"WISEflow est devenu un élément clé du processus d'évaluation

AB : Étant donné que nous sommes un établissement spécialisé dans les arts et les médias, nous disposons de nombreux supports physiques – tels que des sculptures, des peintures, des tirages photographiques, des carnets de croquis – ; c'est donc la combinaison du numérique et du physique qui est importante pour nous. Nous recherchions également un système capable de gérer des fichiers volumineux et offrant une fonctionnalité de détection du plagiat.

AA : Notre programme d’études est très différent, mais nous devions également intégrer la solution choisie à notre système de gestion des dossiers étudiants (SITS). Telles étaient les deux exigences clés auxquelles nous devions répondre : l’une impliquait de faire preuve d’une grande créativité pour déterminer ce que les étudiants pouvaient soumettre et comment ils pouvaient présenter leurs travaux ; l’autre consistait à s’assurer que la solution choisie nous rendait réellement plus efficaces. Car, en effet, si nous n’avions pris en compte qu’un seul de ces aspects, cela aurait peut-être clarifié les délais d’évaluation, mais cela n’aurait en rien facilité certaines tâches administratives. En réalité, la charge de travail aurait doublé : il aurait fallu extraire les notes de WISEflow, puis les saisir dans le système de gestion des dossiers.

VM : L’intégration à SITS était inévitable, c’était une évidence. Nous devions pouvoir extraire les notes du système et les réimporter dans SITS plutôt que de créer davantage de travail. Ce que nous avons accompli au cours des trois mois précédant la mise en œuvre du système tenait vraiment du miracle. Sans cette intégration, cela aurait constitué un pas en arrière. Nous avons eu beaucoup de chance : nous disposions d’un excellent consultant de la part de notre fournisseur SITS, Tribal, d’une équipe ici à l’AUB dotée d’une expertise considérable et d’UNIwise à notre disposition, ce qui nous a permis de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentaient. Nous avons particulièrement apprécié la volonté d’UNIwise de personnaliser le système et de s’adapter à nos besoins spécifiques.

AA : En termes de mise en œuvre, nous disposions d’une équipe de projet solide dotée d’un large éventail de compétences. Elle était dirigée par la haute direction : la vice-chancelière adjointe a clairement fait savoir qu’elle soutenait pleinement le projet. Ce message s’est avéré très utile. Nous nous sommes appuyés sur notre expérience de collaboration étroite avec les enseignants-chercheurs afin de gagner leur adhésion grâce à des contacts personnels. Vicky et Alex entretenaient d’excellentes relations avec tout le monde, ce qui nous a permis de bénéficier d’une certaine bonne volonté accumulée au fil des ans ; les gens étaient donc prêts à nous donner notre chance. Nous avons été très honnêtes avec eux et leur avons demandé de nous suivre, ce qu’ils ont fait.

Après la formation de l’équipe de projet, nous nous sommes associés à UNIwise pour organiser des ateliers de formation d’initiation destinés aux représentants académiques de chaque cursus. Ensuite, les membres de l’équipe se sont rendus dans les studios et les salles de classe pour apporter leur soutien. Lors des remises de travaux, il y avait toujours beaucoup de personnel présent, surtout la première année, afin de s’assurer que les étudiants et le personnel étaient satisfaits du processus. Le fait d’avoir un brillant chef de projet issu d’UNIwise nous a vraiment aidés. Chez UNIwise, tout le monde manifestait un intérêt sincère pour notre façon de faire. Cela a été un petit choc culturel, car au Danemark, les universités fonctionnent de manière très similaire, alors qu’au Royaume-Uni, le système d’enseignement supérieur, bien que reposant sur les mêmes principes, se décline de manière très différente selon la nature de chaque établissement. En tant qu’établissement proposant des cours dans le domaine des arts, notre mode de fonctionnement et nos systèmes reflètent cette spécialisation. Mais UNIwise s’est donné beaucoup de mal pour essayer de comprendre ce que nous cherchions à faire et pour y répondre de manière appropriée. Je suis persuadée que nous utilisons WISEflow d’une manière différente de celle de bon nombre d’autres établissements, et cela souvent parce que notre chef de projet nous l’a suggéré.

AB : Notre atout réside dans l’uniformité. Tous les cours l’utilisent. Il ne s’agit pas d’une seule école ou d’un seul cours qui l’utilise. Chaque étudiant bénéficie de la même expérience. Le personnel a dû faire preuve d’un peu plus de souplesse quant aux travaux que les étudiants soumettaient par voie numérique. Dans les premiers modules, où l’on encourage généralement davantage la créativité en incitant les étudiants à prendre des risques, ceux-ci pouvaient travailler sur un projet à l’écran ou en papier mâché. Une solution consistait à demander aux étudiants de prendre une photo de leur travail final : ils utilisent toujours WISEflow, mais cela déclenche le processus d’évaluation, ce qui permet au personnel de disposer d’un support auquel se référer pour se remémorer le travail sans avoir à fouiller dans des cartons. D’autres cours ont choisi d’intégrer l’évaluation finale ou la partie écrite dans WISEflow. Au départ, je pensais qu’il y avait une partie que WISEflow ne pourrait pas résoudre, mais l’équipe a été encouragée à essayer de trouver une solution applicable à tous les cours. Je dirais aujourd’hui qu’environ 99 % de nos contenus sont numériques – seuls les cours d’art dramatique et de cinéma comportent un module réalisé avec Flowattend, ce qui signifie qu’il s’agit d’un domaine où il est littéralement impossible de recourir au numérique, mais cela déclenche tout de même le processus d’évaluation.