Da crise à confiança: Como o IÉSEG realizou exames digitais de alto risco em apenas quatro semanas
A IÉSEG School of Management é uma escola de gestão francesa de renome, com dois campus em Lille e Paris, que acolhe aproximadamente 6.100 estudantes em 25 programas. Com quase 2.000 estudantes internacionais, representando cerca de 100 nacionalidades diferentes, a IÉSEG construiu a sua reputação com base na excelência académica, na internacionalização e numa experiência estudantil de qualidade.
Em março de 2020, à medida que a pandemia da COVID-19 se alastrava pela Europa, a França implementou um confinamento repentino. Para Jonas Debrulle, Diretor de Programas, e apenas alguns meses no cargo, o momento não poderia ter sido mais crítico. Os exames finais estavam agendados para maio e milhares de estudantes dependiam dessas avaliações para concluir os seus cursos a tempo.
NAVEGANDO NA PRESSÃO DO CONFINAMENTO E NOS REQUISITOS GOVERNAMENTAIS
O governo francês impôs regras rigorosas sobre a forma como os exames à distância deveriam ser geridos. As instituições foram obrigadas a:
- Verificar visualmente a identidade dos alunos, garantindo que a pessoa correta estava a realizar o exame.
- Impedir a fraude, restringindo o acesso a recursos digitais durante o exame.
- Proporcionar condições de exame fiáveis para grupos numerosos.
As ferramentas de exame existentes na IÉSEG não suportavam a validação da identidade visual, nem eram amplamente adotadas pelos professores — em particular pelos muitos docentes convidados que lecionam cursos, mas dependem do pessoal administrativo para organizar os exames.
De repente, a escola teve de redesenhar o seu modelo de exames de raiz.
ESCOLHA DO WISEFLOW SOB RESTRIÇÕES DE TEMPO EXTREMAS
Com os exames de maio a apenas algumas semanas de distância, a IÉSEG formou uma equipa de resposta rápida para identificar potenciais parceiros de avaliação digital. Avaliaram soluções da França e do estrangeiro, mas nenhuma oferecia o equilíbrio certo entre segurança, escalabilidade e rapidez, até contactarem a UNIwise.
«A IÉSEG tinha ouvido falar da UNIwise através de instituições parceiras no Reino Unido. Naquela altura, o WISEflow não era utilizado por nenhuma escola em França. Mas quando falámos com a UNIwise no início de abril, as coisas avançaram muito rapidamente.»
Ao longo de apenas duas semanas, a IÉSEG reuniu-se com vários fornecedores e avaliou cuidadosamente as capacidades de cada plataforma. O WISEflow destacou-se rapidamente como a solução mais sólida. A sua funcionalidade de reconhecimento facial permitiu uma verificação segura da identidade, enquanto o navegador bloqueado garantiu que os alunos não pudessem aceder a ficheiros ou outras aplicações durante o exame. O sistema também demonstrou a escalabilidade necessária para suportar grupos muito grandes, até 1400 alunos numa única sessão, sem comprometer o desempenho. Além disso, o WISEflow ofereceu ferramentas de criação flexíveis e opções de correção automática que agradaram tanto ao pessoal administrativo como aos professores. Por fim, a solidez do modelo de apoio da UNIwise, em particular a sua disponibilidade para prestar assistência em situações de crise, desempenhou um papel decisivo na escolha da IÉSEG.
«O WISEflow foi um software muito impressionante. Em termos de funcionalidades para os professores, tipos de perguntas, correção automática e número de pessoas que podiam realizar um exame, tudo foi excelente.»
A IÉSEG assinou contrato com a UNIwise em abril de 2020. Os primeiros exames estavam agendados para maio. Isso deixava um prazo de três a quatro semanas para implementar um sistema de avaliação digital totalmente operacional.
FORMAÇÃO, GESTÃO DA MUDANÇA E ADOPÇÃO RÁPIDA
Para cumprir o prazo impossível, a IÉSEG teve de reestruturar temporariamente as funções internas. Em vez de manter os processos tradicionais, o pessoal administrativo passou a desempenhar funções de gestores de fluxo e supervisores de exames, os professores assumiram os papéis de autores e corretores de exames, e os formadores da UNIwise orientaram o pessoal na criação de exames, avaliação e configuração do sistema.
Ao longo do mês de abril, a IÉSEG organizou cinco a seis sessões de formação, cada uma com 20 a 30 membros do pessoal. Alguns participantes assistiram a várias sessões para ganharem total confiança. A escola também produziu vídeos instrutivos curtos, respondeu a inúmeras perguntas através de um painel de apoio interno e ajustou os horários de trabalho conforme necessário.
«A UNIwise foi extremamente recetiva. Dias úteis, fins de semana, de manhã cedo, à noite tarde — obtivemos sempre respostas em poucas horas. Parecia que ambas as equipas estavam a trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana.»
PREPARANDO 3.000 ALUNOS PARA UMA NOVA REALIDADE DE EXAMES
Entre maio e junho, cerca de 3.000 alunos estavam agendados para realizar exames digitais. Para os preparar:
- Foi pedido aos alunos que realizassem vários exames simulados, tendo alguns concluído os cinco simulados.
- A IÉSEG recrutou 10 alunos de mestrado para atuarem como «cobaias», testando cerca de 40 formatos de exame para compreender como funcionavam os modos de navegação de confinamento, as mensagens e as ferramentas de supervisão.
- A escola introduziu novas regras — a mais importante delas sendo que os alunos devem iniciar sessão 15 minutos antes do início do exame para evitar confusões de última hora.
Os testes rigorosos compensaram. O corpo docente e as equipas de apoio começaram a sentir-se mais confiantes na lógica e no comportamento da plataforma, e tanto o pessoal como os alunos começaram a adaptar-se aos novos procedimentos.
EXAMES EM DIRECTO: SALAS DE GUERRA, APOIO PROACTIVO E MOMENTOS INESPERADOS
À medida que os dias de exame se aproximavam, a IÉSEG criou uma sala de crise dedicada para prestar assistência aos alunos em tempo real. Foi aberta uma linha de apoio para quem estivesse a enfrentar dificuldades, especialmente aqueles com ligações à Internet instáveis. O painel de controlo do WISEflow permitiu à equipa verificar quem tinha ativado o seu fluxo. Se um aluno permanecesse inativo, a equipa agia imediatamente, por vezes chegando mesmo a contactar os pais.
«Um aluno tinha desistido e estava a jantar com o pai. Ligámos-lhe, ajudámo-lo a ligar-se à Internet e ele acabou por concluir o exame com sucesso. Mais tarde, agradeceu-nos. Disse que nunca esperava que a sua escola o apoiasse dessa forma.»
Houve também momentos invulgares. Num caso, uma aluna na China foi repetidamente bloqueada pelo reconhecimento facial. Quando Jonas falou com ela através do Zoom, percebeu que a fotografia registada era do irmão dela, que tinha configurado o sistema para ela. E quando um exame foi acidentalmente apagado por um membro do pessoal, o sistema de registo do WISEflow ajudou a UNIwise a recuperá-lo — e ensinou à escola exatamente o que não fazer no futuro.
LIÇÕES APRENDIDAS E IMPACTO A LONGO PRAZO
No final de maio, a IÉSEG tinha realizado com sucesso todos os exames agendados, grandes e pequenos, sem adiamentos nem comprometer os padrões académicos. Alunos, pais e docentes elogiaram a escola pela forma como lidou com a crise.
A experiência também demonstrou o valor de:
- Comunicação clara
- Preparação intensiva
- Apoio técnico proativo
- A disponibilidade para adaptar processos em vez de impor métodos antigos a novas ferramentas
«Para nós, é uma história de sucesso. A qualidade do produto era importante, mas foi a qualidade do serviço que realmente nos convenceu. Não teríamos conseguido sem a UNIwise.»
O que começou por ser uma resposta urgente a uma perturbação global extraordinária evoluiu, desde então, para uma transformação duradoura da cultura de avaliação da IÉSEG. A rápida transição para os exames digitais não só resolveu um desafio operacional imediato, como também abriu caminho para novas formas de conceber, realizar e apoiar as avaliações em toda a instituição. Atualmente, o WISEflow está totalmente integrado no modelo de exames da IÉSEG e é utilizado para um leque cada vez mais vasto de finalidades, desde formatos de exame alternativos e avaliações híbridas até à avaliação contínua ao longo do semestre.
A experiência provou que a avaliação digital pode aumentar a fiabilidade, a flexibilidade e a qualidade, não apenas durante um confinamento, mas na prática académica quotidiana. Os docentes que inicialmente se mostravam hesitantes tornaram-se utilizadores confiantes, e os estudantes esperam agora que as ferramentas digitais proporcionem uma experiência de exame mais fluida e transparente. A crise acelerou efetivamente uma inovação que, de outra forma, poderia ter levado anos a implementar.
«Não se trata de uma situação pontual devido ao coronavírus. É o início de uma relação duradoura com a UNIwise, e algo que continuaremos a utilizar nos semestres que se seguem.»
O QUE VALE A PENA SABER SOBRE O WISEflow
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