Université des sciences appliquées de Francfort

Aperçu

L'Université des sciences appliquées de Francfort a modernisé l'un de ses processus administratifs les plus exigeants en intégrant directement son système interne de gestion des examens, peregos, à WISEflow. Ce qui a commencé comme un défi lié à la pandémie est désormais un processus de thèse rationalisé et entièrement numérique qui élimine le papier, réduit le travail manuel et offre une transparence totale aux étudiants, aux évaluateurs et aux administrateurs.

Le défi

Avant l'intégration, la gestion des mémoires reposait sur des soumissions imprimées, des signatures manuscrites et la saisie répétée de données dans des systèmes disparates. Le processus était lent, source d'erreurs et difficile à suivre. La faculté avait besoin d'un flux de travail numérique plus rapide et plus fiable. Comme l'explique Dietmar Franzen, doyen de la Faculté de commerce et de droit de l'Université des sciences appliquées de Francfort :

La solution

L'Université a mis en place peregos comme plateforme centrale pour les données relatives aux mémoires et aux examens, en s'appuyant sur un principe clair selon lequel les données ne doivent être saisies qu'une seule fois. Grâce à une intégration API robuste, peregos exporte automatiquement toutes les informations pertinentes relatives aux mémoires vers WISEflow, y compris les informations sur les étudiants, les évaluateurs, les délais et les paramètres de flux, sans aucune intervention manuelle. Les évaluateurs et les membres du jury d’examen approuvent les demandes par voie numérique d’un simple clic. Une fois la demande approuvée, WISEflow crée le flux et attribue automatiquement les tâches à toutes les parties prenantes. Une synchronisation quotidienne assure la cohérence entre les deux systèmes et garantit des informations homogènes pour toutes les personnes concernées.

Dietmar Franzen résume la réflexion qui sous-tend cette conception :

Innovation et impact

L'approche de Francfort se distingue par son engagement en faveur d'une véritable transformation numérique. Au lieu de reproduire en ligne les processus papier, l'équipe a entièrement repensé le flux de travail, en supprimant les étapes obsolètes et en mettant en place une automatisation là où cela compte le plus.

Les résultats sont significatifs :

• Les délais d'approbation sont passés de plusieurs jours à quelques minutes seulement.
• Les signatures manuelles, la numérisation et les échanges par e-mail ont disparu.
• Les administrateurs n'ont plus à saisir deux fois les mêmes données, ce qui réduit le risque d'erreurs.
• Les étudiants et le personnel enseignant bénéficient d’une expérience transparente, prévisible et conviviale.
• La structure du système est suffisamment flexible pour prendre en charge d'autres processus de pré-évaluation liés à d'autres types d'évaluation.

Cette intégration a été saluée en interne non seulement pour avoir amélioré l'efficacité, mais aussi pour avoir créé un environnement plus fiable et moins stressant pour toutes les personnes concernées.

Créer une intégration adaptée à vos besoins

Le modèle de Francfort montre ce qu’il est possible de réaliser lorsque l’API de WISEflow est utilisée efficacement, mais ce n’est pas la seule voie possible. Les établissements n’ont pas besoin de développer un système tel que peregos pour tirer parti de l’automatisation. L’API est flexible et peut prendre en charge de nombreuses approches différentes.

Certaines institutions peuvent préférer connecter WISEflow directement à leur système d’information sur les étudiants (SIS) afin d’automatiser les inscriptions ou de renvoyer les notes. D’autres peuvent développer un petit service intermédiaire qui automatise une seule tâche, par exemple la création de flux ou l’affectation des évaluateurs. Les institutions peuvent choisir de commencer par un seul élément du flux de travail, tel que l’approbation des mémoires, et d’étendre la configuration au fil du temps. Il est également possible de déclencher des actions WISEflow à partir de portails existants ou de tableaux de bord des facultés.

Le message essentiel est simple. Le système de Francfort en est un exemple. Chaque établissement peut choisir le niveau d'automatisation qui convient à son propre environnement et utiliser l'API pour créer exactement ce dont il a besoin.

Points clés :

• Efficacité : les délais de validation ont été considérablement réduits et la charge administrative est allégée. Fiabilité : Peregos constitue une source unique de vérité, sans double saisie des données. Transparence : toutes les parties prenantes peuvent suivre l’avancement en temps réel. Évolutivité : la solution existante peut exploiter l’API pour d’autres processus, moins complexes. Flexibilité : les établissements peuvent automatiser de manière sélective et n’ont pas besoin de reproduire le système de Francfort.

Perspectives

Efficacité : les délais d'approbation ont été considérablement réduits et la charge de travail administratif a diminué. Précision : Peregos offre une source unique de données fiables, sans double saisie. Transparence : toutes les parties prenantes peuvent suivre l'avancement en temps réel. Évolutivité : la solution existante peut exploiter l’API pour d’autres processus moins complexes. Flexibilité : les établissements peuvent automatiser de manière sélective et n’ont pas besoin de reproduire le système de Francfort.

Conclusion

L’Université des Sciences Appliquées de Francfort offre un bel exemple de transformation numérique réfléchie. En combinant un système interne privilégiant les données à la flexibilité de l’API de WISEflow, l’Université a bâti un flux de gestion des mémoires plus rapide et plus fiable, au bénéfice des étudiants, des évaluateurs et des administrateurs.

Leur démarche met en lumière un point important pour les autres établissements. L’automatisation n’a pas besoin d’être complexe ni identique au modèle de Francfort. L’API de WISEflow laisse aux établissements la liberté de concevoir le flux de travail le plus adapté à leur environnement, qu’il ressemble à Peregos ou qu’il soit entièrement différent.

Quel défi l’Université des Sciences Appliquées de Francfort a-t-elle rencontré dans la gestion des mémoires ?

L'Université se prépare à adopter son nouveau système de gestion du campus, qui ouvrira la voie à de nouvelles possibilités d'automatisation. D'autres facultés se préparent déjà à adopter l'intégration entre Peregos et WISEflow. Il convient de noter que cette intégration ne se limite pas aux processus de gestion des mémoires ; elle convient également à toute une série d'autres types d'évaluation, ce qui permet une application plus large au sein de l'établissement.

Comment fonctionne l’intégration entre peregos et WISEflow ?

L'Université des sciences appliquées de Francfort a donné un excellent exemple de transformation numérique bien pensée. En combinant un système interne axé sur les données avec la flexibilité de l'API WISEflow, l'Université a mis en place un processus de gestion des mémoires plus rapide et plus fiable qui profite aux étudiants, aux évaluateurs et aux administrateurs.

Quelles améliorations l’Université a-t-elle constatées après la mise en place de l’intégration ?

Le flux de travail numérique a réduit de façon spectaculaire les délais de validation, passant de plusieurs jours à quelques minutes, a supprimé les signatures papier, éliminé la double saisie des données, réduit les erreurs et offert une expérience transparente et conviviale aux étudiants comme aux évaluateurs.

Les autres universités doivent-elles développer un système comme Peregos pour profiter de l’automatisation de WISEflow ?

Leur travail met en évidence un point important pour les autres établissements. L’automatisation n’a pas besoin d’être complexe ni identique au modèle de Francfort. L’API WISEflow offre aux établissements la liberté de concevoir le flux de travail le plus adapté à leur environnement, qu’il s’apparente à celui de Francfort ou qu’il soit totalement différent.

Quels sont les avantages de regrouper les systèmes d’évaluation numérique au sein d’une seule plateforme ?

Une solution unifiée améliore l’efficacité, harmonise les processus et favorise la mobilité entre établissements. Elle facilite le travail des étudiants et du personnel d’un campus à l’autre et garantit que les nouvelles fonctionnalités profitent à l’ensemble du secteur.

Le nouveau flux de travail numérique peut-il être étendu à d’autres facultés ?

Oui. Le modèle s’est déjà révélé suffisamment souple pour être étendu. D’autres facultés de l’Université des Sciences Appliquées de Francfort se préparent à adopter l’intégration, et les futures évolutions du système de gestion du campus ouvriront encore davantage de possibilités d’automatisation.