Digitalização de exames e avaliações na NMBU
A Universidade Norueguesa de Ciências da Vida (NMBU) pretendia poder fornecer feedback digitalmente e desejava digitalizar o processo de avaliação para poder realizar avaliações em ecrãs em vez de em papel.
Contexto
A Universidade Norueguesa de Ciências da Vida (NMBU) está localizada na parte sudeste da Noruega. A universidade é composta por dois campus, distribuídos entre a capital do país, Oslo, e o município vizinho de Ås, e oferece um total de 64 programas de estudo, focados principalmente nas ciências ambientais e biológicas.
Com 5.200 estudantes e 1.700 funcionários, geram conhecimento e impulsionam a inovação em áreas como a alimentação, a saúde, a proteção ambiental, o clima e a utilização sustentável dos recursos naturais.
A necessidade de se tornar digital na educação
A NMBU iniciou o seu projeto WISEflow em 2016. Antes disso, quase todos os seus exames escritos eram entregues em papel. Alguns eram realizados nos computadores da própria instituição, mas o processo tinha de ser supervisionado por vigilantes, para garantir que os estudantes não comunicavam entre si.
Para a NMBU, era importante estar a par do que se passava no setor educativo norueguês. Aliado à constatação de que os alunos da NMBU tinham experiência com ferramentas digitais e esperavam que uma parte cada vez maior da sua experiência académica se tornasse digital, isto tornou-se o motor para a transição para exames e avaliações digitais. Pretendiam poder fornecer feedback digitalmente e tinham o desejo de digitalizar o processo de avaliação para poderem realizar avaliações em ecrãs em vez de em papel. Por último, a digitalização dos exames e dos processos de exame e avaliação associados constituiu também uma forma de reduzir a carga de trabalho relacionada com a preparação e o envio dos trabalhos de exame.
Exigências específicas para uma solução de exame digital
Para obter uma visão sobre como tem sido o processo até agora, conversámos com Kari Bauge, assessora na administração académica da NMBU. Bauge tem sido responsável pela condução geral dos exames digitais, pela gestão dos fluxos de exames e pela formação dos diferentes grupos de utilizadores envolvidos no exame: os estudantes, os membros do corpo docente responsáveis pela elaboração de exames nas diferentes disciplinas, os avaliadores e os vigilantes. Ela também coordena com outros departamentos que participam no processo de exames digitais.
Segundo ela, a principal razão para a digitalização dos exames e avaliações foi um esforço para melhorar o alinhamento entre os cursos dos alunos e os seus exames: «Queremos que os nossos alunos possam utilizar as ferramentas digitais nos seus exames da mesma forma que as utilizam nos seus estudos diários. Queremos que os exames digitais permitam que os alunos sejam avaliados nas suas áreas de estudo da forma mais adequada possível.»
«Grande parte deveu-se também ao desejo de aumentar a eficiência do planeamento e da realização dos exames, na esperança de poupar tempo de trabalho manual antes, durante e após os exames», acrescentou.
Enquanto instituição de ensino com foco nas ciências biológicas e ambientais, a NMBU tinha algumas exigências específicas para uma plataforma digital de exames e avaliação:
«Queríamos uma solução de exames que incluísse funcionalidades para realizar exames digitais nos nossos formatos de exame existentes, especialmente de desenvolvimento e de escolha múltipla, e uma combinação dos dois. Também desejávamos que a solução incluísse funcionalidades que nos permitissem realizar exames de todas as nossas áreas disciplinares de forma digital.»
Implementação de uma Plataforma de Exame Digital
«Começámos com um programa-piloto para testar as águas da mudança digital», disse-nos Bauge. «Constatámos que a implementação do sistema, no geral, correu muito bem. Não enfrentámos desafios consideráveis para conhecer e utilizar o sistema durante a fase de implementação. Os maiores desafios que tivemos foram garantir o staff para atuar como vigilantes técnicos e a infraestrutura necessária para lidar com os exames digitais, como o acesso à energia elétrica e à Internet sem fios.»
A NMBU constatou que o acompanhamento durante a implementação foi bom, tanto no que diz respeito à informação geral e à formação, como ao apoio aos utilizadores, quando estes deparavam com erros ou tinham dúvidas sobre o sistema.
Na NMBU, o foco inicial durante a implementação foi adquirir competência no WISEflow, garantindo que fossem capazes de gerir todas as etapas do novo processo de exames. A administração da NMBU realizou cursos de formação com um formador da UNIwise para se familiarizar com o WISEflow. Posteriormente, organizaram cursos internos para os coordenadores de cursos antes de cada período de exames. Estes cursos estão divididos entre os diferentes módulos, de modo que os coordenadores de cursos recebem formação no módulo que lhes é relevante.
Para garantir uma perspetiva positiva sobre o novo sistema entre os membros do corpo docente, a NMBU optou por uma estratégia específica: «Começámos a implementação dos exames digitais com os coordenadores de cursos que se voluntariaram inicialmente. Depois, à medida que cada vez mais coordenadores de cursos começaram a perceber as vantagens da digitalização do processo de exames, fomos ampliando a implementação em conformidade.»
Os exames digitais têm sido uma mudança positiva
A aceitação do novo sistema por parte dos utilizadores tem sido entusiástica, segundo Bauge: «Observámos alguma insegurança inicial entre os estudantes, mas depois de terem concluído um exame no novo sistema, o feedback tem sido excelente. Realizámos um inquérito sobre as experiências dos estudantes com a transição para os exames digitais (após a fase piloto e os exames na primavera de 2017), e a maioria dos estudantes ficou muito satisfeita com a possibilidade de realizar os exames digitalmente.»
«Os docentes e avaliadores também apreciaram muito a transição», acrescentou ela, «especialmente valorizam o facto de ser muito mais fácil ler trabalhos digitados do que os manuscritos.»
No geral, a mudança tem sido positiva, afirmou Bauge, mas subsistem alguns obstáculos. Uma vez que ainda não concluíram a transição total para os exames digitais, são necessários muitos recursos das faculdades, dos serviços de TI e dos serviços de gestão de instalações para manter tanto os exames digitais como os exames tradicionais que ainda subsistem.
Os desafios continuam a surgir
A NMBU implementou exames digitais como parte das suas rotinas e experimentou algumas das vantagens que uma plataforma de exames e avaliações digitais pode proporcionar, mas ainda são gastos muitos recursos, uma vez que a instituição gere tanto um processo de exames manual como um digital, em vez de um único procedimento digital. O maior desafio, de longe, está relacionado com os vigilantes. Com dois processos de exame distintos, a NMBU necessita de dois grupos de vigilantes: um para os exames tradicionais e tarefas de apoio/visitas à casa de banho, e um grupo de vigilantes técnicos para os exames digitais. O mesmo desafio coloca-se para a administração dos exames, uma vez que têm de planear dois processos de exame distintos no seu sistema de gestão de estudantes.
Isto significa que os recursos gastos ainda não foram reduzidos e provavelmente não o serão até que a NMBU consiga fazer a transição para um processo de exames totalmente digitalizado. E um dos obstáculos nesse processo é a necessidade de utilizar software de terceiros:
«Observamos um grande interesse, tanto por parte dos estudantes como dos coordenadores de cursos, em digitalizar os nossos exames», afirmou Bauge, «mas, até agora, tem sido difícil em determinadas disciplinas, uma vez que precisamos de aceder a software de terceiros durante a realização dos exames. Isto limita os nossos esforços de digitalização em disciplinas como matemática, ciências da computação, estatística, física e química.»
Desenvolvimento contínuo para resolver estes problemas
Esta questão específica é algo que muitas instituições de ensino superior têm enfrentado ao utilizar o WISEflow, pelo que, naturalmente, procurámos resolvê-la de alguma forma. Foi introduzida uma solução na atualização 2.13.0 do WISEflow, lançada a 2 de março de 2018, na qual adicionámos a funcionalidade «Lista de permissões», que permite que os links sejam incluídos numa lista de permissões no fluxo de um exame, para que os estudantes possam aceder a recursos e aplicações externos dentro do navegador FLOWlock.
Segundo Bauge, este tipo de desenvolvimento na plataforma WISEflow é um passo definitivo na direção certa para tornar viáveis os exames digitais em disciplinas que dependem fortemente de software específico: «Esta oportunidade permitir-nos-á realizar exames em mais disciplinas onde são necessárias aplicações especiais, adaptadas às especificidades da disciplina, para completar fórmulas, cálculos, ilustrações e muito mais.»
PERGUNTAS FREQUENTES
Um projeto-piloto ajuda a identificar necessidades, testar fluxos de trabalho e confirmar que a solução escolhida se adequa aos requisitos institucionais.
A plataforma permite o tratamento digital de avaliações escritas, áudio e orais, possibilitando gravações, feedback estruturado e fluxos de trabalho seguros para a entrega.
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