"Les examens en distanciel permettent de favoriser les compétences dont les candidats ont besoin à l'ère numérique"
L'Office européen des brevets (OEB) est une agence intergouvernementale chargée d'examiner les demandes de brevet européen, permettant ainsi aux inventeurs, chercheurs et entreprises du monde entier d'obtenir une protection pour leurs inventions dans jusqu'à 44 pays. L'Académie européenne des brevets, qui organise l'examen de qualification européen, est la branche externe de l'OEB dédiée à l'éducation et à la formation.
L'OEB a commencé à utiliser WISEflow en mars 2021.
Contexte
Pour devenir mandataire en brevets européens, il est nécessaire de réussir l’examen de qualification européen (EQE). Cela nécessite au moins trois ans de préparation, dont au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente, suivis d’un examen préliminaire qui évalue la capacité des candidats à répondre à des questions portant sur toute une série de questions juridiques et à la rédiger des revendications. Jusqu’à l’apparition de la pandémie, l’EQE se tenait une fois par an dans des centres d’examen à travers l’Europe ; des milliers de copies manuscrites étaient numérisées et corrigées à deux reprises.
En 2020, l’EQE a été annulé en raison de la COVID-19. À mesure que la pandémie se prolongeait, il est apparu clairement qu’un examen en présentiel ne serait pas non plus possible en 2021. Cette année, près de 3 800 candidats attendaient de passer l’EQE, dont un arriéré de près de 2 000 candidats datant de 2020. Un report à 2022 aurait signifié que pas moins de 5 500 candidats auraient dû attendre pour passer l’examen.
Cela explique en partie pourquoi l’EQE de mars 2021 s’est finalement déroulé sur WISEflow en l’espace d’une seule semaine, avec 130 pages d’examen numériques dans chacune des trois langues officielles de l’OEB. Cinq examens ont été répartis en 17 « flux » ; 3 733 candidats ont passé 24 heures d’examens en seulement cinq jours. Il y avait 80 surveillants en ligne et une équipe d’intervention rapide de 15 personnes pour assurer l’assistance de premier et deuxième niveaux.
Vous trouverez ci-dessous un entretien avec Xavier Seuba, directeur de l’Académie des brevets et de l’EQE, et Simon White, directeur de la coopération informatique.
De gauche à droite, Xavier Seuba et Simon White de l’OEB
Xavier Seuba (XS) : Afin de garantir la qualité du système des brevets et des brevets délivrés par l’OEB, nous devons veiller à ce que les professionnels représentant les parties devant l’OEB possèdent les plus hauts niveaux de connaissances et d’expertise. L’EQE est le sésame pour accéder au système européen des brevets. Un EQE de qualité nous permet de préserver les normes professionnelles les plus élevées et, par conséquent, d’assurer le bon fonctionnement et l’efficacité du système à l’OEB. L’EQE contribue à maintenir la qualité dans tous les États membres de l’Organisation européenne des brevets : les normes professionnelles sont les mêmes au Portugal qu’en Pologne, et l’EQE est l’instrument qui rend cela possible.
Il nous a en réalité fallu plusieurs décennies pour passer aux examens sur ordinateur. Au cours des 40 dernières années, nous avons toutefois mis en place un examen sophistiqué, doté de niveaux de sécurité, d’une infrastructure, d’une conception et des contrôles et contrepoids nécessaires pour y répondre – à tout moment, tout au long du cycle de l’EQE. Nous comptons actuellement près de 400 personnes impliquées dans la gestion, la rédaction et la correction des épreuves de l’EQE. Auparavant, les candidats devaient se rendre sur les lieux où l’examen avait lieu. Et comme l’EQE est un examen à livre ouvert, ils parcouraient l’Europe avec des valises remplies de notes et d’ouvrages de référence. Imaginez la quantité de papier générée par trois années de préparation !
Simon White (SW) : Les examens de mars 2020 ont été annulés relativement peu de temps avant les dates auxquelles ils devaient avoir lieu. Vous pouvez imaginer les implications administratives. Les centres d’examen étaient organisés au sein de chaque État membre ; les contrats entre l’Office et les gouvernements de ces États membres avaient donc été conclus 18 mois plus tôt, et les dates annoncées 12 mois plus tôt. Puis, fin février, nous avons dû dire : « Désolés, nous n’organiserons pas les examens du mois prochain. » Notre première réaction a donc été de penser que cela ne pouvait pas durer éternellement et que nous organiserions les examens reportés en septembre. Mais nous avons ensuite vu là une opportunité de numériser l’ensemble de cette activité.
À l’OEB, nous pratiquons déjà l’apprentissage en ligne ; l’Office avait donc déjà renforcé les compétences de son personnel et mis en place des formations en ligne. Avec la nouvelle direction en place depuis 2018, il y avait une ouverture au changement.
XS : Nous sommes désormais une organisation presque entièrement numérisée. L’année écoulée nous a montré que nous tous – 6 400 personnes – pouvons travailler à domicile et que les activités peuvent se poursuivre comme d’habitude.
SW : Mais l’EQE avait toujours semblé si « analogique ».
XS : Nous avions mené un projet pilote récemment, qui consistait à mettre à disposition un nombre limité d’ordinateurs sur lesquels les candidats pouvaient passer les examens, mais il s’agissait d’un effort de numérisation très limité.
Siège de l'OEB. Toutes les images sont une gracieuseté de l'Organisation européenne des brevets.
SW : Puis 2020 est arrivée. La manière dont nous menions l’EQE – et dont nous pensions devoir toujours le faire – a été bouleversée par la crise. La crise apporte de l’agilité, des changements à un rythme jusqu’alors inconnu. Nous avons changé plus que prévu cette année, certainement plus que nous n’aurions cru possible.
XS : Une fois que nous avons décidé de passer au format en ligne, nous avons mené une étude de marché, analysant neuf entreprises et en présélectionnant trois. Nous avons évalué dans quelle mesure les systèmes existants correspondaient à nos besoins. Mais ce n’est pas tout : nous avons également évalué le degré de flexibilité du système. Nous avions besoin d’une grande flexibilité, car nous ne pouvions pas modifier les examens. Les sujets d’examen étaient prêts et nous pouvions les adapter légèrement, mais des changements de fond étaient impossibles ; le format ne pouvait être modifié que dans une mesure très limitée. Nous recherchions également la sécurité et un environnement d’examen où le candidat se sentirait à l’aise. Certains systèmes étaient trop intrusifs, instaurant des niveaux de contrôle très élevés sur les candidats. Mais notre intuition nous disait que si nous agissions ainsi, les candidats auraient le sentiment d’être trop surveillés, ce qui risquait de les rendre nerveux, d’affecter leurs performances et de leur donner l’impression que nous ne leur faisions pas confiance. Nous devions éviter tout cela.
Nous avons choisi UNIwise en raison des fonctionnalités de WISEflow, mais aussi pour la flexibilité permettant d’adapter le système aux spécificités de l’EQE. Nous étions également sur la même longueur d’onde quant au principe de confiance envers les personnes. Les mesures de sécurité sont, bien sûr, nécessaires, mais en principe, nous devons faire confiance à l’honnêteté des gens.
SW : Nous sommes moins réticents à prendre des risques qu’auparavant. Et, en fin de compte, il n’y avait pas d’approche à faible risque ici. Nous recherchions un partenaire avec lequel nous pensions pouvoir évoluer. Tout ce que fait l’Académie européenne des brevets est en train de changer, et il y a beaucoup de nouvelles choses que nous devons faire et que l’Office n’a jamais vraiment réussi à faire auparavant. Nous avons besoin de personnes pour nous accompagner dans cette aventure. Nous avons découvert UNIwise et nous nous sommes demandé : « Se pourrait-il qu’ils souhaitent eux aussi se développer ? » Et c’était le cas. L’adéquation entre l’OEB et UNIwise s’est faite instinctivement. Nous savions tous que c’était une bonne combinaison.
XS : La réactivité était vraiment importante pour nous : savoir que, lorsqu’une situation devait être gérée, le prestataire serait là. Nous avons le sentiment que cette réactivité tient au fait qu’UNIwise pense à l’utilisateur final, le candidat. Nous devions nous assurer de fournir toutes les conditions permettant au candidate de nous démontrer qu’elle a acquis les connaissances que nous attendons d’elle. Le fait que l’enseignement supérieur et professionnel fasse partie de votre ADN fait également la différence, car vous comprenez ce que les gens vivent pendant un examen, et que nous allons devoir gérer des moments personnels.
SW : La capacité dont nous disposions pour analyser les problèmes et prendre des décisions, afin de mener à bien ce projet, était vraiment importante.
XS : Lors de la dernière phase du processus de sélection de la plateforme, nous avons demandé à UNIwise si nous pourrions adapter le système en ce qui concerne un certain nombre de fonctionnalités que nous estimions susceptibles d’améliorer l’expérience des candidats, tout en renforçant les fonctions de surveillance grâce à l’ajout de capacités de surveillance audio.
SW : Nous avons été francs quant à la pression à laquelle nous étions soumis. Et ils savaient que les délais étaient très serrés : les améliorations dont nous avions besoin ne seraient pas prêtes avant janvier au plus tôt, alors que les examens avaient lieu en mars. UNIwise était prêt à prendre ce risque.
XS : Auparavant, les sujets de l’EQE étaient acheminés spécialement vers les centres d’examen. Les épreuves étaient conservées dans un coffre-fort et un nombre extrêmement restreint de personnes connaissait le contenu des examens finaux. Nous devions reproduire ce niveau de sécurité physique dans l’environnement numérique.
SW : Après la signature du contrat, la première chose que nous avons dû faire a été de mobiliser nous-mêmes certaines ressources informatiques, ce que nous n’avions pas nécessairement prévu. Notre équipe et le secrétariat de l’EQE ont tous deux dû se familiariser avec WISEflow, et UNIwise a collaboré avec eux afin que nous apprenions beaucoup les uns des autres pour mener à bien l’examen. Les étapes les plus importantes pour moi ont concerné la préparation des examens blancs ; ils étaient essentiels. Nous avons organisé trois examens blancs : les deux premiers ont permis aux participants de se familiariser avec WISEflow et de s’exercer, tandis que le troisième était un exercice chronométré très proche de la réalité, avec tous les participants en situation réelle. Tout le monde n’a pas adhéré pleinement à ces exercices, mais ceux qui l’ont fait en ont certainement tiré profit.
XS : Nous avons organisé des simulations et une période de test de l’ensemble du système. Parallèlement, nous avons dû créer ou adapter des informations destinées aux candidats : un guide d’utilisation, un tutoriel, une FAQ détaillée. Nous avons organisé trois séminaires en ligne pour expliquer aux candidats le fonctionnement du système, chaque séminaire ayant attiré 1 000 participants. La semaine des examens a très bien commencé avec l’examen préliminaire du lundi. Je me souviens avoir parlé à Simon dans l’après-midi et lui avoir dit : « Tout se passe vraiment très bien. »
SW : C'était l'un de ces moments où l'on se dit : « Êtes-vous sûr ? Cela ne peut pas être aussi simple. »
XS : Malheureusement, le lendemain, un problème est survenu avec deux des trois versions linguistiques d’une épreuve, qui n’avaient pas été téléchargées à temps. Cela ne concernait qu’un tiers de l’épreuve et a eu des répercussions variables sur les candidats. Alors que certains ne s’en sont même pas aperçus, pour d’autres, la situation s’est avérée très problématique. La division de l’épreuve en trois parties, chacune disponible en trois langues, a permis à la commission chargée de la correction des examens de remédier à l’incident en attribuant à tous les candidats la même note de compensation pour cette partie spécifique de l’épreuve.
XS : Chaque jour, une fois les examens terminés, nous avons rencontré l’ensemble des personnes impliquées dans la gestion, soit environ 90 personnes, afin d’évaluer les mesures à mettre en œuvre pour faire encore mieux le lendemain. Vu de l’intérieur, outre le service fourni aux candidats à un moment très difficile de la pandémie, la motivation et l’engagement de l’équipe ont constitué le point fort de l’EQE 2021. Même dans les moments difficiles, nous savions que nous accomplissions quelque chose d’inédit et que nous fournissions un service dont les candidats avaient besoin et qu’ils appréciaient. La motivation de l’équipe était immense, et nous sommes également très reconnaissants aujourd’hui des retours qui nous ont été fournis.
SW : Un certain nombre de candidats ont clairement indiqué qu’ils appréciaient d’avoir la possibilité de passer l’examen. Les candidats ont apprécié de ne pas avoir à se déplacer, de ne pas avoir à transporter autant de documents papier, et le simple fait qu’il y ait eu un examen, ce qui n’était en aucun cas garanti.
Cet examen constitue une étape décisive, avec d’énormes implications financières pour les candidats retenus. Le groupe est composé d’avocats et d’ingénieurs, et bien que quelques personnes aient été un peu agacées après les deux premiers jours, dans l’ensemble, les retours ont été plutôt positifs.
XS : Les candidats ont fait de gros efforts pour s’adapter au nouveau cadre et ont commencé à suivre nos instructions dès décembre 2020, lorsque nous avons ouvert la plateforme pour la première fois en vue des épreuves. Dans le questionnaire que nous avons envoyé aux candidats après l’EQE, 97 % ont déclaré avoir apprécié la possibilité de passer l’EQE en 2021. Les candidats ont apprécié de pouvoir passer les examens dans un lieu de leur choix (76 %) et d’utiliser un ordinateur pour saisir leurs réponses (79 %). Ils ont également apprécié de pouvoir économiser du temps et des frais de déplacement, de limiter les risques pour leur santé et d’éviter les problèmes liés à la logistique des déplacements. Certains candidats ont estimé que le temps imparti était insuffisant, mais cela semble être le cas pour presque tous les examens, y compris l’EQE. Les candidats nous ont également aidés en nous indiquant les aspects à améliorer, notamment la présentation du portail d’examen et la possibilité d’annoter les sujets, entre autres.
SW : Le fait est que ce projet ne vise pas seulement à sauver l’EQE 2021. Il s’agit d’un changement systémique. Nous ne sommes pas dans le secteur de l’organisation d’événements. Notre mission consiste à examiner les brevets. Or, de nombreux aspects entrent ici en jeu qui ne relèvent pas de notre cœur de métier, et en externalisant ces tâches à des spécialistes, comme UNIwise, nous pouvons offrir un meilleur service.
Nous devons être en mesure de proposer un éventail plus large de types d’évaluation et de le faire de manière plus flexible. L’époque d’un apprentissage de sept ans aboutissant à un seul test avec un marteau et un morceau de métal est révolue depuis longtemps. Nous devons proposer une évaluation adaptée à l’objectif visé, en utilisant une technologie modulaire. WISEflow est formidable, il est sécurisé et fonctionne dans le cloud.
XS : En transférant l’examen en ligne, nous contribuons à développer les compétences dont les candidats ont besoin à l’ère numérique. Les conseils en brevets travailleront sur ordinateur de 8 h à 19 h, et le fait qu’ils puissent tester leurs connaissances et démontrer leurs compétences sur un ordinateur correspond mieux à cette réalité que ce qui se faisait par le passé. Autrefois, ils venaient avec des ciseaux et de la colle, découpaient des éléments et les collaient sur la feuille d’examen.
Il y a également une question qui dépasse le cadre de 2021 : comment évaluer les compétences des candidats désireux de devenir la prochaine génération d’avocats spécialisés en brevets européens ?
SW : Exactement. Il ne s’agit pas de savoir si vous êtes doué pour les examens, mais si vous êtes capable d’exercer ce métier. Et c’est quelque chose que vous devez prouver sur une période de plus de trois heures.
QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES
Un projet pilote permet d’identifier les besoins, de tester les flux de travail et de vérifier que la solution choisie répond aux exigences institutionnelles.
Grâce à des sessions de formation, des examens blancs, une communication claire et des structures d’accompagnement, toutes les parties prenantes ont pu se familiariser avec le nouveau système.
La plateforme permet la gestion numérique des évaluations écrites, audio et orales, offrant des fonctionnalités d’enregistrement, de commentaires structurés et de workflows de soumission sécurisés.
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