Digitale Aufnahmeprüfung an der Danish School of Media and Journalism

Hintergrund

Anlass dieses jährlichen Medienereignisses ist die einmal im Jahr stattfindende Aufnahmeprüfung für das Journalismusstudium an der Danish School of Media and Journalism (DMJX). Diese Aufnahmeprüfung hat in der dänischen Bildungsgeschichte Kultstatus, da sie jedes Jahr anspruchsvoll und abwechslungsreich ist und ein Studienplatz an der Hochschule bei angehenden Journalist:innen sehr begehrt ist. Jedes Jahr beginnen zwischen 1.300 und 1.500 Personen das Bewerbungsverfahren, aber nur rund 225 schaffen es.

Die DMJX wickelt den Großteil ihrer Prüfungsprozesse über WISEflow ab, einschließlich der Aufnahmeprüfung. WISEflow ist für eine Vielzahl von Prüfungsformaten ausgelegt, doch Aufnahmeprüfungen sind strukturell anders als herkömmliche Prüfungen. Während eine Prüfung in der Regel einen Leistungsnachweis in einem einzelnen Fach mit anschließender Bewertung der Leistung darstellt, ist eine Aufnahmeprüfung ein langer Auswahlprozess, um die geeigneten Bewerbenden zu finden.

Die Aufnahmeprüfung an der DMJX ist sehr vielseitig und führt die Bewerbenden durch 4 bis 5 verschiedene Fächer, bis die endgültige Auswahl feststeht. Am Tag der Aufnahmeprüfung legen mehr als 800 Bewerbende die Prüfung in WISEflow ab.

Wir haben mit Solveig Schmidt, Quality Manager, Karin Løntoft Degn-Andersen, Leiterin der Studierendenverwaltung, und Anne-Cathrine Aune List, wissenschaftliche Mitarbeiterin in der Studienverwaltung, gesprochen, um mehr über ihre Erfahrungen mit dem neuen digitalen Prozess zu erfahren.

Vor der Digitalisierung

Die Aufnahmeprüfung an der DMJX wurde eingeführt, als der Weg in den Journalismus in den Siebzigerjahren von der Ausbildung im Betrieb zu einem formalen Studium[1] wechselte, und bis 2015 wurde die Aufnahmeprüfung manuell durchgeführt. Sie erforderte zahlreiche Arbeitsstunden und Tausende von Seiten Papier, die gedruckt, verschickt und vor Ort transportiert werden mussten. Seit 2015 hat die DMJX jedoch einen großen Teil ihres Prozesses mit WISEflow digitalisiert.

Vor der Digitalisierung der Aufnahmeprüfung hatten die drei Mitarbeiterinnen der DMJX feste Rollen im Prozess, und diese Rollen haben sich nach der Umstellung tatsächlich kaum verändert, erzählt Solveig: „Wir übernehmen weiterhin unsere jeweiligen Aufgaben im Verfahren, mit derselben Aufgabenverteilung und denselben Kommunikationsschnittstellen. Was sich geändert hat, ist der Zeitplan des Prozesses. Mein Zeitplan hat sich drastisch verändert, da ich den Druck und die Korrektur von 1.200 Prüfungssätzen nicht mehr berücksichtigen muss.“

Die Prüfungssätze werden nach wie vor Korrektur gelesen („natürlich“, fügt Solveig hinzu), doch die Frist ist weniger kritisch, da sie nicht mehr extern in den Druck gegeben werden müssen. Und der Papierverbrauch insgesamt wurde gewaltig, so Anne-Cathrine: „Am Prüfungstag hatten wir in der Regel 4–5 Teile in der Aufnahmeprüfung. Das bedeutete, dass wir für jeden Teil eine gedruckte Prüfung für bis zu 1.200 Bewerbende brauchten – und dabei ist das Papier, das die Bewerbenden während der Prüfung selbst beschrieben, noch nicht einmal mitgerechnet.“

Auch diese zusätzlichen Blätter mussten eingesammelt werden, was den ohnehin enormen Aufwand bei der Papierverarbeitung noch erhöhte; und all das musste geschehen, ohne den festgelegten Zeitplan der Prüfung zu beeinträchtigen. Trotz aller Sorgfalt gingen immer einige Blätter verloren, berichtet Solveig. Häufig schrieben Bewerbende versehentlich die falsche Nummer auf ihre Blätter, sodass die Mitarbeitenden der DMJX die schwierige Aufgabe hatten, die Blätter zu identifizieren und den richtigen Bewerbenden zuzuordnen, um den Fehler zu beheben.

Neben Solveig, Karin und Anne-Cathrine selbst waren an zwei verschiedenen Standorten 8–10 Personen im Einsatz, deren einzige Aufgabe darin bestand, die im Laufe des Tages anfallenden Blätter zu ordnen. Und nach jeder Prüfung mussten alle Nummern gezählt werden, um sicherzustellen, dass alle Bewerbenden ihre Prüfung abgegeben hatten. Nach Ansicht aller drei war der manuelle Aufwand rund um die Aufnahmeprüfung schlicht enorm.

Heute sieht das anders aus, so Karin:

Technisch bedingtes Ausscheiden gehört der Vergangenheit an

Der geringere Papierverbrauch und -aufwand ist zwar erheblich, aber nicht die einzige positive Veränderung, die die DMJX erlebt hat.

Während der Aufnahmeprüfung kam es nicht selten vor, dass mehrere Bewerbende wegen technischer Schwierigkeiten entmutigt aufgaben. Solveig erklärt: „Jedes Jahr mussten wir zwischen 1 und 5 Bewerbende nach Hause schicken, weil die mitgebrachten Drucker defekt waren, sie die Kabel vergessen hatten oder sich einen Drucker geliehen hatten und schlicht nicht wussten, wie man ihn zum Laufen bringt.“

Heute wird niemand mehr wegen technischer Probleme nach Hause geschickt. Das mag überraschen, da der technische Rahmen gewachsen ist, doch die digitalen Hilfsmittel der WISEflow-Plattform tragen tatsächlich dazu bei, technische Störungen zu vermeiden. Heute kann der Fortschritt aller Bewerbenden verfolgt werden, und wenn sich nichts tut, lässt sich die betreffende Person leicht ausfindig machen und unterstützen:

Im Rahmen der Prüfung ist Personal des UNIwise-Kundensupports an beiden Standorten anwesend, um bei technischen Schwierigkeiten zu helfen. Laut Solveig ist es ungemein befreiend, Bewerbende, die Hilfe brauchen, an die Fachleute von UNIwise verweisen zu können.

Einführung einer digitalen Prüfungsplattform

Unsere Erfahrung zeigt, dass bei der Einführung einer völlig neuen Art, Prüfungen durchzuführen und zu bewerten, meist eine Benutzergruppe als letzte die Veränderung mitträgt: die Prüfenden. Es kann eine Herausforderung sein, sie mit dem Bewertungswerkzeug zum Annotieren, Kommentieren und Markieren von Prüfungsarbeiten vertraut zu machen.

Aus diesem Grund haben wir für alle unsere Werkzeuge eine Dokumentation entwickelt, die schnell abrufbar und leicht verständlich ist. Die DMJX war mit dieser Dokumentation sehr zufrieden, da diese Struktur bei Prüfenden deutlich wirksamer ist, wie Solveig betont. Statt langer und mühsamer Handbücher gibt es im Online-Helpdesk für die meisten Werkzeuge und Funktionen kurze Anleitungstexte und Videos, sodass die Prüfenden ihr jeweiliges Problem schnell und einfach lösen können.

Auch die DMJX selbst hat Schritte unternommen, um den Prozess zu erleichtern. Sie hat für alle Benutzer:innen – Bewerbende wie Prüfende – Broschüren erstellt, die das WISEflow-System und die für die jeweilige Gruppe relevanten Funktionen vorstellen. So lassen sich die Bewerbenden auch viel schneller und effizienter mit dem nötigen Wissen ausstatten, denn während der Aufnahmeprüfung zählt jede Minute.

Aus diesem Grund gibt es außerdem einen Vortest für die Bewerbenden. Vor der eigentlichen Aufnahmeprüfung ist eine kleine Hausaufgabe über WISEflow einzureichen. Dadurch erhält die DMJX erste Informationen über die Bewerbenden, und zugleich hilft es den Bewerbenden, sich auf die Nutzung der Plattform vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie auf ihrem Gerät funktioniert.

Zeitsparende Funktionen in WISEflow

Was der DMJX wirklich Ressourcen spart, ist die Möglichkeit der automatischen Bewertung. Im Multiple-Choice-Modul hat sie eine solide Vorlage für die Phase „Logik und Analyse“ der Aufnahmeprüfung entwickelt, die in WISEflow automatisch bewertet werden kann.

Das Erstellen und Wiederverwenden von Vorlagen ist eine der Möglichkeiten in WISEflow, die der DMJX echten Mehrwert bietet. Die Entwicklung der Vorlage ist zwar zeitaufwendig, doch die Zeit ist schnell wieder hereingeholt, da die Vorlagen mit kleinen Anpassungen über mehrere Jahre wiederverwendet werden können. Anders als in früheren Jahren haben die Bewerbenden heute keine Möglichkeit mehr, die Prüfung aus dem Prüfungsraum mitzunehmen und Format und Inhalt den Bewerbenden des nächsten Jahres zu zeigen.

Laut Solveig sparen diese Funktionen viele Stunden bei der jährlichen Erstellung und Bewertung der Prüfungen und stärken zugleich den pädagogischen Wert der Aufnahmeprüfung.

Vor WISEflow war die Bewertung eine komplizierte und ressourcenintensive Aufgabe. Für den sprachlichen Teil der Aufnahmeprüfung wurden drei Vollzeit-Prüfende eine Woche lang benötigt, und obwohl der Wissensteil an einem einzigen Tag bewältigt wurde, waren 10 Hilfskräfte nötig, um ihn im vorgegebenen Zeitrahmen zu bewerten. Diese Abläufe sind heute alle automatisiert. Und auch wenn wir die Rahmenbedingungen der Aufnahmeprüfung der DMJX noch nicht vollständig abdecken, entwickeln wir weiter, um ihren Anforderungen gerecht zu werden: „Es kommen immer mehr Funktionen hinzu, die uns die Arbeit erleichtern“, berichtet Karin. Die Erfahrungen der DMJX mit WISEflow fasst Solveig abschließend so zusammen: „Am Ende sparen wir Ressourcen und erhalten eine qualitativ bessere Aufnahmeprüfung.“

[1] Mit dem Wechsel von der Ausbildung im Betrieb zum formalen Studium gewann die theoretische Komponente des journalistischen Handwerks an Gewicht, doch die praktische Dimension spielt nach wie vor eine große Rolle: Während des Studiums absolvieren die Studierenden ein 18-monatiges Praktikum bei einem Medienunternehmen.