ein, beginnend mit Pilotprüfungen und schrittweise ausgeweitet. Ein Großteil der Arbeit galt nicht dem System selbst, sondern dem Veränderungsmanagement: der Vorbereitung des Verwaltungspersonals, der Unterstützung der Lehrenden und der Neuordnung eingespielter Prüfungsabläufe.

UNIwise spielte in dieser Phase eine zentrale Rolle. Die Onboarding-Sitzungen wurden an den Bedarf der OsloMet angepasst, sowohl online als auch vor Ort durchgeführt und zur Wiederverwendung aufgezeichnet. Fragen wurden schnell, oft sofort beantwortet, und die Begleitung wurde als praxisnah und sichtbar beschrieben.

Eines der stärksten Signale der OsloMet bezieht sich nicht auf Funktionen, sondern auf die Beziehung. Die Einrichtung beschreibt, dass sie sich gesehen und gehört fühlte – nicht als bloß ein weiterer Kunde behandelt, sondern als Partner, dessen Anliegen zählten.

Was sich nach der Inbetriebnahme verändert hat

Trotz ihrer Unterschiede berichten alle drei Einrichtungen von ähnlichen Ergebnissen, seit WISEflow im Einsatz ist:

• Weniger technische Probleme zu Prüfungsbeginn
• Weniger manuelle Kommunikation, ersetzt durch automatisierte Nachrichten
• Weniger Fragen von Studierenden zu Prüfungszugang und Abgabe
• Mehr Planbarkeit und Ruhe in Prüfungszeiträumen

Bemerkenswert ist, dass diese Vorteile nicht in Form von Funktionen beschrieben werden, sondern als betriebliche Entlastung. Der Erfolg der Umstellung bemisst sich weniger daran, was das System kann, als daran, wie wenig Reibung es verursacht.

UNIwise als Partner, nicht bloß als Anbieter einer digitalen Prüfungsplattform

In allen Interviews sticht ein Thema deutlich hervor: UNIwise wird nicht als Anbieter beschrieben, der Software liefert, sondern als Partner, der fest in den Prozess eingebunden ist.

Die Einrichtungen heben hervor:

• Proaktives und flexibles Onboarding
• Tiefes Verständnis von Prüfungspraktiken
• Schnelle Reaktionszeiten und menschliche Erreichbarkeit
• Bereitschaft, Support und Onboarding an den Bedarf der Einrichtung anzupassen

Die OsloMet betont ausdrücklich, dass sie sich durch die Reaktionsschnelligkeit von UNIwise als Einrichtung wichtig genommen fühlte, nicht nur als Vertragspartner. Die VID stellt klar, dass sie die Umstellung allein nicht hätte bewältigen können. Das HIOF verweist auf die Sicherheit, die das Wissen um verfügbaren Support gab, auch wenn er nicht benötigt wurde.

Für wen diese Fallstudie relevant ist

Diese Geschichte ist relevant für Einrichtungen, die:

• bereits eine digitale Prüfungsplattform nutzen und wissen, dass der Funktionsumfang allein nicht über den Erfolg entscheidet
• einen Wechsel aufgrund nationaler Rahmenbedingungen, Ausschreibungen oder langfristiger strategischer Ausrichtung erwägen
• erkennen, dass ihre wichtigsten Bedenken außerhalb der Plattform selbst liegen, darunter Veränderungsmanagement, Akzeptanz bei den Lehrenden, Stabilität am Prüfungstag sowie organisatorischer Aufwand und Risiko

Warum wechselten die Einrichtungen zu WISEflow, obwohl ihre bestehenden Plattformen funktionierten?

Obwohl ihre bisherigen Systeme funktionsfähig waren, entschieden sich OsloMet, VID und HIOF für WISEflow, um sich an der nationalen Empfehlung von SIKT und der übergeordneten strategischen Ausrichtung in Norwegen zu orientieren. Der Wechsel war nicht die Folge eines Systemversagens, sondern einer langfristigen Ausrichtung am Sektor und der Zukunftsfähigkeit.

Was waren die größten Bedenken während der Umstellung?

In allen Einrichtungen gehörten dazu Widerstand der Lehrenden, zusätzlicher Verwaltungsaufwand, Unsicherheiten bei Integrationen und die Sorge vor Instabilität bei Prüfungen mit hoher Tragweite. Diese Bedenken wurden als echte organisatorische Herausforderungen behandelt, nicht als technische Probleme.

Wie hat UNIwise die Einrichtungen bei der Umstellung unterstützt?

UNIwise agierte als praxisnaher Partner statt als herkömmlicher Anbieter und bot proaktives Onboarding, schnelle Reaktionszeiten, maßgeschneiderte Schulungen und direkte Erreichbarkeit in kritischen Phasen. Die Einrichtungen beschrieben den Support durchweg als persönlich, flexibel und ausgesprochen partnerschaftlich.

Was machte die schnelle Umstellung der VID erfolgreich?

Die VID hatte einen sehr engen Zeitplan, doch der starke Rückhalt der Leitung in Verbindung mit der intensiven Begleitung durch UNIwise machte es möglich. Kontinuierliche Schulungen, direkte Kommunikation und gezielte Beratung sorgten dafür, dass die Einrichtung die Plattform schnell und sicher wechseln konnte.

Wie gewann das HIOF die Sicherheit, früh Prüfungen mit hoher Tragweite durchzuführen?

Das HIOF führte schon früh in der Implementierung große Präsenzprüfungen durch, weil es darauf vertraute, bei Bedarf sofort Zugang zum Support von UNIwise zu haben. Das Wissen um direkte Ansprechpersonen und schnelle Eskalationswege ermöglichte eine entschlossene Einführung von WISEflow, auch wenn am Prüfungstag keine Probleme auftraten.

Welche Ergebnisse erzielten die Einrichtungen nach der Inbetriebnahme?

Alle drei Einrichtungen berichteten von weniger technischen Problemen, einem reibungsloseren Prüfungsbeginn, weniger Fragen von Studierenden, weniger manueller Kommunikation und mehr Planbarkeit. Der Erfolg bemaß sich weniger an Funktionen als daran, wie viel Reibung das neue System aus dem Alltagsbetrieb entfernte.