"O WISEflow tornou-se uma parte chave do processo de avaliação"

AB: Como somos uma instituição dedicada às artes e aos meios de comunicação, dispomos de muitos itens físicos – tais como esculturas, pinturas, impressões fotográficas, cadernos de esboços –, pelo que a combinação do digital com o físico é importante para nós. Estávamos também à procura de um sistema capaz de lidar com ficheiros de grande dimensão e que oferecesse uma funcionalidade de deteção de plágio.

AA: Temos um currículo muito diferente, mas também precisávamos de integrar qualquer solução que escolhêssemos com o nosso sistema de registos de alunos (SITS). Esses eram os dois requisitos fundamentais que tínhamos de cumprir: um envolvia pensar de forma bastante criativa sobre o que as pessoas poderiam apresentar e como poderiam demonstrar o que tinha sido apresentado; o outro era garantir que a solução que escolhêssemos nos tornasse realmente mais eficientes. Porque, sim, se tivéssemos apenas esse aspeto, poderia ter esclarecido os prazos de avaliação, mas não teria ajudado em nada em parte do trabalho administrativo. Na verdade, o trabalho teria duplicado – extrair as notas do WISEflow e, em seguida, introduzi-las no sistema de registos.

VM: A integração com o SITS tinha de acontecer, era um dado adquirido. Precisávamos de conseguir extrair as notas do sistema e transferi-las de volta para o SITS, em vez de criar mais trabalho. O que conseguimos nos três meses que antecederam a implementação do sistema foi, na verdade, um verdadeiro milagre. Sem integração, teria sido um retrocesso. Tivemos muita sorte: contámos com um excelente consultor do nosso fornecedor do SITS, a Tribal, uma equipa aqui na AUB com grande experiência e a UNIwise sempre disponível, o que nos permitiu resolver os problemas à medida que surgiam. Valorizámos particularmente a disponibilidade da UNIwise para personalizar e adaptar-se às nossas necessidades específicas.

AA: Em termos de implementação, contávamos com uma equipa de projeto sólida, dotada de uma vasta gama de competências. A iniciativa foi liderada ao mais alto nível – a Vice-Reitora deixou claro que apoiava plenamente o projeto. Foi útil receber essa mensagem. E aproveitámos a nossa experiência de trabalho em estreita colaboração com os docentes, a fim de conquistar corações e mentes através do contacto pessoal. Tanto a Vicky como o Alex tinham relações realmente boas com todos, o que significava que contávamos com uma certa boa vontade que tínhamos construído ao longo dos anos, pelo que as pessoas estavam dispostas a dar-nos uma oportunidade. Fomos muito honestos com eles e pedimos-lhes que nos acompanhassem, e assim o fizeram.

Após a formação da equipa do projeto, unimo-nos à UNIwise para ministrar workshops de formação introdutória a representantes académicos de cada curso. E depois os membros da equipa deslocaram-se aos estúdios e salas de aula para prestar apoio. Quando havia entrega de trabalhos, havia sempre muitos funcionários presentes, especialmente durante o primeiro ano, para garantir que tanto os estudantes como os funcionários ficassem satisfeitos com o processo. Ajudou imenso termos um gestor de projeto brilhante da UNIwise. Todos na UNIwise demonstraram um interesse genuíno na forma como fazemos as coisas. Foi um pequeno choque cultural, porque na Dinamarca as universidades funcionam de forma muito semelhante, enquanto o sistema de ensino superior do Reino Unido segue os mesmos princípios, mas a execução é muito diferente consoante a natureza de cada instituição. Para nós, enquanto instituição que ministra cursos nas artes, a nossa forma de funcionamento e os nossos sistemas refletem esta especialização. Mas a UNIwise esforçou-se ao máximo para tentar compreender o que estávamos a tentar fazer e para responder em conformidade. Tenho a certeza de que utilizamos o WISEflow de uma forma diferente de muitas outras instituições, e isso deveu-se frequentemente ao facto de o nosso gestor de projeto o ter sugerido.

AB: O nosso ponto forte é a uniformidade. Todos os cursos utilizam-no. Não se trata de uma única escola ou de um único curso a utilizá-lo. Todos os alunos têm a mesma experiência. O pessoal teve de pensar de forma um pouco mais lateral no que diz respeito ao que os alunos estavam a enviar digitalmente. Nas primeiras unidades, quando tendem a ser muito mais criativos ao incentivar os alunos a assumir riscos, os alunos podiam trabalhar em algo no ecrã ou em papel maché. Uma solução foi os alunos tirarem uma fotografia do trabalho final – continuam a utilizar o WISEflow, mas isso desencadeia o processo de avaliação, pelo que a equipa tinha algo a que podia recorrer e que lhes lembrava o trabalho sem ter de vasculhar caixas de material. Outros cursos optaram por realizar a avaliação final ou a componente escrita no WISEflow. Inicialmente, pensei que haveria uma percentagem que o WISEflow não conseguiria resolver, mas a equipa foi encorajada a tentar encontrar algo que todos os cursos pudessem fazer. Diria agora que cerca de 99% do nosso material é digital – são apenas os cursos de representação e cinema que têm uma unidade que realizam com o Flowattend, pelo que é algo em que literalmente não podem fazer nada digitalmente, mas que ainda assim desencadeia o processo de avaliação.