A Universidade do Ártico da Noruega sobre os benefícios da avaliação digital

ANTECEDENTES DA TRANSIÇÃO DIGITAL

Maria: Trabalho na UiT desde 2012, tendo começado como responsável pelas provas na Faculdade de Economia, Biociências e Pescas. Desde que cheguei à UiT, havia um impulso no sentido da digitalização dos exames. Vários departamentos estavam a analisar essa possibilidade e eu juntei-me rapidamente a esse impulso, uma vez que era nova no cargo! Embora a licença tenha sido adquirida centralmente pela nossa instituição, o impulso para a transição digital começou como uma iniciativa da faculdade.

Em 2013, o principal motor foram as faculdades interessadas em experimentar algo novo e otimizar os seus processos. Toda a universidade utiliza agora o WISEflow, e já o faz há algum tempo. Os estudantes utilizam-no para os seus exames para fazer em casa, e aproximadamente 80% das avaliações presenciais também decorrem no WISEflow – pelo que, no último ano letivo, foram realizadas cerca de 3.500 unidades de exame na plataforma.

Atualmente, sou responsável pela forma como realizamos os exames na UiT. O grupo administrativo central de exames garante que existam recursos disponíveis para todo o novo pessoal docente, além de disponibilizar cursos e webinars ao longo dos semestres, para assegurar que todos recebam o apoio e a formação adequados.

Muito do que consideraríamos «carga administrativa» é agora praticamente inexistente na UiT. Todo o tempo gasto a registar notas, digitalizar papéis, enviar exames aos avaliadores e garantir a moderação externa — já nem sequer consideramos isto trabalho. Com o WISEflow, este trabalho é automatizado e simplificado. Isto tornou-se rotina para nós.

O WISEflow também nos permite criar fluxos que podem ser utilizados em vários campus. A UiT tem quatro campus principais, e garantir a consistência entre eles costumava ser muito mais difícil, porque não tínhamos tudo numa plataforma central. Agora, é muito mais fácil! Conseguimos incluir todos os campus num único fluxo simultâneo e, em seguida, basta filtrar e ordenar por salas de exame. A simplificação de aspetos da administração da avaliação na UiT é apenas a base a partir da qual construímos.

Para além da criação e distribuição de exames e notas, também obtemos benefícios administrativos significativos na comunicação tanto com o pessoal como com os estudantes. O centro de mensagens do WISEflow desempenha um papel importante na informação aos estudantes e está integrado no nosso SIS para facilitar o acesso. O WISEflow agiliza todos os nossos processos.

PROPORCIONAR AOS ESTUDANTES UMA EXPERIÊNCIA REAL E PRÁTICA

Atualmente, avaliamos de formas mais complexas. São utilizadas muitas ferramentas digitais em disciplinas como as ciências e, embora seja possível aprender a teoria e os princípios destas disciplinas, isso não é o mesmo que ter experiência no mundo real. Dispor de uma plataforma de avaliação digital proporciona-lhe mais flexibilidade para trabalhar de forma autêntica.

É claro que utilizamos o navegador bloqueado, tal como muitas instituições fazem, para garantir um ambiente controlado para determinados exames. No entanto, quando se trata de pôr a teoria em prática, podemos acomodar tipos de avaliação mais variados, tais como avaliações com consulta, que utilizam as ferramentas digitais disponíveis em benefício dos estudantes.

Existe, sem dúvida, um equilíbrio a encontrar entre a avaliação relevante e a avaliação baseada em critérios. É importante avaliar de ambas as formas – de uma maneira mais tradicional e controlada e também simulando experiências do mundo real. Isto é um reflexo da sociedade e do local de trabalho, fora das situações de exame. É natural que se queira avaliar de forma diferente daquela que se teria feito há 15 anos. Quando se digitalizam os exames, tem-se a oportunidade de o fazer.

FLEXIBILIDADE E NAVEGAÇÃO NA PANDEMIA

Quando a pandemia de Covid-19 surgiu, tivemos a grande sorte de já estarmos a utilizar o WISEflow. É claro que tivemos de mudar todos os nossos exames para avaliações a realizar em casa, mas tratou-se apenas de uma resposta de emergência, e já dispúnhamos da infraestrutura necessária para lidar com a situação. Há muito que já não dependíamos do papel, pelo que não importava se os exames se destinavam ou não a ser digitais; simplesmente avançámos com o processo.

No final, a pandemia não foi realmente um problema para a UiT. Alterámos os horários dos alunos para acomodar as avaliações alternativas a realizar em casa, mas a flexibilidade da avaliação digital permitiu-nos adaptar-nos à situação com facilidade.

De facto, durante a pandemia, muitos académicos acabaram por experimentar diferentes formatos de exame, uma vez que havia mais possibilidades para os estudantes no ambiente doméstico. Por exemplo, podiam pedir-lhes que utilizassem o Excel ou quaisquer outros programas que tivessem nos seus dispositivos. O que observámos após a pandemia foi um aumento do número de perguntas sobre recursos externos. Parece-me que os docentes perceberam que podiam tirar maior partido da utilização de ferramentas digitais de diversas formas e, embora a pandemia possa ter acelerado esta tendência, esta tem-se mantido na UiT.

OLHANDO PARA O FUTURO: A FERRAMENTA DE MONITOR DE DISPOSITIVO WISEflow

Como já referi, trabalhar com o WISEflow é agora algo habitual; no entanto, há sempre margem para desenvolvimento. Aguardamos ansiosamente o lançamento da ferramenta WISEflow Device Monitor e acreditamos que esta será benéfica para a instituição, ao adicionar mais uma opção ao nosso conjunto de ferramentas de segurança para exames. Temos alguns docentes que desejam poder realizar diversas atividades diferentes em exames presenciais. Atualmente, utilizamos o navegador bloqueado, que é excelente para garantir que os alunos permaneçam num ambiente controlado e utilizem apenas fontes específicas, mas a ferramenta de monitorização de dispositivos irá proporcionar-nos maior flexibilidade na conceção de exames a realizar no campus.

Os docentes poderão personalizar as suas avaliações de forma mais abrangente do que quando utilizam o FLOWlock. A ferramenta de monitorização de dispositivos dará aos alunos a oportunidade de utilizar recursos adicionais durante os exames com consulta, realizados no local, mantendo-se a consciência de que estão a ser vigiados e de que o ambiente está a ser controlado. Isto significa que, por exemplo, se os docentes estiverem a incentivar a utilização de IA nas suas avaliações, desde que esta seja corretamente citada e referenciada, os alunos poderão fazê-lo enquanto realizam um exame supervisionado.

Assim que a ferramenta de monitorização de dispositivos for lançada, iremos preparar a sua implementação na UiT. Tem sido excelente trabalhar em conjunto com a UNIwise, com organizações como a SIKT – a Agência Norueguesa de Serviços Partilhados na Educação –, o que nos permitiu dar feedback personalizado sobre a ferramenta de monitorização de dispositivos e garantiu uma colaboração positiva no projeto. Estou ansioso por ver como tudo irá correr!

CONSELHOS PARA INSTITUIÇÕES QUE PRETENDEM MUDAR PARA A AVALIAÇÃO DIGITAL

Penso que o mais importante é ser realista e estar preparado antes de efetuar a transição digital. No fim de contas, este é um projeto no qual terá de investir recursos. Existe um custo de investimento, mas diria que vale definitivamente a pena.

Certifique-se de que existe uma equipa de projeto para a implementação e integração, e certifique-se de que essa equipa conta com pessoal suficiente! Isto tornará o processo mais eficiente em cada etapa.

Obrigado à Maria por se sentar connosco e discutir a experiência com o WISEflow na UiT.

PERGUNTAS FREQUENTES

Como é que o WISEflow irá melhorar a experiência de exame digital para os estudantes? Os alunos obtêm uma interface de exame mais intuitiva e consistente, melhor acesso a materiais e feedback, e uma configuração técnica estável para exames remotos e no local. Isto ajuda a reduzir o stress e melhora a clareza ao longo de todo o processo de avaliação.

Que benefícios operacionais terão os formadores e o pessoal administrativo? O WISEflow reduz significativamente o trabalho manual ao automatizar a criação de exames, a atribuição de funções e os fluxos de dados através da integração com o STADS. Isto reduz o risco de erros administrativos e liberta o pessoal para se concentrar na qualidade académica em vez de tarefas repetitivas.

O que faz do WISEflow uma escolha fiável para exames digitais e no local seguros? O WISEflow suporta o ciclo de vida completo do exame, desde a criação até à classificação, ao mesmo tempo que oferece uma segurança robusta para ambientes de exame supervisionados no local. As integrações e os fluxos de trabalho seguros asseguram que tanto os estudantes como o pessoal podem confiar na plataforma durante as avaliações de alto risco.

Como é que a UNIwise assegura uma transição suave de outras plataformas? A UNIwise fornece um processo de integração estruturado, integração técnica, formação e apoio contínuo para reduzir o risco e garantir uma transição perfeita.

Como funciona a integração no WISEflow? a integração é faseada para minimizar o risco e assegurar uma transição suave. A UNIwise fornece materiais de formação, apoio técnico e workshops para que tanto as equipas administrativas como os docentes se sintam confiantes com a plataforma;

Quais são as vantagens de consolidar os sistemas de avaliação digital numa única plataforma? Uma solução unificada melhora a eficiência, cria processos consistentes e permite a mobilidade entre instituições. Torna mais fácil para os estudantes e pessoal trabalharem em todos os campi e assegura que as novas funcionalidades beneficiam todo o sector;

Reduzir a carga administrativa, garantir a flexibilidade e proporcionar uma experiência autêntica