Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt

Visão geral

A Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt modernizou um dos seus fluxos de trabalho mais exigentes do ponto de vista administrativo, integrando o seu sistema interno de gestão de exames, o peregos, diretamente com o WISEflow. O que começou por ser um desafio motivado pela pandemia é agora um processo de teses simplificado e totalmente digital que elimina o papel, reduz o trabalho manual e proporciona total transparência para estudantes, avaliadores e administradores.

Desafio

Antes da integração, a gestão de teses dependia de envios em papel, assinaturas manuscritas e introdução repetida de dados em sistemas desconectados. O processo era lento, propenso a erros e difícil de acompanhar. O corpo docente necessitava de um fluxo de trabalho digital mais rápido e fiável. Como explica Dietmar Franzen, Reitor da Faculdade de Economia e Direito da Universidade de Ciências Aplicadas de Frankfurt:

Solução

A universidade criou o peregos como o seu centro nevrálgico para dados de teses e exames, com base no princípio claro de que os dados só devem ser introduzidos uma vez. Através de uma integração robusta via API, o peregos exporta automaticamente todas as informações relevantes sobre as teses para o WISEflow, incluindo dados dos estudantes, avaliadores, prazos e configurações do fluxo, sem qualquer intervenção manual. Os avaliadores e os membros da comissão de exames aprovam as candidaturas digitalmente com um único clique. Uma vez aprovadas, o WISEflow cria o fluxo e atribui automaticamente todas as partes interessadas. Uma sincronização diária mantém ambos os sistemas alinhados e garante informações consistentes para todos os envolvidos.

Dietmar Franzen resume a ideia subjacente ao design:

Inovação e impacto

A abordagem de Frankfurt destaca-se pelo seu compromisso com uma verdadeira transformação digital. Em vez de recriar os processos em papel online, a equipa redesenhou totalmente o fluxo de trabalho, eliminando etapas obsoletas e implementando a automatização onde é mais importante.

Os resultados são substanciais:

• Os tempos de aprovação passaram de vários dias para apenas alguns minutos.
• As assinaturas manuais, a digitalização e as trocas de e-mails desapareceram.
• Os administradores já não duplicam a introdução de dados, reduzindo o risco de erros.
• Os estudantes e o pessoal académico beneficiam de uma experiência transparente, previsível e intuitiva.
• A estrutura do sistema é suficientemente flexível para suportar outros processos de pré-avaliação relacionados com outros tipos de avaliação.

Os tempos de aprovação passaram de vários dias para apenas alguns minutos.

Criar uma integração que se adapte às suas necessidades

As assinaturas manuais, a digitalização e as trocas de e-mails desapareceram.

Os administradores já não duplicam a introdução de dados, reduzindo o risco de erros.

Os estudantes e o pessoal académico beneficiam de uma experiência transparente, previsível e intuitiva.

Principais conclusões:

• Eficiência : Os tempos de aprovação foram significativamente reduzidos e a carga de trabalho administrativa é menor.
• Precisão : A plataforma fornece uma fonte única de informação, sem duplicação de dados.
• Transparência : Todas as partes interessadas podem acompanhar o progresso em tempo real.
• Escalabilidade : A solução existente pode aproveitar a API para outras tarefas menos complexas.
• Flexibilidade : As instituições podem automatizar de forma seletiva e não precisam de replicar o sistema de Frankfurt.

Olhar para a frente

A estrutura do sistema é suficientemente flexível para suportar outros processos de pré-avaliação relacionados com outros tipos de avaliação.

Conclusão

A integração tem sido elogiada internamente não só por melhorar a eficiência, mas também por criar um ambiente mais fiável e menos stressante para todos os envolvidos.

O modelo de Frankfurt demonstra o que é possível quando a API do WISEflow é utilizada de forma eficaz, mas não é a única via a seguir. As instituições não precisam de criar um sistema como o peregos para beneficiarem da automatização. A API é flexível e pode suportar muitas abordagens diferentes.

Que desafio enfrentou a universidade de ciências aplicadas de frankfurt com a gestão de teses?

Algumas instituições podem preferir ligar o WISEflow diretamente ao seu sistema de informação do aluno (SIS) para automatizar as inscrições ou enviar as notas. Outras podem criar um pequeno serviço de middleware que automatize apenas uma tarefa, por exemplo, a criação de fluxos ou a atribuição de avaliadores. As instituições podem optar por começar com um único elemento do fluxo de trabalho, como as aprovações de teses, e alargar a configuração ao longo do tempo. Também é possível acionar ações do WISEflow a partir de portais existentes ou painéis de controlo do corpo docente.

Como é que funciona a integração entre o peregos e o WISEflow?

A mensagem central é simples. O sistema de Frankfurt é um exemplo. Cada instituição pode escolher o nível de automatização que se adapta ao seu próprio ambiente e utilizar a API para criar exatamente o que necessita.

Que melhorias observou a universidade após a implementação da integração?

Eficiência : Os tempos de aprovação foram significativamente reduzidos e a carga de trabalho administrativa é menor.

Será que outras universidades precisam de construir um sistema como o peregos para beneficiar da automatização do WISEflow?

Precisão : A plataforma fornece uma fonte única de informação, sem duplicação de dados.

Quais são os benefícios da consolidação dos sistemas de avaliação digital numa única plataforma?

Transparência : Todas as partes interessadas podem acompanhar o progresso em tempo real.

O novo fluxo de trabalho digital é escalável para outras faculdades?

Escalabilidade : A solução existente pode aproveitar a API para outras tarefas menos complexas.