Fachhochschule Frankfurt am Main

Überblick

Die Frankfurt University of Applied Sciences hat einen ihrer administrativ aufwendigsten Arbeitsabläufe modernisiert, indem sie ihr internes Prüfungsmanagementsystem „peregos“ direkt in WISEflow integriert hat. Was als pandemiebedingte Herausforderung begann, ist heute ein optimierter und vollständig digitaler Prozess für Abschlussarbeiten, der Papier überflüssig macht, manuellen Aufwand auf ein Minimum beschränkt und vollständige Transparenz für Studierende, Prüfer:innen und Verwaltungspersonal schafft.

Herausforderung

Vor der Integration basierte die Verwaltung von Abschlussarbeiten auf gedruckten Abgaben, analogen Unterschriften und wiederholter Dateneingabe in voneinander getrennten Systemen. Der Prozess war langsam, fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen. Die Fakultät benötigte einen schnelleren und zuverlässigeren digitalen Workflow. Dietmar Franzen, Dekan der Fakultät für Wirtschaft und Recht an der Frankfurter Hochschule, erklärt:

Lösung

Die Hochschule hat peregos als zentrale Anlaufstelle für Abschlussarbeiten und Prüfungsdaten eingerichtet, basierend auf dem klaren Grundsatz, dass Daten nur einmal erfasst werden sollten. Durch eine robuste API-Integration exportiert peregos automatisch alle relevanten Informationen zu Abschlussarbeiten an WISEflow, einschließlich Studierendendaten, Gutachter:innen, Fristen und Flow-Einstellungen, ohne jegliche manuelle Schritte. Prüfende und Mitglieder des Prüfungsausschusses genehmigen Anträge digital mit einem einzigen Klick. Nach der Genehmigung erstellt WISEflow den Flow und weist allen Beteiligten automatisch ihre Aufgaben zu. Eine tägliche Synchronisation sorgt für die Abstimmung beider Systeme und gewährleistet einheitliche Informationen für alle Beteiligten.

Dietmar Franzen fasst den Gedanken hinter dem Systemdesign zusammen:

Innovation und Wirkung

Der Ansatz der Frankfurt UAS zeichnet sich durch ihr Engagement für eine echte digitale Transformation aus. Anstatt papierbasierte Prozesse einfach online nachzubilden, hat das Team den Arbeitsablauf komplett neu gestaltet, veraltete Schritte entfernt und Automatisierung dort eingeführt, wo sie am dringendsten gebraucht wird.

Die Ergebnisse sind beachtlich:

• Die Genehmigungszeiten haben sich von mehreren Tagen auf nur wenige Minuten verkürzt.
• Manuelle Unterschriften, das Einscannen und der E-Mail-Verkehr sind entfallen.
• Verwaltungsmitarbeiter müssen Daten nicht mehr doppelt eingeben, wodurch das Fehlerrisiko sinkt.
• Studierende und wissenschaftliche Mitarbeitende profitieren von einem transparenten, berechenbaren und benutzerfreundlichen Erlebnis.
• Die Systemstruktur ist flexibel genug, um auch andere Prozesse vor der eigentlichen Bewertung durch andere Bewertungsformate zu unterstützen.

Die Integration wurde intern nicht nur wegen der Effizienzsteigerung gelobt, sondern auch, weil sie für alle Beteiligten ein zuverlässigeres und stressfreies Umfeld geschaffen hat.

Integrationen bauen, die den Bedürfnissen entsprechen

Das Frankfurter Modell zeigt, was möglich ist, wenn die API von WISEflow effektiv genutzt wird, aber es ist nicht der einzige Weg in die Zukunft. Hochschulen müssen kein System wie peregos entwickeln, um von der Automatisierung zu profitieren. Die API ist flexibel und kann viele verschiedene Ansätze unterstützen.

Manche Einrichtungen ziehen es vielleicht vor, WISEflow direkt an ihr Studenteninformationssystem (SIS) anzubinden, um Anmeldungen zu automatisieren oder Noten mitzuteilen. Andere entwickeln möglicherweise einen kleinen Middleware-Dienst, der nur eine Aufgabe automatisiert, zum Beispiel die Erstellung von Flows oder die Zuweisung von Prüfenden. Einrichtungen können sich dafür entscheiden, mit einem einzelnen Schritt innerhalb eines Workflows, wie der Genehmigung von Abschlussarbeiten, zu beginnen und die Implementierung im Laufe der Zeit zu erweitern. Es ist auch möglich, bestimmte Aktionen in WISEflow über bestehende Portale oder Fakultäts-Dashboards auszulösen.

Die Kernaussage ist klar. Das Frankfurter System ist ein Beispiel dafür. Jede Einrichtung kann den Automatisierungsgrad wählen, der zu ihrer eigenen Umgebung passt, und die API nutzen, um genau das zu entwickeln, was sie benötigt.

Die wichtigsten Vorteile:

• Effizienz: Die Genehmigungszeiten wurden erheblich verkürzt und der Verwaltungsaufwand ist geringer.
• Genauigkeit: Peregos bietet eine zentrale Datenquelle ohne doppelte Dateneingaben.
• Transparenz: Alle Beteiligten können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
• Skalierbarkeit: Die bestehende Lösung kann die API für andere, weniger komplexe Prozesse nutzen.
• Flexibilität: Einrichtungen können selektiv automatisieren und müssen das Frankfurter System nicht kopieren.

Zukunftspläne

Die Hochschule bereitet sich auf die Einführung ihres neuen Campus-Managementsystems vor, das Möglichkeiten für weitere Automatisierungen schaffen wird. Weitere Fakultäten bereiten sich bereits auf die Einführung der Integration von peregos und WISEflow vor. Diese Integration ist nicht nur auf den Arbeitsablauf bei Abschlussarbeiten beschränkt; sie eignet sich auch für eine Reihe anderer Bewertungsformate und ermöglicht somit eine breitere Anwendung innerhalb der gesamten Einrichtung.

Fazit

Die Frankfurt University of Applied Sciences hat ein überzeugendes Beispiel für eine durchdachte digitale Transformation geschaffen. Durch die Kombination eines datengesteuerten internen Systems mit der Flexibilität der WISEflow-API hat die Hochschule einen schnelleren und zuverlässigeren Arbeitsablauf für Abschlussarbeiten geschaffen, von dem Studierende, Prüfer:innen und Verwaltungspersonal profitieren.

Ihre Geschichte verdeutlicht einen wichtigen Punkt für andere Einrichtungen: Automatisierung muss weder komplex sein noch dem Frankfurter Modell entsprechen. Die WISEflow-API gibt Einrichtungen die Freiheit, Workflows so zu gestalten, wie es für ihre Situation am sinnvollsten ist – ganz gleich, ob die genutzten Systeme dem von Peregos ähneln oder völlig andersartig sind.

Vor welcher Herausforderung stand die Frankfurt UAS bei der Verwaltung von Abschlussarbeiten?

Vor der Integration von peregos in WISEflow basierten die Arbeitsabläufe für Abschlussarbeiten auf gedruckten Abgaben, analogen Unterschriften und mehrfacher Dateneingabe. Diese manuellen Prozesse waren langsam, fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen – insbesondere während der Pandemie, die die Grenzen traditioneller Arbeitsabläufe deutlich machte.

Wie funktioniert die Integration zwischen peregos und WISEflow?

Peregos fungiert als zentraler Punkt für Abschlussarbeiten und Prüfungsdaten. Durch die API-Integration exportiert es automatisch alle erforderlichen Informationen, darunter Studierende, Prüfende, Fristen und Flow-Einstellungen, an WISEflow. Genehmigte Anträge lösen die automatische Erstellung von Flows aus, und durch die tägliche Synchronisation bleiben beide Systeme vollständig aufeinander abgestimmt.

Welche Verbesserungen hat die Hochschule durch die Integration festgestellt?

Der digitale Workflow verkürzte die Genehmigungszeiten drastisch von Tagen auf Minuten, machte papierbasierte Unterschriften überflüssig, beseitigte doppelte Dateneingaben, reduzierte Fehler und bot Studierenden und Prüfenden ein transparentes, benutzerfreundliches Erlebnis.

Müssen andere Hochschulen ein System wie peregos aufbauen, um von der Automatisierung durch WISEflow zu profitieren?

Nein. Die Lösung der Universität Frankfurt ist nur ein Beispiel, aber Hochschulen können selektiv automatisieren. Die API von WISEflow unterstützt verschiedene Ansätze, von der direkten Anbindung an ein Studenteninformationssystem über die Entwicklung kleiner Middleware-Tools bis hin zur Automatisierung einzelner Workflow-Elemente wie der Erstellung von Flows oder der Zuweisung von Prüfer:innen.

Welche Vorteile bietet die Konsolidierung digitaler Prüfsysteme auf einer Plattform?

Eine einheitliche Lösung verbessert die Effizienz, schafft konsistente Prozesse und ermöglicht den Austausch zwischen verschiedenen Institutionen. Sie erleichtert Studierenden und Angestellten die Arbeit über die Grenzen der Einrichtung hinweg und stellt sicher, dass neue Funktionen der gesamten Einrichtung zugute kommen.

Ist der neue digitale Arbeitsablauf auf andere Fakultäten übertragbar?

Ja. Das Modell hat sich bereits als flexibel genug für eine Erweiterung erwiesen. Weitere Fachbereiche der Frankfurt UAS bereiten sich auf die Einführung der Integration vor, und künftige Upgrades des Campus-Managementsystems werden noch mehr Möglichkeiten zur Automatisierung eröffnen.