Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt

VISÃO GERAL

A Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt modernizou um dos seus fluxos de trabalho mais exigentes do ponto de vista administrativo, integrando o seu sistema interno de gestão de exames, o peregos, diretamente com o WISEflow. O que começou por ser um desafio motivado pela pandemia é agora um processo de teses simplificado e totalmente digital que elimina o papel, reduz o trabalho manual e proporciona total transparência para estudantes, avaliadores e administradores.

DESAFIO

Antes da integração, a gestão de teses dependia de envios em papel, assinaturas manuscritas e introdução repetida de dados em sistemas desconectados. O processo era lento, propenso a erros e difícil de acompanhar. O corpo docente necessitava de um fluxo de trabalho digital mais rápido e fiável. Como explica Dietmar Franzen, Reitor da Faculdade de Economia e Direito da Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt:

SOLUÇÃO

A universidade criou o peregos como o seu centro nevrálgico para dados de teses e exames, com base no princípio claro de que os dados só devem ser introduzidos uma vez. Através de uma integração robusta via API, o peregos exporta automaticamente todas as informações relevantes sobre as teses para o WISEflow, incluindo dados dos estudantes, avaliadores, prazos e configurações do fluxo, sem qualquer intervenção manual. Os avaliadores e os membros da comissão de exames aprovam as candidaturas digitalmente com um único clique. Uma vez aprovadas, o WISEflow cria o fluxo e atribui automaticamente todas as partes interessadas. Uma sincronização diária mantém ambos os sistemas alinhados e garante informações consistentes para todos os envolvidos.

Dietmar Franzen resume a ideia subjacente ao design:

Os resultados são substanciais:

Os tempos de aprovação passaram de vários dias para apenas alguns minutos.
As assinaturas manuais, a digitalização e as trocas de e-mails desapareceram.
Os administradores já não duplicam a introdução de dados, reduzindo o risco de erros.
Os estudantes e o pessoal académico beneficiam de uma experiência transparente, previsível e intuitiva.
A estrutura do sistema é suficientemente flexível para suportar outros processos de pré-avaliação relacionados com outros tipos de avaliação.

CRIAR UMA INTEGRAÇÃO QUE SE ADAPTE ÀS SUAS NECESSIDADES

O modelo de Frankfurt demonstra o que é possível quando a API do WISEflow é utilizada de forma eficaz, mas não é a única via a seguir. As instituições não precisam de criar um sistema como o peregos para beneficiarem da automatização. A API é flexível e pode suportar muitas abordagens diferentes.

Algumas instituições podem preferir ligar o WISEflow diretamente ao seu sistema de informação do aluno (SIS) para automatizar as inscrições ou enviar as notas. Outras podem criar um pequeno serviço de middleware que automatize apenas uma tarefa, por exemplo, a criação de fluxos ou a atribuição de avaliadores. As instituições podem optar por começar com um único elemento do fluxo de trabalho, como as aprovações de teses, e alargar a configuração ao longo do tempo. Também é possível acionar ações do WISEflow a partir de portais existentes ou painéis de controlo do corpo docente.

A mensagem central é simples. O sistema de Frankfurt é um exemplo. Cada instituição pode escolher o nível de automatização que se adapta ao seu próprio ambiente e utilizar a API para criar exatamente o que necessita.

PRINCIPAIS CONCLUSÕES:

Eficiência: Os tempos de aprovação foram significativamente reduzidos e a carga de trabalho administrativa é menor.
Precisão: A plataforma fornece uma fonte única de informação, sem duplicação de dados.
Transparência: Todas as partes interessadas podem acompanhar o progresso em tempo real.
Escalabilidade: A solução existente pode aproveitar a API para outras tarefas menos complexas.
Flexibilidade: As instituições podem automatizar de forma seletiva e não precisam de replicar o sistema de Frankfurt.

OLHAR PARA A FRENTE

A universidade está a preparar-se para adotar o seu novo sistema de gestão do campus, o que criará oportunidades para uma maior automatização. Outras faculdades já se estão a preparar para adotar a integração entre o peregos e o WISEflow. É de salientar que esta integração não se limita aos fluxos de trabalho de teses; é também adequada para uma variedade de outros tipos de avaliação, permitindo uma aplicação mais ampla em toda a instituição.

CONCLUSÃO

A Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt criou um exemplo notável de transformação digital bem planeada. Ao combinar um sistema interno centrado nos dados com a flexibilidade da API do WISEflow, a universidade construiu um fluxo de trabalho de teses mais rápido e fiável que beneficia estudantes, avaliadores e administradores.

O seu trabalho destaca um ponto importante para outras instituições. A automatização não precisa de ser complexa nem idêntica ao modelo de Frankfurt. A API do WISEflow dá às instituições a liberdade de conceber o fluxo de trabalho que faz mais sentido para o seu ambiente, quer se assemelhe ao de Frankfurt ou seja algo totalmente diferente.

PERGUNTAS FREQUENTES

Que desafio enfrentou a Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt com a gestão de teses?

Antes da integração do peregos com o WISEflow, os fluxos de trabalho das teses dependiam de envios em papel, assinaturas manuscritas e introdução repetida de dados. Estes processos manuais eram lentos, propensos a erros e difíceis de acompanhar — especialmente durante a pandemia, que expôs os limites dos fluxos de trabalho tradicionais.

Como é que funciona a integração entre o peregos e o WISEflow?

O Peregos funciona como o centro nevrálgico para os dados relativos a teses e exames. Através da integração via API, exporta automaticamente todas as informações necessárias, incluindo alunos, avaliadores, prazos e configurações de fluxo, para o WISEflow. As candidaturas aprovadas desencadeiam a criação automática de fluxos, e a sincronização diária mantém ambos os sistemas totalmente alinhados.

Que melhorias observou a universidade após a implementação da integração?

O fluxo de trabalho digital reduziu drasticamente os tempos de aprovação de dias para minutos, eliminou as assinaturas em papel, suprimiu a duplicação de entradas de dados, reduziu os erros e proporcionou uma experiência transparente e intuitiva para estudantes e avaliadores.

Será que outras universidades precisam de construir um sistema como o peregos para beneficiar da automatização do WISEflow?

Não. A solução de Frankfurt é apenas um exemplo, mas as instituições podem automatizar de forma seletiva. A API do WISEflow suporta várias abordagens, desde a ligação direta a um sistema de informação do aluno, passando pela criação de pequenas ferramentas de middleware, até à automatização de apenas um elemento do fluxo de trabalho, como a criação do fluxo ou a atribuição de avaliadores.

Quais são os benefícios da consolidação dos sistemas de avaliação digital numa única plataforma? Uma solução unificada melhora a eficiência, cria processos consistentes e permite a mobilidade entre instituições. Torna mais fácil para os estudantes e pessoal trabalharem em todos os campi e assegura que as novas funcionalidades beneficiam todo o sector;

O novo fluxo de trabalho digital é escalável para outras faculdades?

Sim. O modelo já se revelou suficientemente flexível para ser expandido. Outras faculdades da Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt estão a preparar-se para adotar a integração, e futuras atualizações na gestão do campus abrirão ainda mais oportunidades para a automatização.

Do papel à plataforma: Como a Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt construiu um fluxo de trabalho digital sem falhas no WISEflow