"Un processus fluide, calme et réussi" : l'University College London organise un pilote d'examens numériques en personne à grande échelle à l'ExCeL de Londres, en utilisant WISEflow

Le mercredi 17 mai, les étudiants de l’University College London se sont rendus à l’ExCel Arena, à Londres, pour passer leurs examens. Cependant, 370 d’entre eux ne passaient pas d’épreuves sur papier ; ils avaient en effet choisi de participer à un projet pilote d’examens numériques en présentiel, réalisés sur WISEflow avec du matériel fourni par un prestataire tiers.

Alors que WISEflow gère sans problème des examens simultanés à grande échelle pendant les périodes de pointe, la mise en place d’évaluations numériques sur site a représenté un défi plus important pour Joanne Moles, responsable de la mise en œuvre des évaluations et des plateformes, ainsi que pour les autres membres du personnel chargés de mener ce projet pilote à l’ExCel Arena.

Parmi les principales considérations figuraient la mise en place de l’infrastructure nécessaire pour organiser les évaluations de manière numérique et simultanée, la manière de communiquer efficacement avec le personnel et les étudiants avant et après les examens, ainsi que l’accompagnement des étudiants tout au long du processus.

De plus, une autre évaluation sur papier se déroulait en même temps dans la salle d’examen voisine.

Comme l’écrit Marieke Guy, responsable de l’évaluation numérique à l’UCL : « Douze modules participaient au projet pilote, couvrant divers domaines disciplinaires (langues et domaines STEM). Il s’agissait notamment des langues, de la biologie, de l’immunologie, de la physiologie et de la psychologie, avec différents types d’évaluation : questions à choix multiples, exercices de complétion et dissertations. » Vous pouvez en savoir plus sur Marieke et l’équipe de planification de l’UCL ici.

Malgré la charge de travail organisationnelle, les examens numériques et sur papier se sont déroulés sans incident majeur, et la session a été « fluide, calme et réussie ». Joanne a salué le projet pilote d’examen numérique en présentiel comme « parfaitement exécuté », grâce à l’aide de l’équipe de l’UCL.

Nous avons rencontré Joanne après la fin des examens pour discuter de cet événement.

Qu'avez-vous appris de ce projet pilote d'examens numériques ?

Joanne : La préparation et la mise en place sont essentielles ! Il était extrêmement important de s’assurer que tous les aspects logistiques, tels que le Wi-Fi et l’alimentation électrique, étaient parfaitement réglés. Nous avons également tiré une leçon rapide concernant l’authentification multifactorielle (MFA), qui a constitué un petit obstacle le premier jour. Mais, en substance, les étudiants se sont présentés, se sont assis, se sont connectés et se sont mis au travail !

Considérez-vous que les examens numériques en présentiel à plus grande échelle constituent une option viable pour l’UCL à l’avenir ?

Joanne : C'est une possibilité viable, mais compte tenu du nombre de participants et de l'ampleur de l'opération, cela devrait faire l'objet d'une décision institutionnelle pour l'avenir.

Quels conseils donneriez-vous aux autres établissements qui envisagent d'organiser des Examens numériques en présentiel ?

Joanne : Réfléchissez à la préparation numérique des étudiants et demandez-vous si leurs ordinateurs portables sont adaptés. Si ce n’est pas le cas, quelles sont les solutions de secours ? Nous avons opté pour la fourniture d’ordinateurs portables, ce qui a éliminé tout risque, mais a impliqué que les étudiants devaient se souvenir de leurs mots de passe, contrairement à un appareil qui les mémorise. L’une des leçons tirées concernait les caractères des langues étrangères pour les examens de langues, ce qui nous a pris du temps à mettre au point et à planifier – cependant, le jour J, cela n’a posé aucun problème. L'UCL a également mené un projet pilote à plus petite échelle de type « Apportez votre propre appareil » (BYOD) en utilisant le navigateur Lockdown, ce qui offre une comparaison utile avec ce projet pilote à grande échelle.

À l'issue du projet pilote, l'UCL a sollicité l'avis des étudiants sur les examens numériques en présentiel. Sur les 112 étudiants ayant répondu :

• Plus de 90 % ont estimé que la connexion à WISEflow le jour même était simple
• Un peu moins de 90 % ont estimé que l'accès au navigateur verrouillé le jour même était simple
• 78 % ont estimé qu'ils avaient pu accéder facilement à l'épreuve et la consulter
• 73 % ont déclaré que la saisie et la soumission de leurs réponses étaient simples

Félicitations à l'UCL, à l'équipe chargée de la planification des examens et à toutes les personnes impliquées pour cette phase pilote couronnée de succès.