Verwaltungsaufwand senken, Flexibilität sichern und ein authentisches Prüfungserlebnis bieten

HINTERGRUND

Die UiT The Arctic University of Norway ist eine Forschungsuniversität, die zur wissensbasierten Entwicklung auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene beiträgt. An der UiT studieren und arbeiten 15.500 Studierende und 3.300 Mitarbeitende, und die Universität arbeitet seit 2013 mit WISEflow.

Im Folgenden lesen Sie ein Gespräch mit Maria Mykelstad, Administrative Manager an der UiT.

Hintergrund der digitalen Umstellung

Maria: Ich arbeite seit 2012 an der UiT und habe als Prüfungsreferentin an der Fakultät für Biowissenschaften, Fischerei und Wirtschaftswissenschaften angefangen. Schon als ich an die UiT kam, gab es Bestrebungen, Prüfungen zu digitalisieren. Mehrere Institute beschäftigten sich damit, und ich habe mich dem recht schnell angeschlossen, da ich ganz neu in meiner Rolle war! Die Lizenz wurde zwar zentral von unserer Einrichtung erworben, doch der Anstoß zur digitalen Umstellung kam als Initiative der Fakultäten.

Damals, im Jahr 2013, waren die wichtigste Triebkraft Fakultäten, die etwas Neues ausprobieren und ihre Abläufe optimieren wollten. Inzwischen nutzt die gesamte Universität WISEflow, und das schon seit einiger Zeit. Die Studierenden nutzen es für ihre Hausprüfungen, und rund 80 % der Präsenzprüfungen finden ebenfalls über WISEflow statt – im letzten Studienjahr waren das knapp 3.500 Prüfungseinheiten auf der Plattform.

Weniger Verwaltungsaufwand

Heute bin ich dafür verantwortlich, wie wir an der UiT Prüfungen durchführen. Die zentrale Prüfungsverwaltung stellt sicher, dass allen neuen Lehrenden Ressourcen zur Verfügung stehen, und bietet während der Semester Kurse und Webinare an, damit alle angemessen unterstützt und geschult werden.

Vieles von dem, was wir als „Verwaltungsaufwand“ bezeichnen würden, ist an der UiT inzwischen nahezu verschwunden. Die ganze Zeit, die für das Eintragen von Noten, das Einscannen von Papier, das Versenden von Prüfungen an Prüfende und die Sicherstellung der externen Moderation draufging – das betrachten wir gar nicht mehr als Arbeit. Mit WISEflow ist dieser Aufwand automatisiert und optimiert. Das ist für uns zur Normalität geworden.

WISEflow ermöglicht es uns außerdem, Flows anzulegen, die über mehrere Campus hinweg genutzt werden können. Die UiT hat vier Hauptcampus, und die Einheitlichkeit zwischen ihnen sicherzustellen, war früher deutlich schwieriger, weil wir nicht alles auf einer zentralen Plattform hatten. Jetzt ist es so viel einfacher! Wir können alle Campus in einem gemeinsamen Flow zusammenfassen und dann einfach nach Prüfungsräumen filtern und sortieren. Die Vereinfachung der Prüfungsverwaltung an der UiT ist nur die Grundlage, auf der wir aufgebaut haben.

Über die Erstellung und Verteilung von Prüfungen und Noten hinaus profitieren wir auch in der Kommunikation mit Mitarbeitenden und Studierenden erheblich. Das Nachrichtencenter von WISEflow spielt eine wichtige Rolle bei der Information der Studierenden und ist für einen einfachen Zugang in unser SIS integriert. WISEflow optimiert alle unsere Abläufe.

Echte, praktische Erfahrung für Studierende

Wir prüfen heute auf komplexere Weise. In Disziplinen wie den Naturwissenschaften werden viele digitale Werkzeuge eingesetzt, und auch wenn man Theorie und Grundlagen dieser Fächer lernen kann, ist das nicht dasselbe wie praktische Erfahrung. Eine digitale Prüfungsplattform bietet mehr Flexibilität, authentisch zu arbeiten.

Natürlich nutzen wir, wie viele Einrichtungen, für bestimmte Prüfungen den Lockdown Browser, um eine kontrollierte Umgebung zu gewährleisten. Wenn es jedoch darum geht, Theorie in die Praxis umzusetzen, können wir vielfältigere Prüfungsformate ermöglichen, etwa Open-Book-Prüfungen, bei denen die digitalen Werkzeuge der Studierenden zu ihrem Vorteil genutzt werden.

Es gilt durchaus, eine Balance zwischen praxisrelevantem und kriterienbasiertem Prüfen zu finden. Es ist wichtig, auf beide Arten zu prüfen – auf eine eher traditionelle, kontrollierte Weise und so, dass reale Erfahrungen simuliert werden. Das spiegelt Gesellschaft und Arbeitswelt außerhalb von Prüfungssituationen wider. Man möchte natürlich anders prüfen als noch vor 15 Jahren. Wenn man Prüfungen digitalisiert, hat man die Chance dazu.

Flexibilität und der Umgang mit der Pandemie

Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, hatten wir großes Glück, WISEflow bereits zu nutzen. Natürlich mussten wir alle Prüfungen auf Hausprüfungen umstellen, aber das war nur eine Notmaßnahme, und die Infrastruktur dafür war bereits vorhanden. Wir waren schon lange nicht mehr auf Papier angewiesen, daher spielte es keine Rolle, ob die Prüfungen digital vorgesehen waren oder nicht – wir haben es einfach gemacht.

Am Ende war die Pandemie für die UiT eigentlich kein großes Thema. Wir haben die Stundenpläne der Studierenden an die alternativen Hausprüfungen angepasst, doch dank der Flexibilität des digitalen Prüfens konnten wir uns mühelos auf die Situation einstellen.

Tatsächlich haben während der Pandemie viele Lehrende mit unterschiedlichen Prüfungsformaten experimentiert, da es zu Hause mehr Möglichkeiten für die Studierenden gab. Sie konnten die Studierenden zum Beispiel bitten, Excel oder andere Programme auf ihren Geräten zu nutzen. Nach der Pandemie stellten wir fest, dass die Fragen nach externen Ressourcen zunahmen. Mir scheint, dass die Lehrenden erkannt haben, dass sie mehr erreichen können, wenn sie digitale Werkzeuge vielfältig einsetzen, und auch wenn die Pandemie dies beschleunigt haben mag, ist es an der UiT ein anhaltender Trend geblieben.

Blick in die Zukunft: das WISEflow-Tool Device Monitor

Wie gesagt, die Arbeit mit WISEflow ist heute Normalität; dennoch gibt es immer Raum für Weiterentwicklung. Wir warten gespannt auf die Veröffentlichung des WISEflow-Tools Device Monitor und sind überzeugt, dass es für die Einrichtung von Nutzen sein wird, weil es unser Instrumentarium für die Prüfungssicherheit um eine weitere Option ergänzt. Einige Lehrende möchten bei Präsenzprüfungen viele verschiedene Dinge umsetzen können. Derzeit nutzen wir den Lockdown Browser, der hervorragend dafür sorgt, dass die Studierenden in einer kontrollierten Umgebung bleiben und nur bestimmte Quellen nutzen, doch der Device Monitor wird uns mehr Flexibilität bei der Gestaltung von Präsenzprüfungen auf dem Campus geben.

Die Lehrenden werden ihre Prüfungen stärker anpassen können, als es mit FLOWlock möglich ist. Der Device Monitor wird den Studierenden die Möglichkeit geben, bei Open-Book-Präsenzprüfungen weitere Ressourcen zu nutzen, während weiterhin klar ist, dass sie beaufsichtigt werden und die Umgebung kontrolliert wird. Wenn Lehrende in ihren Prüfungen beispielsweise den Einsatz von KI fördern, sofern diese korrekt zitiert und belegt wird, könnten die Studierenden das tun und dennoch eine beaufsichtigte Prüfung ablegen.

Sobald der Device Monitor veröffentlicht ist, werden wir seine Einführung an der UiT vorbereiten. Es war großartig, gemeinsam mit UNIwise und Organisationen wie SIKT – der norwegischen Agentur für gemeinsame Dienste im Bildungswesen – zu arbeiten. So konnten wir gezieltes Feedback zum Device Monitor geben, und die Zusammenarbeit am Projekt verlief sehr positiv. Ich bin gespannt, wie es sich entwickelt!