Das Europäische Patentamt über die Durchführung der Europäischen Eignungsprüfung mit WISEflow

In einer einzigen Woche im März 2021 legten 3.733 Kandidat:innen an fünf Tagen insgesamt 24 Stunden Prüfungen ab – 130 digitale Prüfungsseiten in jeder der drei Amtssprachen des EPA, aufgeteilt auf 17 separate „Flows“, unterstützt von 80 Online-Aufsichtspersonen und einem 15-köpfigen Rapid-Deployment-Team. In diesem Umfang läuft die Europäische Eignungsprüfung (EEP) heute mit WISEflow.

Hintergrund

Wer europäische Patentanwältin oder europäischer Patentanwalt werden will, muss die EEP bestehen: mindestens drei Jahre Vorbereitung, zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung und eine Vorprüfung, in der die Fähigkeit geprüft wird, Rechtsfragen zu beantworten und Ansprüche zu formulieren. Vor 2020 fand die Prüfung einmal jährlich in physischen Prüfungszentren statt, und Tausende handschriftlicher Arbeiten wurden eingescannt und zweimal von Hand bewertet. Das änderte sich, als die EEP 2020 wegen COVID-19 abgesagt wurde und sich abzeichnete, dass auch 2021 keine Präsenzprüfung möglich sein würde – fast 3.800 Kandidat:innen warteten darauf, die Prüfung abzulegen, darunter ein Rückstau von knapp 2.000 aus dem Vorjahr. Eine erneute Verschiebung auf 2022 hätte bis zu 5.500 Kandidat:innen in der Warteschlange bedeutet. Dieser Rückstau war es, der die EEP im Eiltempo auf WISEflow brachte.

Im Folgenden lesen Sie ein Interview mit Xavier Seuba, Direktor der Europäischen Patentakademie und der EEP, und Simon White, Direktor für IT-Zusammenarbeit.

Xavier Seuba (XS): Um die Qualität des Patentsystems und der vom EPA erteilten Patente zu gewährleisten, müssen wir sicherstellen, dass die Fachleute, die Parteien vor dem EPA vertreten, höchste Standards an Wissen und Fachkompetenz erfüllen. Die EEP ist die Eintrittskarte in das europäische Patentsystem. Eine gute EEP bedeutet, dass wir höchste berufliche Standards wahren und das System des EPA somit reibungslos und effizient funktioniert. Die EEP trägt dazu bei, die Qualität in allen Vertragsstaaten der Europäischen Patentorganisation zu sichern: Die beruflichen Standards sind in Portugal dieselben wie in Polen, und die EEP ist das Instrument, das dies möglich macht.

Wir haben tatsächlich mehrere Jahrzehnte gebraucht, um auf computergestützte Prüfungen umzustellen. In den vergangenen 40 Jahren haben wir jedoch eine anspruchsvolle Prüfung angeboten – mit entsprechendem Maß an Sicherheit, Infrastruktur, Gestaltung und den nötigen Kontrollmechanismen, und zwar jederzeit, während des gesamten EEP-Zyklus. Derzeit sind fast 400 Personen an der Organisation, Erstellung und Bewertung der EEP-Aufgaben beteiligt. Früher mussten die Kandidat:innen zu den Prüfungsorten reisen. Und da die EEP eine Open-Book-Prüfung ist, reisten sie mit Koffern voller Notizen und Nachschlagewerke quer durch Europa. Stellen Sie sich vor, wie viel Papier in drei Jahren Vorbereitung zusammenkommt!

Simon White (SW): Die Prüfungen im März 2020 wurden relativ kurz vor den geplanten Terminen abgesagt. Sie können sich die administrativen Folgen vorstellen. Die Prüfungszentren wurden in den einzelnen Vertragsstaaten organisiert, die Verträge zwischen dem Amt und den Regierungen dieser Staaten waren also 18 Monate vorher geschlossen und die Termine 12 Monate vorher bekannt gegeben worden – und dann mussten wir Ende Februar sagen: Tut uns leid, die Prüfungen nächsten Monat finden nicht statt. Unser erster Gedanke war daher, dass das nicht ewig so weitergehen kann und wir die verschobenen Prüfungen im September durchführen würden. Doch dann sahen wir die Chance, diesen gesamten Bereich zu digitalisieren.

Beim EPA setzen wir bereits auf E-Learning; das Amt hatte also schon in die Weiterqualifizierung investiert und Online-Lernangebote für das Personal bereitgestellt. Und mit der neuen Leitung, die seit 2018 im Amt ist, gab es eine Offenheit für Veränderungen.

XS: Wir sind heute eine nahezu vollständig digitalisierte Organisation. Das vergangene Jahr hat uns gezeigt, dass wir alle – 6.400 Menschen – von zu Hause aus arbeiten können und der Betrieb normal weiterläuft.

SW: Aber die EEP wirkte immer so analog.

XS: Wir hatten vor nicht allzu langer Zeit ein Pilotprojekt durchgeführt, bei dem wir den Kandidat:innen an den Prüfungsorten eine begrenzte Zahl von Computern zur Verfügung stellten, aber das war ein sehr begrenzter Digitalisierungsschritt.

SW: Und dann kam 2020. Die Art, wie wir die EEP durchführten – und wie wir dachten, sie immer durchzuführen –, wurde durch die Krise auf den Kopf gestellt. Eine Krise bringt Agilität, Veränderungen in einem bis dahin unvorstellbaren Tempo. Wir haben in diesem Jahr mehr verändert, als wir erwartet hatten, und sicherlich mehr, als wir für möglich gehalten hätten.

XS: Nachdem wir beschlossen hatten, online zu gehen, führten wir eine Marktstudie durch, analysierten neun Unternehmen und nahmen drei in die engere Wahl. Wir prüften, wie gut die bestehenden Systeme unseren Anforderungen entsprachen. Und nicht nur das: Wir prüften auch, wie flexibel das System sein konnte. Wir brauchten viel Flexibilität, weil wir die Prüfungen nicht ändern konnten. Die Prüfungsaufgaben waren fertig, und wir konnten sie leicht anpassen, aber grundlegende Änderungen waren unmöglich; das Format ließ sich nur in sehr begrenztem Umfang ändern. Wir suchten außerdem nach Sicherheit und einer Prüfungsumgebung, in der sich die Kandidat:innen wohlfühlen. Einige Systeme waren zu invasiv und übten ein sehr hohes Maß an Kontrolle über die Kandidat:innen aus. Unsere Intuition sagte uns jedoch: Wenn wir das tun, fühlen sich die Kandidat:innen übermäßig überwacht, das macht sie womöglich nervös, beeinträchtigt ihre Leistung, und sie haben vielleicht auch das Gefühl, dass wir ihnen nicht vertrauen. All das mussten wir vermeiden.

Wir haben uns für UNIwise entschieden, weil WISEflow die passenden Funktionen bot, aber auch wegen der Flexibilität, das System an die Besonderheiten der EEP anzupassen. Außerdem waren wir uns im Grundsatz einig, Menschen zu vertrauen. Sicherheitsmaßnahmen sind natürlich notwendig, aber grundsätzlich müssen wir darauf vertrauen, dass Menschen ehrlich sind.

SW: Wir sind weniger risikoscheu als früher. Und letztlich gab es hier keinen risikoarmen Weg. Wir suchten einen Partner, mit dem wir wachsen konnten. Alles, was die Europäische Patentakademie tut, verändert sich, und es gibt viele neue Aufgaben, die das Amt bisher nie wirklich bewältigt hat. Wir brauchen Menschen, die diesen Weg mit uns gehen. Wir fanden UNIwise und fragten uns: Ob sie wohl auch wachsen wollen? Und das wollten sie. Die Übereinstimmung zwischen EPA und UNIwise war instinktiv. Wir wussten alle, dass das gut passt.

XS: Reaktionsschnelligkeit war uns sehr wichtig: zu wissen, dass der Anbieter da ist, wenn eine Situation gelöst werden muss. Wir haben den Eindruck, dass diese Reaktionsschnelligkeit damit zu tun hat, dass UNIwise an die Endnutzenden denkt, an die Kandidat:innen. Wir mussten sicherstellen, dass wir alle Voraussetzungen schaffen, damit die Kandidat:innen uns zeigen können, dass sie das von ihnen erwartete Wissen erworben haben. Dass Hochschul- und Berufsbildung zu Ihrer DNA gehören, macht ebenfalls einen Unterschied, denn Sie verstehen, was Menschen in einer Prüfung durchmachen, und dass wir mit sehr persönlichen Momenten umgehen müssen.

SW: Dass wir das Gefühl hatten, Probleme gemeinsam ausloten, Entscheidungen treffen und die Dinge umsetzen zu können, war wirklich wichtig.

XS: In der letzten Runde des Auswahlverfahrens für die Plattform fragten wir UNIwise, ob wir das System hinsichtlich einiger Funktionen anpassen könnten, die aus unserer Sicht das Erlebnis der Kandidat:innen verbessern und zugleich die Aufsichtsfunktionen durch eine akustische Überwachung erweitern würden.

SW: Wir haben offen über den Druck gesprochen, unter dem wir standen. Und UNIwise wusste, dass der Zeitplan sehr knapp war – die nötigen Verbesserungen würden frühestens bis Januar dauern, und die Prüfungen waren im März. UNIwise war bereit, ein Risiko einzugehen.

XS: Früher wurden die EEP-Aufgaben eigens zu den Prüfungszentren transportiert. Die Prüfungen wurden in einem Safe aufbewahrt, und nur sehr wenige Personen kannten den Text der finalen Prüfungen. Dieses Maß an physischer Sicherheit mussten wir in der digitalen Umgebung nachbilden.

SW: Nach der Vertragsunterzeichnung mussten wir als Erstes selbst IT-Ressourcen zusammenstellen, was wir nicht unbedingt vorhergesehen hatten. Unser Team und das EEP-Sekretariat mussten alles über WISEflow lernen, und UNIwise arbeitete so eng mit ihnen zusammen, dass wir viel voneinander lernten, um die Prüfung zu stemmen. Die wichtigsten Phasen waren für mich die Vorbereitung der Probeprüfungen; sie waren unverzichtbar. Wir führten drei Probeprüfungen durch: Die ersten beiden boten die Gelegenheit, WISEflow aufzurufen und zu testen, und die dritte war eine zeitlich begrenzte Veranstaltung, die mit allen Beteiligten der echten Prüfung sehr nahekam. Nicht alle haben die Übungen vollständig mitgemacht, aber diejenigen, die es taten, haben definitiv davon profitiert.

XS: Wir hatten unsere Probeprüfungen und eine Phase, in der wir das gesamte System getestet haben. In der Zwischenzeit mussten wir Informationen für die Kandidat:innen erstellen oder anpassen: ein Benutzerhandbuch, ein Tutorial, umfangreiche FAQs. Wir führten drei Online-Seminare durch, um den Kandidat:innen zu erklären, wie das System funktionieren würde, und jedes Seminar wurde von 1.000 Personen gebucht. Die Prüfungswoche begann am Montag mit der Vorprüfung ausgesprochen gut. Ich erinnere mich, dass ich am Nachmittag mit Simon sprach und sagte: Das läuft wirklich gut.

SW: Es war einer dieser „Ist das wirklich wahr? So einfach kann das doch nicht sein“-Momente.

XS: Leider gab es am nächsten Tag ein Problem mit zwei der drei Sprachfassungen einer Aufgabe, die nicht rechtzeitig hochgeladen wurden. Das betraf nur ein Drittel einer Aufgabe und wirkte sich unterschiedlich auf die Kandidat:innen aus. Manche bemerkten es nicht einmal, für andere war die Situation wirklich problematisch. Da die Aufgabe in drei Teile gegliedert war, jeweils in drei Sprachen, konnte die für die Bewertung zuständige Prüfungskommission den Vorfall lösen, indem sie allen Kandidat:innen in diesem Teil der Aufgabe dieselbe Ausgleichspunktzahl gewährte.

XS: Jeden Tag nach Ende der Prüfungen trafen wir uns mit allen an der Organisation Beteiligten, rund 90 Personen, um zu besprechen, welche Maßnahmen wir umsetzen könnten, um es am nächsten Tag noch besser zu machen. Hinter den Kulissen betrachtet waren – neben dem Angebot für die Kandidat:innen in einer sehr schwierigen Phase der Pandemie – die Motivation und das Engagement des Teams das Beste an der EEP 2021. Selbst in schwierigen Momenten wussten wir, dass wir etwas Beispielloses leisteten und einen Dienst erbrachten, den die Kandidat:innen brauchten und begrüßten. Die Motivation des Teams war enorm, und wir sind auch sehr dankbar für das Feedback, das wir erhalten haben.

SW: Eine Reihe von Kandidat:innen hat sehr deutlich gesagt, dass sie die Möglichkeit, die Prüfung abzulegen, geschätzt hat. Die Menschen schätzten es, nicht reisen und nicht so viel Papier mit sich herumtragen zu müssen – und allein die Tatsache, dass es überhaupt eine Prüfung gab, was keineswegs garantiert gewesen war.

Die Prüfung ist ein bedeutendes Tor mit enormen finanziellen Auswirkungen für die erfolgreichen Kandidat:innen. Die Kohorte setzt sich aus Jurist:innen und Ingenieur:innen zusammen, und auch wenn einige nach den ersten beiden Tagen etwas verstimmt waren, war das Feedback insgesamt ziemlich gut.

XS: Die Kandidat:innen haben sich große Mühe gegeben, sich an das neue Format anzupassen, und folgten unseren Anweisungen ab Dezember 2020, als wir die Plattform erstmals zum Testen öffneten. In der Umfrage, die wir nach der EEP an die Kandidat:innen schickten, gaben 97 % an, dass sie die Möglichkeit begrüßten, die EEP 2021 abzulegen. Die Kandidat:innen schätzten es, die Prüfungen an einem Ort ihrer Wahl abzulegen (76 %) und ihre Antworten am Computer zu tippen (79 %). Außerdem schätzten sie, Reisezeit und -kosten zu sparen, gesundheitliche Risiken zu begrenzen und Probleme mit der Reiseorganisation zu vermeiden. Bei einigen Kandidat:innen gab es das Gefühl, die Zeit habe nicht ausgereicht, doch das scheint für nahezu alle Prüfungen zu gelten, auch für die EEP. Die Kandidat:innen haben uns außerdem geholfen, indem sie aufzeigten, welche Aspekte verbessert werden sollten – vom Layout des Prüfungsportals bis zur Möglichkeit, Aufgaben zu annotieren, und vieles mehr.

SW: Es geht bei diesem Projekt nicht nur darum, die EEP 2021 zu retten. Es geht um einen systemischen Wandel. Wir sind keine Eventagentur. Unsere Aufgabe ist es, Patente zu prüfen. Hier spielen viele Dinge eine Rolle, die nicht zu unserem Kerngeschäft gehören, und indem wir sie an diejenigen auslagern, deren Geschäft das ist, wie UNIwise, können wir einen besseren Service bieten.

Wir müssen eine breitere Palette an Prüfungsformen anbieten können, und das flexibler. Die Zeiten einer siebenjährigen Lehre, die in einer einzigen Prüfung mit Hammer und einem Stück Metall gipfelt, sind lange vorbei. Wir müssen zweckmäßige Prüfungen mit modularer Technologie anbieten. WISEflow ist großartig, es ist sicher und läuft in der Cloud.

XS: Mit der Verlagerung der Prüfung ins Internet fördern wir die Kompetenzen, die die Kandidat:innen im digitalen Zeitalter brauchen. Patentanwält:innen arbeiten von 8 bis 19 Uhr am Computer, und dass sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten am Computer unter Beweis stellen können, entspricht dieser Realität besser als das, was früher gemacht wurde. Früher kamen sie mit Schere und Kleber, schnitten Dinge aus und klebten sie auf das Prüfungsblatt.

Es gibt auch eine Frage, die über 2021 hinausgeht: Wie prüfen wir die Kompetenzen der Kandidat:innen, die die nächste Generation europäischer Patentanwält:innen werden wollen?

SW: Genau. Es geht nicht darum, ob man gut in Prüfungen ist, sondern darum, ob man diesen Beruf ausüben kann. Und das muss man über mehr als drei Stunden hinweg beweisen.