Accès mondial et soutien sans faille : Évaluation numérique à l'Université d'économie et de commerce de Vienne
Contexte
En adoptant WISEflow pour ses examens d’entrée, l’Université d’économie et de gestion de Vienne (WU Vienna) améliore l’accessibilité pour les étudiants internationaux tout en garantissant l’intégrité académique et en réalisant des économies.
Dans un paysage universitaire de plus en plus numérique, la WU Vienna a pris les devants pour transformer la manière dont les examens d’entrée sont organisés en mettant en œuvre WISEflow, une plateforme d’évaluation numérique. Initialement adoptée pour ses avantages pour les étudiants internationaux, et à la suite d’un projet pilote réussi de WISEflow en 2020, la WU Vienna a étendu son utilisation pour gérer les examens d’entrée au programme de licence en allemand en 2024.
Helena Nekola, forte de 15 ans d’expérience en tant que vice-rectrice chargée des programmes académiques et des affaires étudiantes à la WU Vienne, a coordonné cette initiative. Helena explique que l’approche de la WU Vienne va au-delà de la simple utilisation d’outils numériques ; il s’agit de créer une expérience fluide et favorable pour les candidats.
Pourquoi l'WU Vienne a choisi WISEflow
Le projet pilote WISEflow de 2020 a été lancé en partie parce qu’environ 60 % des candidats au programme de licence en commerce et économie étaient des étudiants internationaux. Mme Helena estime que le succès de ce projet pilote a fait de l’extension de WISEflow une étape logique. Elle explique :
La transition vers les évaluations numériques avait commencé avant la COVID-19, qui a ensuite accéléré ce mouvement pour de nombreux établissements. Helena se souvient : « Nous avions déjà discuté du passage à une plateforme numérique avant la COVID. Les avantages pour nos étudiants internationaux étaient tout simplement évidents. »
Le recours croissant à l’IA générative a également influencé la décision de la WU de Vienne d’adopter WISEflow pour ses examens d’entrée à grande échelle.
L'évolutivité de la plateforme était essentielle, avec environ 4 500 candidats passant l'examen d'entrée en sciences économiques et sociales en allemand et jusqu'à 3 000 candidats passant l'examen en sciences économiques et commerciales. Helena note :
DES SOLUTIONS INTELLIGENTES AU SERVICE D'UN CHANGEMENT POSITIF
« Des aspects tels que les questions à choix multiples étaient très importants pour nous. Et nous avons vraiment apprécié l’utilité des rôles d’utilisateur dans WISEflow. Nous avons pu gérer le processus du point de vue du surveillant, du participant et du responsable. Il est primordial que nos candidats ne puissent pas tricher pendant l’examen. Nous utilisons donc également les fonctionnalités de surveillance de WISEflow : la détection vocale et la comparaison faciale par vidéo. »
La conformité en matière de protection des données était également essentielle, compte tenu de l’implantation de l’établissement dans la région DACH. Helena explique qu’il était important pour eux que WISEflow respecte les nombreuses directives en matière de protection des données imposées à l’établissement. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons décidé d’opter pour la plateforme WISEflow.
Les étudiants peuvent passer les examens depuis n’importe où dans le monde, et les évaluations sont protégées contre toute atteinte à l’intégrité académique, ce qui apporte une immense valeur ajoutée à la WU de Vienne et à son administration. Mais ce ne sont pas les seuls avantages des examens en ligne via WISEflow. Helena déclare :
« Nous avons économisé environ un tiers des coûts précédents, car la location de salles en Autriche est onéreuse. Les examens nécessitent désormais moins de personnel ; nous disposons d’une équipe de cinq assistants, tous des étudiants de cycle supérieur, au lieu de 30 tuteurs. C’est une différence considérable. »
Comme pour toute transition numérique, la WU de Vienne a dû faire face à des défis, notamment en raison du nombre élevé de candidats qui a affecté les temps de chargement, rendant difficile le téléchargement simultané de tous les résultats des candidats. Cependant, comme le souligne Helena, il existe toujours des solutions alternatives :
« À partir de 2024, nous avons réparti les candidats en trois flux, qui démarrent à deux minutes d'intervalle, ce qui nous a permis d'éviter la surcharge du système. Nous constatons désormais une baisse significative du nombre de messages d'erreur et des temps de chargement sont normaux. Nous avons trouvé une solution au sein même de la plateforme. »
QUELQUES CONSEILS POUR LES ÉTABLISSEMENTS QUI ENVISAGENT DE PASSER AU NUMÉRIQUE
Coordonner la transition vers une plateforme d’évaluation numérique n’est pas une mince affaire. Il s’agit d’un projet d’envergure qui doit être géré en conséquence. L’expérience de la WU de Vienne a montré que le recours à une figure ou à un organisme central, capable de s’appuyer sur l’expertise de l’ensemble de l’établissement, constitue la meilleure méthode possible pour mener à bien ce processus.
« De nombreux acteurs sont impliqués, et je suis le principal interlocuteur de tous ces départements. Je pense que c’est la meilleure façon de procéder, car ils ont tous une excellente connaissance de leurs domaines spécifiques, et je peux ainsi coordonner cette expertise de manière centralisée. »
Une fois le projet opérationnel, les établissements disposent de multiples moyens pour rationaliser et simplifier le processus d'examen pour toutes les parties concernées, y compris les candidats. À la WU de Vienne, le personnel s'attache en priorité à maintenir une communication constante avec les personnes qui se préparent aux examens d'entrée.
« D'après notre expérience ces dernières années, la communication par e-mail s'est avérée être la méthode la plus efficace avec nos candidats. Nous estimons qu'il est essentiel de les tenir informés à chaque étape, afin qu'ils soient toujours au courant de leur progression dans le processus de sélection. »
Cependant, la communication à elle seule ne suffit pas à préparer les candidats à une plateforme qui leur est inconnue. La WU Vienne accompagne les candidats de plusieurs manières avant leurs examens, notamment en fournissant des informations détaillées sur WISEflow sur son site web. Helena explique :
« Nous avons créé un guide de démarrage couvrant des sujets tels que l’installation du navigateur Lockdown et la navigation dans WISEflow. Nous proposons également des examens blancs afin que les candidats puissent tester la plateforme. Je recommande à tous les établissements utilisant une plateforme numérique pour leurs examens d’entrée de faire de même : il est essentiel que les candidats se familiarisent au préalable avec les outils concernés. »
La plupart des ressources préparatoires sont créées par la WU de Vienne, et non par UNIwise. Helena estime que cela est essentiel :
« Nous souhaitons que WISEflow soit perçu comme un outil mis en œuvre par l’établissement. L’objectif est que les étudiants reçoivent des conseils directement de notre part, et non de celle d’UNIwise. Je pense que c’est la meilleure approche. »
QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES
Un projet pilote permet d'identifier les besoins, de tester les flux de travail et de vérifier que la solution choisie répond aux exigences de l'établissement.
La plateforme permet la gestion numérique des évaluations écrites, audio et orales, offrant des fonctionnalités d'enregistrement, de commentaires structurés et de workflows de soumission sécurisés.
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