Du papier à la plateforme : Comment l'Université des Sciences Appliquées de Francfort a construit un flux de travail numérique transparent dans WISEflow
VUE D'ENSEMBLE
L'Université des sciences appliquées de Francfort a modernisé l'un de ses processus administratifs les plus exigeants en intégrant directement son système interne de gestion des examens, peregos, à WISEflow. Ce qui a commencé comme un défi lié à la pandémie est désormais un processus de thèse rationalisé et entièrement numérique qui élimine le papier, réduit le travail manuel et offre une transparence totale aux étudiants, aux évaluateurs et aux administrateurs.
DÉFI
Avant l'intégration, la gestion des mémoires reposait sur des soumissions imprimées, des signatures manuscrites et la saisie répétée de données dans des systèmes disparates. Le processus était lent, source d'erreurs et difficile à suivre. La faculté avait besoin d'un flux de travail numérique plus rapide et plus fiable. Comme l'explique Dietmar Franzen, doyen de la Faculté de commerce et de droit de l'Université des sciences appliquées de Francfort :
« La pandémie nous a douloureusement montré que les processus traditionnels n'étaient tout simplement plus viables. »
SOLUTION
L'université a mis en place peregos comme plateforme centrale pour les données relatives aux mémoires et aux examens, en s'appuyant sur un principe clair selon lequel les données ne doivent être saisies qu'une seule fois. Grâce à une intégration API robuste, peregos exporte automatiquement toutes les informations pertinentes relatives aux mémoires vers WISEflow, y compris les informations sur les étudiants, les évaluateurs, les délais et les paramètres de flux, sans aucune intervention manuelle. Les évaluateurs et les membres du jury d’examen approuvent les demandes par voie numérique d’un simple clic. Une fois la demande approuvée, WISEflow crée le flux et attribue automatiquement les tâches à toutes les parties prenantes. Une synchronisation quotidienne assure la cohérence entre les deux systèmes et garantit des informations homogènes pour toutes les personnes concernées.
Dietmar Franzen résume la réflexion qui sous-tend cette conception :
« J'apprécie ce concept issu des sciences de l'information, DRY : ne vous répétez pas. Faites les choses une seule fois et laissez les machines s'occuper du reste. »
INNOVATION ET IMPACT
L'approche de Francfort se distingue par son engagement en faveur d'une véritable transformation numérique. Au lieu de reproduire en ligne les processus papier, l'équipe a entièrement repensé le flux de travail, en supprimant les étapes obsolètes et en mettant en place une automatisation là où cela compte le plus.
Les résultats sont significatifs :
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Les délais d'approbation sont passés de plusieurs jours à quelques minutes seulement.
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Les signatures manuelles, la numérisation et les échanges par e-mail ont disparu.
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Les administrateurs n'ont plus à saisir deux fois les mêmes données, ce qui réduit le risque d'erreurs.
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Les étudiants et le personnel enseignant bénéficient d’une expérience transparente, prévisible et conviviale.
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La structure du système est suffisamment flexible pour prendre en charge d'autres processus de pré-évaluation liés à d'autres types d'évaluation.
Cette intégration a été saluée en interne non seulement pour avoir amélioré l'efficacité, mais aussi pour avoir créé un environnement plus fiable et moins stressant pour toutes les personnes concernées.
CRÉER UNE INTÉGRATION ADAPTÉE À VOS BESOINS
Le modèle de Francfort montre ce qu’il est possible de réaliser lorsque l’API de WISEflow est utilisée efficacement, mais ce n’est pas la seule voie possible. Les établissements n’ont pas besoin de développer un système tel que peregos pour tirer parti de l’automatisation. L’API est flexible et peut prendre en charge de nombreuses approches différentes.
Certaines institutions peuvent préférer connecter WISEflow directement à leur système d’information sur les étudiants (SIS) afin d’automatiser les inscriptions ou de renvoyer les notes. D’autres peuvent développer un petit service intermédiaire qui automatise une seule tâche, par exemple la création de flux ou l’affectation des évaluateurs. Les institutions peuvent choisir de commencer par un seul élément du flux de travail, tel que l’approbation des mémoires, et d’étendre la configuration au fil du temps. Il est également possible de déclencher des actions WISEflow à partir de portails existants ou de tableaux de bord des facultés.
Le message essentiel est simple. Le système de Francfort en est un exemple. Chaque établissement peut choisir le niveau d'automatisation qui convient à son propre environnement et utiliser l'API pour créer exactement ce dont il a besoin.
PRINCIPAUX ENSEIGNEMENTS :
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Efficacité : les délais d'approbation ont été considérablement réduits et la charge de travail administratif a diminué.
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Précision : Peregos offre une source unique de données fiables, sans double saisie.
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Transparence : toutes les parties prenantes peuvent suivre l'avancement en temps réel.
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Évolutivité : la solution existante peut exploiter l’API pour d’autres processus moins complexes.
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Flexibilité : les établissements peuvent automatiser de manière sélective et n’ont pas besoin de reproduire le système de Francfort.
REGARDER VERS L'AVENIR
L'université se prépare à adopter son nouveau système de gestion du campus, qui ouvrira la voie à de nouvelles possibilités d'automatisation. D'autres facultés se préparent déjà à adopter l'intégration entre Peregos et WISEflow. Il convient de noter que cette intégration ne se limite pas aux processus de gestion des mémoires ; elle convient également à toute une série d'autres types d'évaluation, ce qui permet une application plus large au sein de l'établissement.
CONCLUSION
L'Université des sciences appliquées de Francfort a donné un excellent exemple de transformation numérique bien pensée. En combinant un système interne axé sur les données avec la flexibilité de l'API WISEflow, l'université a mis en place un processus de gestion des mémoires plus rapide et plus fiable qui profite aux étudiants, aux évaluateurs et aux administrateurs.
Leur travail met en évidence un point important pour les autres établissements. L’automatisation n’a pas besoin d’être complexe ni identique au modèle de Francfort. L’API WISEflow offre aux établissements la liberté de concevoir le flux de travail le plus adapté à leur environnement, qu’il s’apparente à celui de Francfort ou qu’il soit totalement différent.
QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES
Avant l'intégration de peregos à WISEflow, les processus de gestion des mémoires reposaient sur des soumissions imprimées, des signatures manuscrites et la saisie répétée de données. Ces processus manuels étaient lents, sources d'erreurs et difficiles à suivre — en particulier pendant la pandémie, qui a mis en évidence les limites des processus traditionnels.
Peregos sert de plateforme centrale pour les données relatives aux mémoires et aux examens. Grâce à l’intégration via une API, il exporte automatiquement toutes les informations nécessaires, notamment les étudiants, les évaluateurs, les délais et les paramètres de flux, vers WISEflow. Les demandes approuvées déclenchent la création automatique d’un flux, et une synchronisation quotidienne assure une parfaite cohérence entre les deux systèmes.
Ce flux de travail numérique a considérablement réduit les délais d'approbation, qui sont passés de plusieurs jours à quelques minutes, a éliminé les signatures sur papier, supprimé la saisie en double des données, réduit les erreurs et offert une expérience transparente et conviviale aux étudiants et aux évaluateurs.
Non. La solution de Francfort n'est qu'un exemple parmi d'autres, mais les établissements peuvent automatiser de manière sélective. L'API de WISEflow prend en charge plusieurs approches, allant de la connexion directe à un système d'information sur les étudiants à la création de petits outils intermédiaires, en passant par l'automatisation d'un seul élément du flux de travail, tel que la création du flux ou l'affectation des évaluateurs.
Oui. Ce modèle s'est déjà révélé suffisamment flexible pour être étendu. D'autres facultés de l'Université des sciences appliquées de Francfort se préparent à adopter cette intégration, et les futures mises à niveau de la gestion du campus ouvriront encore davantage de possibilités d'automatisation.
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