Einführung von WISEflow an der Brunel University London

Zur Weiterentwicklung ihrer Prüfungen und Bewertungen setzt die Brunel University London seit dem Prüfungszeitraum 2015/16 WISEflow für digitale Prüfungen ein und ist derzeit die führende britische Universität bei der Durchführung digitaler BYOD-Prüfungen („Bring Your Own Device“).

Die Brunel University London hat einen großen Teil ihres laufenden Digitalisierungsprozesses in ihrem Digital Assessment Blog dokumentiert.

Ziele der Einrichtung

Mit der Digitalisierung von Prüfungen möchte die Brunel University London „die Qualität des Prüfens verbessern und ein einheitlicheres Studienerlebnis schaffen“. Da die elektronische Verwaltung von Prüfungen in vielen Abläufen des Prüfungs- und Bewertungsverfahrens Vorteile bieten kann, erhofft sich die Brunel University Verbesserungen in folgenden Bereichen:

• Verbesserung des Studienerlebnisses
• Erleichterung der Bewertung
• Standardisierung und Einheitlichkeit der Prüfungsverwaltung
• Mehr Sicherheit
• Neue Möglichkeiten für Analysen

Erstes Pilotprojekt

Die Zusammenarbeit zwischen der Brunel University London und UNIwise begann 2015, als wir zwischen September 2015 und Januar 2016 ein Pilotprojekt für digitale Prüfungen als Machbarkeitsnachweis durchführten. Dieses Pilotprojekt zeigte konkrete Verbesserungsmöglichkeiten für die britischen Prüfungs- und Bewertungsabläufe auf und führte zur Gründung eines PPP-Projekts (Public Private Partnership) zwischen UNIwise und der Brunel University, um weiter zu untersuchen, was das digitale Prüfen im britischen Bildungsrahmen leisten kann. Das PPP-Projekt umfasste 5 Phasen:

Implementierung von WISEflow an der Brunel University

Juli – Oktober 2016

Anpassung der Moderationsprozesse

September – November 2016

Durchführung der Prüfungen

November 2016 – Juni 2017

Entwicklung der SITS-Integration

September 2016 – April 2017

Evaluation

Mai – September 2017

Während des Projekts stellte UNIwise WISEflow als Service bereit, führte Entwicklungsarbeiten für Anpassungen und die SITS-Integration durch und erbrachte zudem Beratungsleistungen: Wir unterstützten die Brunel University bei der Durchführung von System- und Funktionstests und lieferten Informationen für den Abschlussbericht und die Evaluation des Projekts. Die Brunel University ihrerseits stellte uns ihr fundiertes Wissen über die Prüfungs- und Moderationsprozesse an britischen Hochschulen zur Verfügung.

Kontinuierliche Kommunikation während der gesamten Umstellung

Während des gesamten Implementierungsprozesses war uns kontinuierliche Kommunikation besonders wichtig, denn sie erleichtert jedes Veränderungsprojekt für alle Beteiligten erheblich. Um sicherzustellen, dass alle Ebenen der Organisation der Brunel University gleichermaßen informiert und eingebunden waren, haben wir zahlreiche Kommunikationsmaßnahmen umgesetzt:

• Wir organisierten zweiwöchentliche Projektmanagement-Treffen mit einer oder mehreren Personen von UNIwise und der Projektleitung der Brunel University. Diese Treffen stellten sicher, dass das Projekt für digitales Prüfen stets im Rahmen der eigenen Beweggründe und Ziele der Brunel University blieb, die in einem der ersten Treffen zwischen UNIwise und der Brunel University festgehalten worden waren.
• Um die Mitarbeitenden mit ihren neuen Rollen vertraut zu machen, wurden mehrere Workshops für Aufsichtspersonen, Prüfende, Administrator:innen und die Leitungsebene durchgeführt. Die Workshops waren auf die spezifischen Bedürfnisse der Brunel University zugeschnitten und sollten jeder Rolle fundiertes Wissen und praktische Erfahrung mit der Funktionsweise von WISEflow vermitteln.
• Außerdem fand ein Treffen mit der obersten Leitungsebene der Brunel University statt, um deren Unterstützung sicherzustellen und die Strategie der Hochschulleitung (Pro-Vice-Chancellor) für digitales Prüfen zu stärken.
• In halbjährlichen Treffen wurde die Leitung der Brunel University fortlaufend über den Stand der Implementierung, den breiten Umfang des Projekts für digitales Prüfen und die kundenspezifischen Entwicklungsprojekte wie die SITS-Integration informiert.

Um einen möglichst reibungslosen digitalen Übergang zu gewährleisten, waren wir bei der ersten digitalen Prüfung mit hoher Tragweite vor Ort, und unsere Entwicklungsabteilung behielt alles genau im Blick, um einen stabilen Ablauf sicherzustellen.

Schrittweise Implementierung als Grundlage für eine breitere Einführung

Der Weg zum vollständig digitalen Prüfen an der Brunel University bestand in einer schrittweisen und kontrollierten Implementierung. Seit dem Start hat sich die Brunel University London von einer kleinen Implementierung zu einem deutlich ausgeweiteten Projekt für digitales Prüfen entwickelt. Von 156 Studierenden im ersten Prüfungsjahr stieg die Zahl auf 1.220 Studierende, die ihre Prüfungen im Prüfungszeitraum 2017/2018 digital mit WISEflow ablegten. Es wurden 3.162 Prüfungen abgegeben, und die Brunel University kündigt für die Zukunft eine noch größere Ausweitung an:

Support und Wartung

Im Rahmen ihrer schrittweisen Ausweitung hin zu einem umfassenderen digitalen Prüfungsprozess hat die Brunel University London vollen Zugang zum Support unseres Kundenservice-Teams per Telefon, E-Mail oder Chat.

Nach Angaben der Brunel University hat sie zudem mehrere interne Unterstützungsangebote geschaffen, etwa „Brunel Digital Exams“, eine interne Anlaufstelle, die „Studierende informieren, sensibilisieren und auf ihre digitalen Prüfungen vorbereiten sowie Offline-Support bieten“ soll, sowie Laptop-Checks für Studierende, die unsicher sind, ob ihr Gerät für digitale Prüfungen stabil genug ist.

Erzielte Vorteile und Projekterfolge

Laut der Brunel University sind die Vorteile „sofort erkennbar und überzeugend, für Studierende wie für Mitarbeitende“. Die folgende Beschreibung gibt die Erfahrungen der Brunel University mit dem neuen digitalen Prüfungs- und Bewertungsverfahren wieder:

„Das Verfahren ist einfach und sicher. Vor ihren Prüfungen installieren die Studierenden einen Lockdown Browser auf ihren Laptops, der während der Prüfung den Zugriff auf alle anderen Anwendungen sperrt, wobei bei Bedarf der Zugriff auf ausgewählte Websites erlaubt werden kann. Die passwortgeschützte Prüfungsarbeit wird sicher online gespeichert und ist nur während der Prüfung verfügbar.

Für unsere Aufsichtspersonen gehört das Zählen von Blättern, bevor die Studierenden den Prüfungssaal verlassen dürfen, der Vergangenheit an. Ein kurzer Blick auf den Bildschirm bestätigt, dass alle Studierenden ihre Arbeit abgegeben haben – besonders nützlich bei großen Prüfungen mit über 250 Studierenden, wenn sich die Abgaben in Sekunden zählen lassen. Die offensichtlichen Vorteile für die Umwelt, weil keine Papierberge mehr gedruckt werden, verstärken sich noch dadurch, dass keine Prüfungsarbeiten mehr in Rollwagen über den Campus hin- und hergeschoben werden müssen. Auch die Bewertenden erhalten die Prüfungsarbeiten ohne Verzögerung und müssen sich nicht mehr mit Kolleg:innen treffen, um Arbeiten zur Bewertung und/oder Moderation auszutauschen.

Studierende kommen heute mit Erwartungen an die Hochschule, die durch den zunehmenden Einsatz von Technologie in der Schule geprägt sind. Einige Studien deuten darauf hin, dass Studierende schneller tippen als schreiben, und Ideen in Prüfungsarbeiten zu überarbeiten und neu zu ordnen, fällt einer Generation von Studierenden leicht, die sonst keine Arbeiten mehr von Hand schreiben muss. Die Studierenden können einfache Zeichnungen digital erstellen oder handgezeichnete Diagramme mit der Webcam ihres Geräts erfassen; der Verzicht auf Stift und Papier bei den schriftlichen Teilen der Prüfung beugt jedoch Schreibkrämpfen vor. Und dank des schnelleren Abschlusses am Ende der Prüfung können die Studierenden den Saal früher verlassen.“