Integrationen, Innovationen und Übergänge: Die Universität Erfurt über die Vorteile des digitalen Prüfens

Hintergrund und Kontext

Seit ihrer Neugründung im Jahr 1994 hat sich die Universität Erfurt mit einem herausragenden kultur- und sozialwissenschaftlichen Profil national wie international fest in der Hochschullandschaft etabliert. Mit ihren Schwerpunkten Religion, Geisteswissenschaften, Kulturwissenschaften, Gesellschaft und Lehrkräftebildung ist die Universität Erfurt eine zentral gelegene Bildungs- und Forschungseinrichtung mit rund 6.000 Studierenden, etwa 100 Professuren sowie rund 400 wissenschaftlichen Mitarbeitenden und 300 Beschäftigten in der Verwaltung.

Die Universität Erfurt nutzt WISEflow seit 2020.

Der folgende Text ist ein Bericht von Prof. Dr. Gerd Mannhaupt, Vizepräsident für Studium und Lehre und Direktor der Erfurt School of Education an der Universität Erfurt.

Eine Triebkraft des Wandels

Eines möchte ich gleich zu Beginn klarstellen: Die Einführung digitaler Prüfungen in Erfurt war nicht bloß eine Folge der COVID-19-Pandemie. Wir hatten schon zwei Jahre vor dem Auftreten des Coronavirus über die Digitalisierung von Prüfungen diskutiert. Besonders befürwortet haben das Kolleg:innen, die Prüfungen mit vielen Studierenden ohne technische Unterstützung durchführten – viele von ihnen setzten vor allem auf Multiple-Choice-Tests, und für dieses Format ist eine digitale Prüfung viel einfacher umzusetzen als eine mit Stift und Papier. Wir waren also bereits auf der Suche nach einer Lösung.

Ich persönlich wollte schon sehr lange weg von gedruckten, schriftlichen Abgaben. Früher mussten mir alle Studierenden eine E-Mail mit einer oder mehreren PDF-Dateien schicken: Alles musste bei mir elektronisch eingereicht werden. Aus meiner Sicht ging es nicht nur darum, die Prüfungen digital zu schreiben, sondern den gesamten Prüfungsprozess zu digitalisieren. Das war der entscheidende Grund für den Wechsel, und darin liegt eine der großen Stärken von WISEflow. Meine Recherchen hatten gezeigt, dass es für uns nicht viele geeignete Alternativen gab. Wir haben uns für WISEflow entschieden, weil es weit mehr ist als eine digitale Prüfungssoftware für Fernprüfungen – uns gefielen die automatische Texterkennung und die Plagiatsprüfung, die in unserer Lizenz enthalten sind.

Entscheidungsprozess und Datenschutz

Ich glaube nicht, dass noch ein Open-Source-System entwickelt wird, das auch nur annähernd an die Leistungsfähigkeit von WISEflow heranreicht. Als wir erstmals über die Einführung digitaler Prüfungen nachdachten, fragte ich den Leiter unseres Rechenzentrums, der für alle IT-Angelegenheiten zuständig ist, wie lange es dauern würde, ein eigenes Prüfungssystem zu entwickeln. Er sagte: mindestens zwei Jahre – und meiner Meinung nach würden selbst zwei Jahre nicht reichen. Das sind handgestrickte Systeme: Wenn eine Lehrperson sagt „Ich möchte das so haben“, muss das programmiert werden, und dann sagt die nächste „Ich brauche aber etwas anderes“. Jede Universität, die versucht hat, ein eigenes System zu bauen, scheint zum selben Schluss zu kommen. Keine Universität kann im Alleingang die Funktionen entwickeln, die WISEflow bereits bietet.

Es geht dabei auch nicht nur um Zeit – die Entwicklung eines eigenen Systems erfordert viele Ressourcen. Kostenmäßig war und ist WISEflow ein vergleichsweise günstiges System. Es wäre unklug gewesen, anders zu entscheiden.

Schon sehr früh im Prozess, bereits im Juli 2020 und damit vor dem ersten Prüfungszeitraum, haben wir den Landesbeauftragten für den Datenschutz einbezogen. Inzwischen wurde das Thüringer Hochschulgesetz geändert, sodass es digitale Prüfungen zulässt; es enthält nun genau das, was wir brauchen, um unser Vorhaben sinnvoll umzusetzen. Auch unsere Prüfungsordnungen haben wir angepasst und darin festgelegt, wie digitale Prüfungen durchzuführen sind. All das ist heute fester und dauerhafter Bestandteil der Prüfungsregelungen an der Universität Erfurt.

WISEflow nutzt AWS-Server in der Cloud, wobei die gesamte Verarbeitung ausschließlich verschlüsselt erfolgt. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz hat das Verfahren geprüft und genehmigt.

Aus meiner Sicht erfahren wir jede Woche von einer öffentlichen Einrichtung, die auf irgendeine Weise kompromittiert wurde. Niemand behauptet deshalb heute noch, die Server müssten in Thüringen stehen – man sollte nie davon ausgehen, sicher zu sein, nur weil Backups lokal gespeichert werden. Man kann ein gutes lokales Backup-System aufbauen, aber lokale Server sind nur so sicher (oder unsicher) wie die Server, die AWS in Irland betreibt. Wo liegt also der eigentliche Unterschied? Ich würde sagen, die AWS-Server sind sicherer, weil dort mehr Sicherheitsexpertise vorhanden ist.

Einführung der Plattform an der Universität

Acht Wochen. So lange hat es gedauert, von der Vertragsunterzeichnung im Juni 2020 bis zur ersten Prüfung am 13. Juli. Die Mitarbeitenden von UNIwise sagten uns damals, es werde knapp. Möglich wurde es nicht durch Tempo um seiner selbst willen, sondern weil wir nicht bei null anfingen. Zwei Jahre interne Vorarbeit, Gespräche, die Recherche nach Alternativen und die Überzeugung, den gesamten Prozess zu digitalisieren statt nur die Prüfung selbst, führten dazu, dass wir genau wussten, was wir wollten, als der Moment kam, schnell zu handeln.

Kolleg:innen an anderen Universitäten, die erst ernsthaft über digitale Prüfungen nachdachten, als der äußere Druck schon nachgelassen hatte, stießen bei den Lehrenden auf enormen Widerstand. Einige Universitäten hier in Thüringen versuchten stattdessen, alles über Präsenzprüfungen zu regeln, weil sie bei ihren eigenen Lehrenden nie Überzeugungsarbeit geleistet hatten.

In Erfurt waren es Kolleg:innen und Studierende, die mich fragten: „Wann bekommen wir endlich ein elektronisches Prüfungssystem?“ Die Idee fand bereits breite Zustimmung. Kleinere Studiengänge wären ohnehin mitgezogen, die eigentliche Arbeit bestand darin, in den größeren Studiengängen mit schriftlichen Prüfungen für 300 oder 500 Studierende gleichzeitig Fürsprecher:innen zu gewinnen.

Die Ergebnisse sprechen für sich: kein einziger Zwischenfall im ersten Prüfungszeitraum, jede Prüfung wurde zu dem Termin geschrieben, der ursprünglich im Vorlesungsverzeichnis vom März 2020 festgelegt war, keine einzige Absage. 6.000 Studierende nutzten das System und waren froh, ihre Zeugnisse im September 2020 zu erhalten, statt ein Semester oder länger warten zu müssen. Die Studierenden haben uns hoch angerechnet, dass es keine Verzögerungen gab, und wir erhalten seitdem durchweg positives Feedback von ihnen.

Die Mitarbeitenden mitnehmen

Ich persönlich fühle mich im Umgang mit WISEflow sehr sicher. Anfangs habe ich an jeder angebotenen Schulung teilgenommen, und inzwischen sind auch alle unsere Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand. Es ist wichtig, während der Implementierungsphase alle Beteiligten einzubinden, um wirklich alle mitzunehmen. Auch wenn es nicht der landläufigen Meinung entspricht: Lehrende an Universitäten haben im Grunde eine konservative Grundhaltung. So innovativ ihre Forschung auch sein mag, bei strukturellen Fragen sind sie konservativ – alles soll so bleiben, wie es ist, oder noch besser, so werden, wie es vor Jahren war. Wie gesagt, digitale Prüfungen sind nach unseren Prüfungsordnungen der Regelfall, doch wer eine Masterarbeit begutachtet, kann im digitalen Anmeldeformular ein Kästchen ankreuzen und eine Papierfassung anfordern.

In diesem Fall müssen die Studierenden eine zweite Fassung ihrer Arbeit einreichen, damit sie auf Papier bewertet werden kann. Das gibt es zwar noch, aber nur in sehr begrenztem Umfang. An der Erfurt School of Education (ESE) ist das kein großes Problem. Die wichtigste laufende Diskussion lautet: Wie korrigiert man Abgaben am besten? An jedem modernen Arbeitsplatz sollte es mindestens einen Computer mit digitalem Stift und einer besseren Software als Acrobat geben, an dem man handschriftliche Korrekturen direkt in den PDF-Dateien vornehmen kann. So mache ich es – ich habe dafür eine spezielle Software, und sie funktioniert reibungslos. Ich kann damit lesen und schreiben wie auf Papier.

Hätte ich diese Möglichkeit nicht und müsste alle Anmerkungen mit Tastatur und Maus machen, wollte ich digitale Prüfungen auch nicht korrigieren oder bearbeiten. Unser Rechenzentrum hat inzwischen aber Geräte mit digitalem Stift für die Korrektur eingeführt, sodass immer mehr Lehrende diese Möglichkeit nutzen – und deshalb gibt es auch keine Vorbehalte mehr.

Einhaltung der universitären Vorgaben

Nach unseren Vorgaben müssen wir Prüfungen und Arbeiten fünf Jahre lang aufbewahren. Dank WISEflow schaffen wir nach und nach Tonnen von Papier aus unseren Regalen und Metallschränken – alles wird stattdessen in das elektronische Archiv von WISEflow überführt. Jetzt ist alles ordentlich archiviert und jederzeit verfügbar, und gemäß unserem Lizenzvertrag mit UNIwise wird alles nach fünf Jahren gelöscht, genau so, wie es sein soll. Das physische Archiv gehört der Vergangenheit an.

Diese Funktion, auf die wir erstmals bei der Präsentation von WISEflow aufmerksam wurden, war ausschlaggebend für unsere Entscheidung für die Plattform. Ich wollte nicht nur ein Provisorium, um eine schwierige Zeit zu überbrücken – die Überlegung war und ist, hier ein für alle Mal ein System einzuführen und es dauerhaft zu betreiben.

In den Prüfungsordnungen ist außerdem geregelt, dass bei Master- und Abschlussarbeiten nicht mehr die Abgabe der Papierfassung als rechtlich verbindlicher Abgabetermin gilt (eine Papierfassung wollen wir gar nicht mehr), sondern das Datum der elektronischen Abgabe. Die Abgabefrist ist das Ende des Flows in WISEflow.

Einmal wandten sich mehrere Studierende an die Erfurt School of Education (die „ESE“), unser Zentrum für Lehrerbildung und Bildungsforschung, deren Direktor ich bin. Sie fragten, wie Abschlussarbeiten für die Abgabe gedruckt werden sollten, wenn der Zugang zu Copyshops und Druckdiensten plötzlich eingeschränkt war. Die ESE fragte, wie wir das lösen würden, und ich sagte, dass wir das über WISEflow problemlos umsetzen können. Dazu muss man wissen, dass die meisten Masterarbeiten der Universität an der ESE geschrieben werden – 300 bis 350 pro Jahr. Das bedeutete 350 Studierende, die in dieser Zeit nicht ohne Weiteres vier gedruckte Exemplare anfertigen lassen konnten. Wir haben das an der ESE einfach digital eingerichtet.

Arbeiten per E-Mail einzureichen, ist nicht möglich – das ist rechtlich nicht zulässig. Digitale Prüfungsunterlagen müssen über WISEflow laufen. Inzwischen sind alle von den Funktionen überzeugt: Alle Fakultäten nutzen WISEflow, und alle Masterarbeiten werden darüber abgewickelt.

Vorteile digitaler Prüfungen für die Universität Erfurt

1. Einer der Vorteile von WISEflow als System ist, dass sich Änderungen relativ unproblematisch umsetzen lassen. Man kann das Ganze leicht um einen individuellen Prüfungszeitraum erweitern. Ein weiterer großer Vorteil: Die Archivierung in Papierform entfällt. Wir hatten meterweise Prüfungsunterlagen in unseren Archiven. Wer viele schriftliche Prüfungen hat, hat viel Papier. All das ist nicht mehr nötig.

2. Lehrende können den Studierenden ihre Abgaben mühelos zusammen mit den eigenen Kommentaren zur Verfügung stellen. Dabei ist zu betonen, dass nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs alle Studierenden das Recht auf eine Kopie ihrer Arbeit mit den Anmerkungen der Prüfenden haben. Um dem nachzukommen, muss man lediglich auswählen, ob man das Inline-Feedback mit den Studierenden teilen möchte. Mit einem einfachen Klick lässt sich dieses Feedback teilen. Alles in allem war die Effizienz des Systems schlicht überzeugend.

3. Die enorme Zeit, die ich als Lehrender spare, kann ich jetzt anderweitig nutzen. Früher mussten die Noten eingetragen, erneut überprüft und dann meist in Excel übertragen werden. Solche Aufgaben sind vollständig weggefallen. Nach meiner eigenen Erfahrung würde ich sagen, dass gegenüber handschriftlichen Prüfungen etwa die Hälfte der Lesezeit eingespart wird. Ich stelle immer Aufsätze als Prüfungsaufgabe, und digitale Arbeiten lassen sich einfach viel schneller lesen als handschriftliche. Derzeit arbeiten wir daran, den Studierenden bewusst zu machen, dass Texte auch eine Struktur haben können und dass sie mit Überschriften arbeiten können. Das ist die nächste Herausforderung. Sonst schreiben sie buchstäblich 1.000 Wörter in einem einzigen Block. Nicht einmal ein Absatz. Was das Lesen angeht, ist das schlicht eine Win-Win-Situation für alle Lehrenden.

4. Ein weiterer Vorteil: Kosteneinsparungen. Wir sparen Infrastrukturkosten, etwa für Mobiliar und Ausstattung. Ein einziger Prüfungszeitraum kostet uns so viel wie die WISEflow-Software für ein ganzes Jahr mit allen dazugehörigen Anpassungen. Wir sparen auch Geld, weil sich studentische Hilfskräfte nicht mehr um das ganze Papier kümmern müssen, ganz zu schweigen von den Druckkosten. Früher mussten wir Unterlagen, Prüfungen und Anleitungen für Hunderte und Tausende von Studierenden drucken. Das ist alles Vergangenheit. Für uns ist der Preis des Systems eines der stärksten Argumente.