Mise en œuvre de WISEflow à l'université Brunel de Londres

Pour le développement de ses examens et de ses évaluations, l’université Brunel de Londres utilise WISEflow pour ses examens numériques depuis la session d’examens 2015/2016 et est actuellement la première université britannique à organiser des examens numériques BYOD (Bring Your Own Device, « Apportez votre propre appareil »).

L'université Brunel de Londres a documenté une grande partie de son processus de numérisation en cours sur son blog consacré à l'évaluation numérique.

OBJECTIFS POUR LE CLIENT

En numérisant les examens, l’université Brunel de Londres vise à « améliorer la qualité de l’évaluation et à offrir une expérience étudiante plus cohérente ». La gestion électronique des évaluations pouvant apporter des avantages dans un grand nombre de processus liés aux procédures d’examen et d’évaluation, Brunel espère tirer parti de la transition numérique dans les domaines suivants :

La coopération entre l’université Brunel de Londres et UNIwise a débuté en 2015, lorsque nous avons mené un projet pilote d’examens numériques entre septembre 2015 et janvier 2016 à titre de validation de principe. Ce projet pilote a permis d’identifier des améliorations spécifiques concernant les processus d’examens et d’évaluations au Royaume-Uni, ce qui a abouti à la mise en place d’un projet PPP (partenariat public-privé) entre UNIwise et l’université Brunel afin d’étudier plus en détail ce que l’évaluation numérique pouvait apporter dans le cadre éducatif britannique. Le projet PPP comprenait 5 phases :

PHASE 1

Mise en œuvre de WISEflow à l'université Brunel

Juillet - octobre 2016

PHASE 2

Adaptation des processus de modération

Septembre – novembre 2016

PHASE 3

Réalisation des évaluations

Novembre 2016 – juin 2017

PHASE 4

Développement de l'intégration SITS

Septembre 2016 - avril 2017

PHASE 5

Évaluation

Mai – septembre 2017

Au cours du projet, UNIwise a fourni WISEflow en tant que service, a mené les processus de développement pour les adaptations et l’intégration SITS, tout en fournissant des services de conseil, en accompagnant l’université de Brunel lors de la réalisation des tests du système et des fonctionnalités, et en fournissant des informations à l’université pour son rapport final et l’évaluation du projet. De son côté, l’université de Brunel a mis à notre disposition sa connaissance approfondie des processus d’examen et de modération dans l’enseignement supérieur au Royaume-Uni.

UNE COMMUNICATION CONTINUE PENDANT TOUTE LA DURÉE DE LA TRANSITION

Tout au long du processus de mise en œuvre, la communication continue a été pour nous un aspect essentiel, car elle facilite considérablement tout projet de gestion du changement pour l’ensemble des parties prenantes concernées.Afin de garantir que tous les niveaux de l’organisation de Brunel soient informés de manière égale et adhèrent au projet, nous avons mené de nombreuses activités de communication :

Nous avons organisé des réunions de gestion de projet bihebdomadaires avec un ou plusieurs représentants d’UNIwise et le chef de projet de Brunel. Ces réunions ont permis de veiller à ce que le projet d’évaluation numérique reste en permanence ancré dans le cadre des motivations et des ambitions propres à Brunel, qui avaient été définies lors de l’une des toutes premières réunions entre UNIwise et Brunel.
Afin de familiariser le personnel avec ses nouveaux rôles, plusieurs ateliers ont été organisés à l’intention des surveillants, des évaluateurs, des administrateurs et de la direction. Ces ateliers ont été adaptés aux besoins spécifiques de Brunel et conçus pour permettre à chaque fonction d’acquérir une connaissance approfondie et une expérience pratique du fonctionnement interne de WISEflow.
Nous avons également organisé une réunion avec la direction générale de Brunel afin de nous assurer de son adhésion au projet et de soutenir la stratégie du vice-chancelier en matière d’évaluation numérique.
Des réunions semestrielles ont été organisées avec les dirigeants de Brunel afin de les tenir informés en permanence de l’avancement de la mise en œuvre, de la portée globale du projet d’évaluation numérique et des projets de développement sur mesure spécifiques au client, tels que l’intégration à SITS.

Afin de garantir que la transition numérique se déroule de la manière la plus fluide possible, nous étions sur place lors de leur premier examen numérique à enjeux élevés et avons suivi de près la situation depuis notre service de développement pour assurer une expérience stable.

LA MISE EN ŒUVRE PROGRESSIVE A CONDUIT À UN DÉPLOIEMENT PLUS IMPORTANT

L'approche adoptée par l'université Brunel pour passer à une évaluation entièrement numérique consistait à procéder à une mise en œuvre progressive et contrôlée. Depuis le début, l'université Brunel de Londres est passée d'une mise en œuvre à petite échelle à une expansion plus importante de son projet d'évaluation numérique. Alors que 156 étudiants avaient participé aux examens lors de la première année, 1 220 étudiants ont passé leurs examens numériques à l’aide de WISEflow au cours de la session d’examens 2017/2018. 3 162 examens ont été rendus, et l’université Brunel prévoit une expansion encore plus importante à l’avenir :

« Mais à Brunel, nous continuerons à déployer les examens BYOD au-delà des cinq matières sur lesquelles nous nous sommes concentrés jusqu’à présent, afin d’étendre ces avantages à des milliers d’étudiants supplémentaires et à un nombre bien plus important de membres du personnel. »

SUPPORT ET MAINTENANCE

Dans le cadre de sa mise en œuvre progressive vers un processus d'évaluation numérique à plus grande échelle, l'université Brunel de Londres bénéficie d'une assistance complète par téléphone, e-mail ou chat de la part de notre équipe de support client.

Selon l'université, celle-ci a également mis en place plusieurs initiatives de soutien interne, telles que « Brunel Digital Examens », une ressource interne visant à « permettre aux étudiants d'être informés, sensibilisés et préparés à leurs examens numériques, tout en fournissant une assistance hors ligne », ainsi que des contrôles de l'état des ordinateurs portables destinés aux étudiants qui ne sont pas certains que leur appareil soit suffisamment stable pour passer des examens numériques.

AVANTAGES RÉALISÉS ET SUCCÈS DU PROJET

Selon l’université Brunel, les avantages sont « immédiatement perceptibles et convaincants, tant pour les étudiants que pour le personnel ». Voici comment l’université Brunel décrit son expérience de la nouvelle procédure d’examen et d’évaluation numérique :

« La procédure est simple et sécurisée. Avant leurs examens, les étudiants installent un navigateur verrouillé sur leurs ordinateurs portables qui, le moment venu, empêche l’accès à toute autre application, bien que l’accès à certains sites web puisse être autorisé si nécessaire. Le sujet d’examen, protégé par un mot de passe, est conservé en ligne en toute sécurité et n’est disponible que pendant l’examen.

Pour nos surveillants, l’époque où il fallait compter les copies avant que les étudiants puissent quitter la salle d’examen est révolue. Une simple vérification à l’écran permet de confirmer que tous les étudiants ont rendu leur copie – ce qui est particulièrement utile pour les examens de grande envergure réunissant plus de 250 étudiants, où le nombre de copies rendues peut être compté en quelques secondes. Les avantages environnementaux évidents liés au fait de ne pas imprimer des tonnes de papier sont renforcés par le fait de ne plus avoir à transporter les copies d'examen d'un bout à l'autre du campus dans des chariots. Les correcteurs reçoivent également les copies sans délai et n'ont plus besoin de se coordonner avec leurs collègues pour se rencontrer et échanger les copies en vue de la correction et/ou de la modération.

Les étudiants entrent désormais dans l'enseignement supérieur avec des attentes façonnées par l'utilisation croissante de la technologie au cours de leurs études secondaires. Certaines études suggèrent que les étudiants tapent plus vite qu'ils n'écrivent, et la capacité à modifier et à réorganiser leurs idées dans leurs copies d'examen est naturelle pour une génération d'étudiants qui, autrement, ne sont pas tenus de rédiger leurs travaux à la main. Les étudiants peuvent créer des dessins simples par voie électronique ou capturer des schémas dessinés à la main à l’aide de la webcam de leur appareil, mais le fait d’abandonner le stylo et le papier pour les parties écrites de l’examen réduit les crampes dans les mains. Et un traitement plus rapide à la fin des examens permet aux étudiants de quitter la salle plus rapidement.

LEÇONS APPRISES, DÉFIS ET CE QUE VOUS AURIEZ PU FAIRE DE MIEUX

Un défi particulier persiste à l’université Brunel, car la saisie numérique de textes complexes, tels que les formules mathématiques et les équations chimiques, prend actuellement plus de temps que l’écriture manuscrite. Il s’agit donc d’un domaine des examens qui se prête encore mieux à l’écriture manuscrite jusqu’à ce que la technologie propose une alternative numérique appropriée.

Pour répondre à ce défi spécifique, nous avons intégré une solution par webcam à WISEflow. Les étudiants n'ont qu'à écrire leurs calculs à la main, prendre une photo de la feuille de papier et joindre cette photo à leurs examens. De cette manière, les responsables de l'administration des examens et les évaluateurs continuent de bénéficier des avantages d'un processus d'examen entièrement numérique, sans que les étudiants ne soient gênés par une procédure très chronophage qui ne leur apporte aucun bénéfice sur le plan académique.

QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Comment WISEflow va-t-il améliorer l'expérience des examens numériques pour les étudiants ? Les étudiants bénéficient d'une interface d'examen plus intuitive et cohérente, d'un meilleur accès aux documents et aux commentaires, et d'une configuration technique stable pour les examens à distance et sur site. Cela permet de réduire le stress et d'améliorer la clarté tout au long du processus d'évaluation.

Quels sont les avantages opérationnels pour les enseignants et le personnel administratif ? WISEflow réduit considérablement le travail manuel en automatisant la création des examens, l'attribution des rôles et les flux de données grâce à l'intégration avec STADS. Cela réduit le risque d'erreurs administratives et permet au personnel de se concentrer sur la qualité académique plutôt que sur les tâches répétitives.

Qu'est-ce qui fait de WISEflow un choix fiable pour les examens numériques et sur site sécurisés ? WISEflow prend en charge le cycle de vie complet des examens, de la création à la notation, tout en offrant une sécurité solide pour les environnements d'examen supervisés sur site. Les intégrations et les flux de travail sécurisés garantissent que les étudiants et le personnel peuvent faire confiance à la plateforme lors d'évaluations à fort enjeu.

Comment UNIwise assure-t-il une transition en douceur depuis d'autres plateformes ? uNIwise fournit un processus d'intégration structuré, une intégration technique, une formation et un support continu afin de réduire les risques et de garantir une transition en douceur.

Quel est l'objectif d'un projet pilote avant une mise en œuvre complète ?

Un projet pilote permet d'identifier les besoins, de tester les flux de travail et de confirmer que la solution choisie répond aux exigences de l'établissement.

Quels sont les avantages de la consolidation des systèmes d'évaluation numérique en une seule plateforme ? une solution unifiée améliore l'efficacité, crée des processus cohérents et permet la mobilité entre les institutions. Elle facilite le travail des étudiants et du personnel sur les différents campus et garantit que les nouvelles fonctionnalités profitent à l'ensemble du secteur ;