Big-Bang-Einführung von WISEflow an der Universität Aarhus

Die Aarhus BSS (Business and Social Sciences) ist eine breit aufgestellte Business School und eine der vier großen Fakultäten der Universität Aarhus. Die international renommierte Triple-Crown-Business-School mit Akkreditierungen durch AACSB, AMBA und EQUIS bietet forschungsbasierte Studiengänge in Disziplinen wie Volkswirtschaftslehre, Finanzwirtschaft, Rechnungswesen, Logistik, Personalmanagement, Organisation, Marketing, Wirtschaftsinformatik, Innovation, Entrepreneurship, Wirtschaftskommunikation, Rechtswissenschaft, Psychologie, Verwaltungswissenschaft und Politikwissenschaft an.

Nach einer Ausschreibung wählte die Aarhus BSS WISEflow als bevorzugte Plattform und begann im Frühjahr 2014 mit der Implementierung.

Ziele der Einrichtung

Für die Aarhus BSS betrafen die wichtigsten Ziele bei der Einführung einer digitalen Prüfungs- und Bewertungsplattform die Bereiche Lehre, Produktivität und staatliche Vorgaben. Das pädagogische Ziel bestand darin, digitale Objekte wie Filme und Datensätze in Prüfungen einbinden zu können. Vor der Einführung des digitalen Prüfens hatte die Aarhus BSS bereits ein LMS eingeführt und damit digitale Lernmaterialien in die Lehre integriert. Dadurch wuchs der Bedarf an digitalem Prüfen, um Kontinuität zwischen Lehrmaterial und Prüfungsmaterial zu schaffen.

Das Produktivitätsziel bestand darin, die Ausgaben für Papier und Porto zu begrenzen, die Gesamtzahl der Arbeitsstunden für die Prüfungsverwaltung zu senken und Lehrenden sowie externen Zweitprüfenden mehr Zeit für Korrektur und Benotung zu verschaffen, indem manuelle Vorgänge wie der Transport von Prüfungsunterlagen reduziert werden. Das Ziel im Hinblick auf staatliche Vorgaben bestand darin, die Anforderungen des dänischen Bildungsministeriums zu erfüllen: Die Universitäten sollten ihre Prüfungsverfahren bis Ende 2013 digitalisieren.

Erstes Pilotprojekt

Die ersten Schritte zur Erprobung und Einführung von WISEflow an der Aarhus BSS der Universität Aarhus begannen nicht mit einer kleinen Pilotphase. Stattdessen wurde die Implementierung von WISEflow an der Aarhus BSS nach einer „Big-Bang“-Strategie umgesetzt.

Statt eines langsamen Hochfahrens verpflichtete man sich im Frühjahr 2014 zu einer vollständigen Implementierung, um den Prüfungs- und Bewertungsprozess für die 7 Institute, 1.200 Lehrenden und mehr als 14.000 Studierenden der Einrichtung bereits im folgenden Prüfungszeitraum zu digitalisieren.

Projektumsetzung und Roadmap

Die Implementierung wurde vor Ort von einer Projektorganisation begleitet, die aus zwei Projektgruppen bestand:

• einer wöchentlich tagenden Arbeitsgruppe für Planung und Koordination, bestehend aus Vertreter:innen aller Interessengruppen der administrativen Prüfungsdurchführung sowie einer Vertretung von WISEflow.
• einem monatlich tagenden Lenkungsausschuss, bestehend aus Vertreter:innen der Fakultätsverwaltung, den Studiendekan:innen, den Leitungen der Institutssekretariate, der IT-Abteilung, der Kommunikationsabteilung, dem Centre for Teaching and Learning sowie der Arbeitsgruppe, unter Vorsitz des Prodekanats.

Das Implementierungsteam von WISEflow behielt den Prozess genau im Blick und sorgte in Zusammenarbeit mit dem CTL (Centre for Teaching and Learning) für einen engen Kommunikationskanal. Die Implementierung von WISEflow folgte unserem bewährten Implementierungsplan und erfolgte in enger Abstimmung mit allen Organisationsebenen der Aarhus BSS. Unser Implementierungsteam behielt den Prozess genau im Blick und sorgte für einen engen Kommunikationskanal, indem es täglich mit dem CTL zusammenarbeitete. Das CTL war für die Koordination der praktischen Umsetzung in allen Instituten der Aarhus BSS verantwortlich, da es bereits Erfahrung mit Systemverantwortung, Systemintegration, Systemschulung, Support, Kommunikation und Einführung hatte.

Unsererseits folgte die tägliche Zusammenarbeit mit dem CTL unserem bewährten Implementierungsverfahren mit zahlreichen Kommunikationsmaßnahmen für die verschiedenen Interessengruppen.

• Vertreter:innen von UNIwise trafen sich regelmäßig mit der Projektleitung des CTL, um sicherzustellen, dass die Implementierung den ursprünglichen Zielen der Aarhus BSS folgte.
• Zur Implementierung von WISEflow gehören eigens dafür vorgesehene Workshops, in denen die verschiedenen am Prüfungs- und Bewertungsprozess beteiligten Gruppen die Plattform kennenlernen und gründlich in der Nutzung der für sie relevanten digitalen Werkzeuge geschult werden. In maßgeschneiderten Workshops wurden Aufsichtspersonen, für die Prüfungserstellung zuständige Lehrende, Prüfende und Prüfungsadministrator:innen mit ihrer neuen digitalen Arbeitsumgebung sowie den neuen Werkzeugen und Funktionen vertraut gemacht, die ihre künftigen Arbeitsabläufe prägen würden.
• Als letzten Schritt vor den ersten digitalen Prüfungen haben wir die Aarhus BSS dabei unterstützt, die neu erworbenen Kenntnisse auf die anstehenden Prüfungen anzuwenden. Wir erstellten einen vollständigen Überblick über die einzelnen Prüfungen, ordneten die jeweils nötigen Vorbereitungen zu und schufen so eine maßgeschneiderte „Vorlage“ für das neue digitale Prüfungs- und Bewertungsverfahren.

Nach einer zügigen und sehr effizienten Implementierung, die alle Ebenen der Organisation einbezog, startete der neue digitale Prüfungs- und Bewertungsprozess bereits im Sommer 2014. In den folgenden drei Prüfungszeiträumen führte die Aarhus BSS 105.000 Einzelprüfungen in 1.100 Prüfungs-Flows in WISEflow durch – ohne einen einzigen Systemabsturz und ohne dass eine Prüfung wegen technischer Fehler abgesagt oder verschoben werden musste.

Mit WISEflow konnte die Aarhus BSS sowohl Hausarbeiten als auch Präsenzprüfungen in einer digitalen Umgebung durchführen, und rund 90 % aller schriftlichen Prüfungen waren bereits im ersten Jahr digitalisiert.

Support und Wartung

WISEflow wurde – und wird – als vollständiges Produktpaket inklusive fortlaufender Updates und Wartung bereitgestellt. Mit dem Kauf von WISEflow erhielt die Aarhus BSS zweimal jährlich größere Plattform-Updates, die vollständig im ursprünglichen Preis enthalten waren.

Auch der vollständige Zugang zu unserem Support war inbegriffen. Für die Verwaltung vor Ort benannte die Aarhus BSS eine Systemadministration und zwei Personen für den Support, die jeweils etwa 50 % ihrer Arbeitszeit auch für andere Plattformen und Systeme der Einrichtung aufwenden.

Im Zusammenhang mit der Implementierung beauftragte die Aarhus BSS eine kundenspezifische Entwicklung, um WISEflow in ihr Studenteninformationssystem zu integrieren und Noten automatisch übertragen zu können. Dafür fielen einmalige Kosten von 38.000 GBP an.

Erzielte Vorteile und Projekterfolge

Nach drei Prüfungszeiträumen mit dem neuen digitalen Prüfungs- und Bewertungsablauf erklärte die Aarhus BSS die Implementierung für erfolgreich.

• Erfüllung der politischen Vorgaben zur Digitalisierung des Prüfens
• Sicherung einer weiteren Voraussetzung für technologiegestützte Lehre und Blended Learning
• Eine zeitgemäße Plattform für Studierende und Prüfungen in einem Medium, das sie auch in anderen Lebensbereichen nutzen
• Einführung einer systematischen Plagiatsprüfung
• Effizientere Prüfungsverwaltung und bessere physische Arbeitsbedingungen