Numérisation des examens et des évaluations à la NMBU

L'Université norvégienne des sciences de la vie (NMBU) souhaitait pouvoir fournir des commentaires par voie numérique et souhaitait numériser le processus d'évaluation afin de pouvoir réaliser les évaluations sur écran plutôt que sur papier.

Contexte

L' Université norvégienne des sciences de la vie (NMBU) est située dans le sud-est de la Norvège. L'Université se compose de deux campus, répartis entre la capitale du pays, Oslo, et la commune voisine d'Ås, et propose au total 64 programmes d'études, principalement axés sur les sciences environnementales et biologiques.

Avec 5 200 étudiants et 1 700 employés, elle génère des connaissances et stimule l'innovation dans des domaines tels que l'alimentation, la santé, la protection de l'environnement, le climat et l'utilisation durable des ressources naturelles.

La nécessité de passer au numérique dans l’enseignement

La NMBU a lancé son projet WISEflow en 2016. Auparavant, la quasi-totalité de ses examens écrits étaient rendus sur papier. Quelques-uns étaient réalisés sur les ordinateurs de l’établissement, mais le processus devait être surveillé par des surveillants, afin de s’assurer que les étudiants ne communiquaient pas entre eux.

Pour la NMBU, il était important de se tenir informée de l’évolution du secteur éducatif norvégien. Conjuguée au constat que les étudiants de la NMBU avaient l’habitude des outils numériques et s’attendaient à ce qu’une part croissante de leur expérience étudiante passe au numérique, cette observation a été le moteur du passage aux examens numériques et à l’évaluation numérique. L’Université souhaitait pouvoir fournir des retours d’information par voie numérique et avait pour objectif de numériser le processus d’évaluation afin de pouvoir réaliser les évaluations sur écran plutôt que sur papier. Enfin, la numérisation des examens et des processus d'examen et d'évaluation associés constituait également un moyen de réduire la charge de travail liée à l'emballage et à l'envoi des copies d'examen.

Des exigences spécifiques pour une solution d’examens numériques

Afin de mieux comprendre comment le processus s'est déroulé jusqu'à présent, nous avons discuté avec Kari Bauge, conseillère au sein de l'administration académique de la NMBU. Mme Bauge a été chargée de la gestion globale des Examens numériques, de l'administration des flux d'examens et de la formation des différents groupes d'utilisateurs impliqués dans le processus : les étudiants, les membres du corps enseignant chargés de créer les examens dans les différentes matières, les évaluateurs et les surveillants. Elle assure également la coordination avec les autres départements participant au processus d'examen numérique.

Selon elle, la principale raison de la numérisation des examens et des évaluations était de mieux aligner les cours suivis par les étudiants sur leurs examens : « Nous voulons que nos étudiants puissent utiliser les outils numériques lors de leurs examens de la même manière qu’ils les utilisent dans leurs études quotidiennes. Nous voulons que les Examens numériques permettent d’évaluer les étudiants dans leurs disciplines de la manière la plus appropriée possible. »

« Cela s’explique également en grande partie par le souhait d’accroître l’efficacité de la planification et du déroulement des examens, dans l’espoir de réduire le temps consacré aux tâches manuelles avant, pendant et après les examens », a-t-elle ajouté.

En tant qu’établissement d’enseignement spécialisé dans les sciences de la vie et de l’environnement, la NMBU avait des exigences spécifiques concernant une plateforme d’examens numériques et d’évaluation numérique :

« Nous recherchions une solution d’examen intégrant des fonctionnalités permettant de réaliser des Examens numériques dans nos formats d’examen existants, notamment les dissertations et les questionnaires à choix multiples, ainsi qu’une combinaison des deux. Nous souhaitions également que cette solution intègre des fonctionnalités nous permettant de réaliser numériquement des examens dans toutes nos disciplines. »

Mettre en place une plateforme d’examens numériques

« Nous avons commencé par un programme pilote afin de tester le terrain en matière de transition numérique », nous a confié Mme Bauge. « Nous avons constaté que la mise en œuvre du système s’est globalement très bien déroulée. Nous n’avons rencontré aucun défi majeur pour nous familiariser avec le système et l’utiliser pendant la phase de mise en œuvre. Les principaux défis auxquels nous avons été confrontés ont été de trouver du personnel pour assurer la surveillance technique et de mettre en place l’infrastructure nécessaire pour gérer les Examens numériques, comme l’accès à l’électricité et à l’Internet sans fil. »

La NMBU a constaté que le suivi pendant la mise en œuvre était satisfaisant, tant en matière d’informations générales et de formation que d’assistance aux utilisateurs, lorsque ceux-ci rencontraient des erreurs ou avaient des questions concernant le système.

À la NMBU, l’objectif initial lors de la mise en œuvre était de maîtriser WISEflow, afin de s’assurer que l’ensemble des étapes du nouveau processus d’examen puisse être géré. L’administration de la NMBU a suivi des formations dispensées par un formateur d’UNIwise pour se familiariser avec l’utilisation de WISEflow. Par la suite, elle a organisé des formations internes à l’intention des coordinateurs de cours avant chaque session d’examens. Ces formations sont réparties entre les différents modules, de sorte que les coordinateurs de cours soient formés au sein du module qui les concerne.

Afin de garantir une perception positive du nouveau système parmi les membres du corps enseignant, la NMBU a opté pour une stratégie spécifique : « Nous avons commencé la mise en œuvre des Examens numériques avec les coordinateurs de cours qui se sont portés volontaires dès le début. Puis, lorsque de plus en plus de coordinateurs de cours ont commencé à percevoir les avantages de la numérisation du processus d'examen, nous avons intensifié nos efforts en conséquence. »

Les examens numériques, un changement positif

Selon Mme Bauge, le nouveau système a été accueilli avec enthousiasme par les utilisateurs : « Nous avons constaté une certaine appréhension chez les étudiants au début, mais une fois qu’ils ont passé un examen dans le nouveau système, les retours ont été très positifs. Nous avons mené une enquête sur l’expérience des étudiants concernant la transition vers les Examens numériques (après la phase pilote et les examens du printemps 2017), et la plupart des étudiants se sont déclarés très satisfaits de la possibilité de passer leurs examens sous forme numérique. »

« Les enseignants et les évaluateurs ont également beaucoup apprécié cette transition », a-t-elle ajouté, « ils apprécient tout particulièrement le fait qu’il soit beaucoup plus facile de lire des copies dactylographiées que des copies manuscrites. »

Dans l’ensemble, le passage au numérique a été positif, a déclaré Mme Bauge, mais certains obstacles subsistent. Comme la transition complète vers les Examens numériques n’est pas encore achevée, d’importantes ressources provenant des facultés, du service informatique et des services immobiliers sont nécessaires pour gérer à la fois les Examens numériques et les examens traditionnels restants.

Des difficultés subsistent

La NMBU a intégré les Examens numériques à ses procédures courantes et a pu constater certains des avantages qu’une plateforme d’examens et d’évaluations numériques peut offrir, mais elle consacre encore beaucoup de ressources au fait de gérer à la fois un processus d’examen manuel et un processus numérique, au lieu d’une procédure numérique unique. Le plus grand défi, et de loin, concerne les surveillants. Avec deux processus d’examen distincts, la NMBU a besoin de deux équipes de surveillants : l’une pour les examens traditionnels et les tâches d’assistance (telles que les sorties aux toilettes), et une autre équipe de surveillants techniques pour les Examens numériques. Le même défi se pose pour l’administration des examens, qui doit planifier deux processus d’examen distincts dans son système de gestion des étudiants.

Cela signifie que les ressources mobilisées ne sont pas encore réduites et ne le seront probablement pas tant que la NMBU ne sera pas en mesure de passer à un processus d’examen entièrement numérisé. Et l’un des obstacles à ce processus est la nécessité d’utiliser des logiciels tiers :

« Nous constatons un vif intérêt de la part des étudiants et des coordinateurs de cours pour la numérisation de nos examens », a déclaré Mme Bauge, « mais jusqu’à présent, cela s’est avéré difficile dans certaines matières, car nous avons besoin d’accéder à des logiciels tiers lors des examens. Cela limite nos efforts de numérisation dans des matières telles que les mathématiques, l’informatique, les statistiques, la physique et la chimie. »

Un développement continu pour résoudre ces difficultés

Ce problème spécifique est celui que de nombreux établissements d’enseignement supérieur ont rencontré lors de l’utilisation de WISEflow ; nous avons donc naturellement cherché à y remédier d’une manière ou d’une autre. Une solution a été introduite dans la mise à jour 2.13.0 de WISEflow, publiée le 2 mars 2018, où nous avons ajouté la fonctionnalité « Liste blanche », qui permet d’ajouter des liens à une liste blanche dans le déroulement d’un examen, afin que les étudiants puissent accéder à des ressources et applications externes au sein du navigateur FLOWlock.

Selon Mme Bauge, ce type de développement au sein de la plateforme WISEflow constitue un pas certain dans la bonne direction pour rendre les Examens numériques réalisables dans des matières qui s’appuient fortement sur des logiciels spécifiques : « Cette opportunité nous permettra de réaliser des examens dans davantage de matières où des applications spécialisées, adaptées aux spécificités de la matière, sont nécessaires pour effectuer des formules, des calculs, des illustrations, et bien plus encore. »