"WISEflow nous permet d'examiner nos étudiants de différentes manières
Contexte
L'Université de Malte est un établissement d'enseignement supérieur situé à Malte qui compte plus de 11 000 étudiants. Elle propose des licences, des masters et des doctorats. L'université a une histoire vieille de 400 ans et son campus principal est situé à Msida.
Vous trouverez ci-dessous des entretiens menés par l’Université de Malte auprès d’enseignants et de membres du personnel de l’UM, concernant leur expérience d’utilisation de WISEflow. Ces entretiens sont reproduits avec l’autorisation de l’Université de Malte.
Choisir WISEflow
Le professeur Victor Buttigieg, professeur associé au sein du département de communication et d'ingénierie informatique de la faculté des TIC, s'est vu confier la tâche de former le personnel enseignant de l'Université de Malte à l'utilisation de WISEflow.
Comment vous a-t-on contacté pour commencer à proposer des formations sur l'utilisation de WISEflow ?
M. Robert Sultana, directeur des systèmes d'information et directeur des services informatiques, m'a contacté pour animer des sessions de formation sur l'utilisation de WISEflow à l'intention du personnel enseignant. On a estimé que mon expérience en informatique et mon parcours universitaire faciliteraient la conduite de ces sessions. J'avais également utilisé WISEflow lors de la session d'examens de juin 2020 et assisté à plusieurs sessions de formation dispensées par UNIwise, la société à l'origine de WISEflow, l'année dernière.
Comment avez-vous abordé la tâche de former des enseignants ayant des niveaux de maîtrise technologique différents ?
Cela s'est avéré moins intimidant qu'il n'y paraît. Les enseignants s'adaptent rapidement. Nous avons veillé à présenter toutes les étapes nécessaires à la mise en place d'un examen de manière simple et claire, sans faire de suppositions. Des collègues du bureau du registraire et des services informatiques ont également apporté leur aide pendant ces sessions en répondant aux questions en temps réel dans la fenêtre de discussion. Cela a permis de clarifier tous les aspects qui n’auraient pas été clairs pour l’ensemble des participants. Étant donné que certaines facultés ont leurs propres procédures pour la conduite des examens, les questions soulevées ont également permis d’aborder, au cours des sessions de formation, des problèmes spécifiques à ces procédures d’examen.
Les enseignants nous ont jusqu’à présent indiqué qu’ils avaient trouvé votre méthode utile car elle était axée sur le dialogue. Pourquoi pensez-vous qu’il est important de donner et de recevoir des retours d’expérience dans le cadre d’une telle formation sur un nouveau logiciel ?
Tout le monde n'a pas le même parcours ni la même vision des choses. C'est pourquoi je pense qu'il est important que toute formation tienne compte du point de vue des participants. Le fait que, en tant qu'enseignant, je sois confronté à des problèmes similaires à ceux des autres examinateurs a facilité mon rôle. J'ai également essayé de faire le lien entre l'utilisation de WISEflow et ce que nous suivons habituellement lors de la mise en place d'examens dans des circonstances normales.
Selon vous, quelles sont les meilleures fonctionnalités de WISEflow ?
Par rapport à Exam VLE, utilisé en juin dernier, WISEflow offre plusieurs avantages. Premièrement, il s'agit d'un système éprouvé, utilisé par plusieurs autres universités et spécialement conçu pour organiser des Examens en ligne.
Deuxièmement, les différentes responsabilités sont très bien définies et délimitées dans WISEflow grâce aux différents rôles pouvant être attribués aux personnes chargées du processus d'examen lui-même.
WISEflow offre la possibilité d'évaluer nos étudiants de différentes manières, ce qui serait autrement difficile, voire impossible à réaliser. Par exemple, il est possible d'inclure un fichier audio ou, en effet, une vidéo dans une question d'examen.
Mais l’une des meilleures fonctionnalités de WISEflow est peut-être la possibilité d’automatiser le processus d’évaluation pour certains types de questions, comme les questions à choix multiples. De plus, il offre une multitude de statistiques sur les performances des étudiants, ce qui permet à l’examinateur de déterminer, par exemple, s’il y a eu des questions problématiques dans l’examen.
Quelles sont ses limites, et comment les surmontons-nous ?
WISEflow n’a pas été conçu pour organiser des examens à distance, comme nous le faisons actuellement pendant cette pandémie. Cet aspect pose des défis bien réels.
Nous, les enseignants, n’avons pas non plus disposé de suffisamment de temps pour nous familiariser correctement avec cet outil afin d’exploiter pleinement son potentiel. Cela dit, WISEflow est lui-même un projet en cours de développement et certaines de ses fonctionnalités ne sont pas encore pleinement opérationnelles. Par exemple, aucun outil de détection de plagiat n’est disponible lors de la réalisation d’un examen de type FLOWmulti, où des questions à choix multiples sont associées à des questions de type dissertation.
De plus, certains aspects de l'interface utilisateur et du fonctionnement ne sont pas cohérents entre les différentes options disponibles au sein de WISEflow. Cela rend l'apprentissage du logiciel un peu plus difficile.
S'agissant d'un logiciel générique, il n'est pas adapté aux méthodes de travail de l'Université de Malte. Dans la plupart des cas, des solutions de contournement ont été trouvées et proposées aux différents examinateurs ayant des exigences spécifiques, grâce au personnel du bureau du registraire et des services informatiques, qui a été chargé de gérer ces problèmes procéduraux et techniques. Le personnel du Bureau de la gestion et du développement des ressources humaines, responsable de la formation et du développement, a également fait un excellent travail en organisant toute une série de sessions de formation.
Je pense que l’université dans son ensemble, tant nous, les enseignants, que le personnel de soutien, a accompli des miracles au cours de ces derniers mois, pendant cette pandémie, pour veiller à ce que les cours se déroulent sans trop de contretemps et pour garantir que nous puissions évaluer nos étudiants de manière équitable et en temps opportun. Je pense que l’université devrait être fière de ses réalisations et devrait mieux les faire connaître.
Dans quelle mesure êtes-vous convaincu que les évaluations et les examens en ligne se dérouleront sans encombre ?
Très confiant ! Nous avons déjà fait nos preuves lors de la session de juin 2020, je ne vois donc aucune raison pour que nous n'y parvenions pas à nouveau cette fois-ci, compte tenu de l'expérience supplémentaire acquise. Je suis certain qu'il y aura quelques petits contretemps en cours de route, mais rien qui ne puisse être géré par notre personnel académique et de soutien très compétent.
Se former à WISEflow
Le professeur Frank Bezzina, doyen de la Faculté d'économie, de gestion et de comptabilité, et directeur du département de gestion au sein de cette même faculté, revient sur sa formation à WISEflow.
De quel type d'aide avez-vous pu bénéficier lorsque vous avez essayé de vous familiariser avec WISEflow ?
Pour ceux qui préfèrent les sessions de formation dirigées, au cours desquelles ils peuvent exprimer leurs préoccupations, les sessions animées par le professeur Victor Buttigieg se sont révélées extrêmement utiles. Ceux qui préfèrent suivre des tutoriels à leur propre rythme peuvent utiliser les guides de démarrage. J'ai moi-même eu recours aux deux.
Les sessions de formation WISEflow sont-elles complètes ?
Tout à fait. J'ai trouvé ces sessions de formation guidées très utiles, car elles offraient
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une expérience d'apprentissage pratique avec des instructions étape par étape
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la possibilité de s'exercer à l'utilisation du logiciel et
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la possibilité de poser des questions.
Est-il facile de suivre les tutoriels relatifs à WISEflow ?
J'ai réussi à mener à bien tout le processus de téléchargement des sujets d'examen par moi-même, ainsi qu'à configurer le sujet comprenant des questions à choix multiples et des exercices à compléter à l'aide de FLOWmulti, l'une de mes fonctionnalités préférées de WISEflow.
Je tiens à souligner que le Bureau du registraire et les services informatiques m'ont apporté une aide rapide.
Recommanderiez-vous à vos collègues de suivre votre exemple et de se familiariser avec WISEflow ?
Oh, sans aucun doute. C'est un système d'aide indispensable pour nous aider tous, enseignants et étudiants, à traverser la période des examens.
Deux étudiants de l'Université de Malte sur le campus de Msida. Toutes les images sont une gracieuseté de l'Université de Malte.
Le flux d'évaluation
Le Dr Vincent Marmara, statisticien et maître de conférences au département de gestion de la faculté d'économie, de gestion et de comptabilité, revient sur le flux de travail lié à l'évaluation.
Quand avez-vous commencé à utiliser WISEflow ?
En raison de la pandémie, la plupart d’entre nous avons dû explorer tous les outils possibles afin de garantir notre efficacité dans la transmission des meilleures connaissances à nos étudiants. WISEflow faisait partie des outils que nos services informatiques ont proposés à l’ensemble des enseignants. J’ai commencé à utiliser WISEflow pour préparer mes examens, et le processus, de l’année dernière à cette année, s’est déroulé de manière très fluide et organisée.
Le personnel administratif a-t-il pu vous aider en cas de questions ?
S'agissant d'un nouveau système, quelques problèmes mineurs étaient inévitables. Cependant, le personnel administratif de notre faculté était bien formé pour nous aider à surmonter les difficultés rencontrées. Leur soutien nous a encouragés à utiliser WISEflow.
Selon vous, quelle est la meilleure fonctionnalité de WISEflow ?
Toutes les personnes impliquées dans le processus de création, de gestion, d'approbation et de révision des sujets d'examen ont pu communiquer via cette source unique. Cela a ainsi permis à chacun de suivre plus facilement le parcours du sujet d'examen.
Allez-vous continuer à utiliser WISEflow ?
Oui, et je voudrais conclure en remerciant et en félicitant le service des ressources humaines (HRMD), les services informatiques et le bureau du registraire pour leur soutien continu et leur professionnalisme, qui leur ont permis de s'adapter rapidement à cette nouvelle réalité.
QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES
Un projet pilote permet d'identifier les besoins, de tester les flux de travail et de confirmer que la solution choisie répond aux exigences de l'établissement.
Grâce à des sessions de formation, des examens blancs, une communication claire et des structures d'accompagnement, toutes les parties prenantes ont pu se familiariser avec le nouveau système.
La plateforme permet la gestion numérique des évaluations écrites, audio et orales, offrant des fonctionnalités d'enregistrement, de commentaires structurés et de flux de soumission sécurisés.
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