Mise en œuvre de WISEflow à l'Université d'Erfurt

Contexte

Depuis sa refondation en 1994, l’Université d’Erfurt s’est solidement établie dans le paysage de l’enseignement supérieur, tant au niveau national qu’international, grâce à un profil exceptionnel en sciences culturelles et sociales. Axée sur la religion, les sciences humaines, les études culturelles, la société et la formation des enseignants, l’Université d’Erfurt est un établissement d’enseignement et de recherche situé au cœur de la ville, qui compte environ 6 000 étudiants, une centaine de chaires, ainsi qu’environ 400 employés universitaires et 300 employés administratifs.

L’Université d’Erfurt utilise WISEflow depuis 2020.

Le texte suivant est un rapport rédigé par le professeur Gerd Mannhaupt, vice-président chargé des affaires étudiantes et directeur de l’Erfurt School of Education à l’Université d’Erfurt.

Le texte suivant est un rapport rédigé par le professeur Gerd Mannhaupt, vice-président chargé des affaires étudiantes et directeur de la faculté de sciences de l’éducation de l’Université d’Erfurt.

Tout d’abord, je tiens à préciser que la mise en place des Examens numériques à Erfurt n’était pas uniquement due à la pandémie de COVID-19. Au sein de notre université, nous discutions déjà de la numérisation des examens depuis deux ans avant l’apparition du coronavirus. Les collègues qui faisaient passer des examens à de nombreux étudiants, mais ne disposaient d’aucun soutien technologique, y étaient particulièrement favorables. Certains d’entre eux ont principalement recours à des questionnaires à choix multiples, et pour ce type d’examens, un examen numérique est beaucoup plus facile à mettre en œuvre qu’un examen sur papier. Nous étions donc déjà à la recherche d’une solution.

Personnellement, je souhaitais depuis très longtemps me débarrasser des soumissions écrites sur papier. Auparavant, tous les étudiants devaient m’envoyer un e-mail contenant un ou plusieurs fichiers PDF : tout devait m’être soumis par voie électronique. De mon point de vue, il ne s’agissait pas seulement de rédiger les examens sous forme numérique, mais de numériser l’ensemble du processus d’examen. C’est ce qui a été déterminant dans notre décision de changer de système, et c’est l’un des principaux atouts de WISEflow ! Mes recherches avaient montré qu’à part WISEflow, il n’existait pas beaucoup d’alternatives adaptées à nos besoins. Nous avons choisi WISEflow car il s’agit de bien plus qu’un simple logiciel d’examen numérique pour les examens à distance. Nous avons apprécié la reconnaissance automatique de texte et les services anti-plagiat inclus dans notre licence.

Processus décisionnel et politique de confidentialité

Je ne pense pas qu’un autre système open source puisse être développé qui soit même capable de rivaliser avec les performances de WISEflow. Lorsque nous avons commencé à envisager l’introduction des examens numériques, j’ai demandé au responsable de notre centre de données, qui est chargé de toutes les questions informatiques : « Combien de temps faudrait-il pour développer notre propre système d’examen ? » Il m’a répondu qu’il faudrait au moins deux ans. À mon avis, deux ans ne seraient pas suffisants. Il s’agit de systèmes conçus sur mesure ; ainsi, si un enseignant dit : « Je veux que cela fonctionne ainsi », il faut alors le programmer. Puis vient la personne suivante qui dit : « Mais j’ai besoin d’autre chose. » Toutes les universités qui ont décidé de développer leurs propres systèmes semblent arriver à la conclusion que deux ans ne suffisent pas. Aucune université ne peut développer à elle seule les mêmes fonctionnalités que celles offertes par WISEflow.

Ce n'est pas seulement une question de temps non plus : développer son propre système nécessite beaucoup de ressources. En termes de coût, WISEflow était et reste un système relativement peu coûteux. Il aurait été insensé de notre part de prendre une autre décision.

Très tôt dans le processus, dès juillet 2020, avant la première session d’examens, nous avons fait appel au commissaire régional à la protection des données (« Landesbeauftragter für den Datenschutz »). Entre-temps, la loi sur l’enseignement supérieur de Thuringe a été modifiée pour autoriser les examens numériques. Elle contient désormais exactement ce dont nous avons besoin pour mener à bien notre projet de manière efficace. Nous avons également adapté notre règlement des examens. Celui-ci précise, par exemple, les modalités de déroulement des examens numériques. Tout cela fait désormais partie de la politique générale et permanente en matière d’examens à l’Université d’Erfurt.

WISEflow utilise des serveurs AWS hébergés dans le cloud ; l’ensemble du traitement s’effectue exclusivement sous forme cryptée. Le commissaire d’État à la protection des données a contrôlé et approuvé le processus.

De mon point de vue, nous apprenons chaque semaine qu’un établissement public a été compromis d’une manière ou d’une autre. Personne ne prétend aujourd’hui que les serveurs devraient être situés en Thuringe en raison de ces violations – vous ne devriez jamais croire que vous êtes en sécurité simplement parce que les sauvegardes sont stockées localement, n’est-ce pas ? Vous pouvez certes mettre en place un bon système de sauvegarde où les données de la veille sont peut-être téléchargées avant une cyberattaque, mais les serveurs locaux ne sont pas plus sûrs (ou moins sûrs) que les serveurs qu’AWS exploite en Irlande. Alors, quelle est la différence ? Je dirais que les serveurs AWS sont plus sûrs car ils bénéficient d’une plus grande expertise en matière de technologies de sécurité.

L’adoption de la plateforme au sein de l’Université

La mise en œuvre a été relativement rapide. Nous avons signé le contrat en juin 2020, et la première journée d’examens a eu lieu le 13 juillet. Cela signifie que nous l’avons mis en place en l’espace de huit semaines. À ce moment-là, le personnel d’UNIwise nous avait dit que cela allait être juste. L’une des raisons pour lesquelles nous avons réussi à le mettre en place pratiquement sans que cela se remarque est que nous avons tiré parti de la situation liée au coronavirus dès le début. Tous les collègues d’autres universités à qui nous avions parlé, et qui n’avaient commencé à réfléchir aux Examens numériques qu’après coup – alors que la pression liée aux confinements dus au COVID-19 s’était déjà atténuée –, ont dû faire face à une résistance considérable de la part du personnel enseignant.

Il y avait également des universités ici en Thuringe qui, même pendant les confinements, ont tenté de tout gérer d’une manière ou d’une autre par le biais de la présence physique, car elles n’avaient pas réussi à convaincre leur corps enseignant. Elles n’ont pas veillé à associer les enseignants à cette transition.

Ici, dans notre université, en revanche, mes collègues et les étudiants m’ont demandé : « Quand allons-nous disposer d’un système d’examen électronique ? » L’idée a été largement approuvée. Les programmes de petite taille allaient de toute façon suivre le mouvement, mais ce qui était vraiment important, c’était de rallier à notre cause les responsables des programmes de plus grande envergure qui organisent des examens écrits pour 300 ou 500 étudiants.

Tout s'est déroulé sans accroc et a fonctionné à la perfection. Il n'y a eu aucun incident lors des examens pendant la pandémie. Tous nos examens ont eu lieu aux dates initialement prévues dans le catalogue des cours de mars 2020. Pas un seul examen n'a été annulé. Voilà donc le résultat : c'était une réussite ! 6 000 étudiants ici ont utilisé le système et étaient absolument ravis de savoir qu'ils obtiendraient tous leur diplôme en septembre 2020 sans avoir à attendre un an ou deux – voire un semestre – parce que les examens ne pouvaient pas avoir lieu. Et les étudiants nous ont beaucoup remerciés pour l'absence de retard. Nous avons reçu de nombreux retours positifs de leur part.

Mobiliser les équipes

Personnellement, je me sens très à l’aise avec l’utilisation de WISEflow. Au début, j’ai assisté à toutes les sessions de formation disponibles. Et aujourd’hui, bien sûr, tous nos employés sont également à jour. Il est important d’impliquer toutes les parties prenantes du projet pendant la phase de mise en œuvre afin de vraiment mettre tout le monde d’accord. Même si cela ne correspond pas à l’idée reçue, les enseignants universitaires ont essentiellement une attitude conservatrice. Aussi innovantes que puissent être leurs recherches, ils restent conservateurs en matière de questions structurelles. Tout est censé rester tel quel, ou mieux encore, revenir à ce qu’il était il y a des années. Comme je l’ai dit, selon notre règlement des examens, les examens numériques sont la norme. Mais le correcteur d’une thèse de master peut également cocher sur le formulaire d’inscription numérique qu’il souhaite une version papier.

Dans ce cas, les étudiants doivent soumettre une deuxième version de leur mémoire afin que la correction puisse se faire sur papier. Donc oui, cela existe encore, mais de manière très limitée. À l’Erfurt School of Education (ESE), ce n’est pas un réel problème. Il y a toujours un débat : quelle est la meilleure façon de corriger les copies des étudiants ? Dans tout environnement de travail moderne, il devrait y avoir au moins un ordinateur conçu pour l’utilisation d’un stylet numérique, doté d’un logiciel plus performant qu’Acrobat, permettant d’apporter des corrections manuscrites dans les fichiers PDF. C’est ainsi que je procède. Je dispose d’un logiciel spécifique pour cela, et il fonctionne parfaitement pour ce type de tâches. Je peux y lire et y écrire exactement comme sur papier.

Dans ce cas, les étudiants doivent soumettre une deuxième version de leur mémoire afin que la correction puisse être effectuée sur papier. Donc oui, cela existe encore, mais c’est très limité. À l’École supérieure de formation des enseignants d’Erfurt (ESE), cela ne pose pas de problème majeur. Une question revient toujours : quelle est la meilleure façon de corriger les travaux des étudiants ? Dans tout lieu de travail moderne, il devrait y avoir au moins un ordinateur conçu pour l’utilisation d’un stylo numérique, équipé d’un logiciel plus performant qu’Acrobat, sur lequel il est possible d’apporter des corrections manuscrites dans les fichiers PDF. C’est ainsi que je procède. Je dispose d’un logiciel spécial à cet effet, et il fonctionne parfaitement pour ce type de tâches. Je peux lire et écrire avec, exactement comme je le fais sur papier.

Si je n'avais pas cette option en tant qu'enseignant et que je devais effectuer tout mon travail d'annotation à l'aide d'un clavier et d'une souris, je ne voudrais pas non plus corriger ou modifier des Examens numériques. Mais notre centre de données a désormais mis en place des appareils compatibles avec un stylet numérique pour la correction, si bien que de plus en plus d'enseignants utilisent cette option. C'est pourquoi il n'y a plus de réticences.

Conformément à notre réglementation, nous devons conserver les examens et les documents pendant cinq ans. Grâce à WISEflow, nous nous débarrassons désormais progressivement de tonnes de papier de nos étagères et de nos armoires métalliques. Tous les documents sont transférés vers les archives électroniques de WISEflow. Nous voyons littéralement des tonnes de papier disparaître des armoires et des étagères. Désormais, tout est soigneusement archivé et disponible à tout moment, et conformément à notre contrat de licence avec UNIwise, tout est supprimé au bout de cinq ans, comme il se doit. En d’autres termes : le système d’archivage physique appartient désormais au passé.

Cette fonctionnalité, dont nous avons pris connaissance pour la première fois lors de la présentation de WISEflow, a été le facteur décisif dans notre choix de la plateforme. Je ne souhaitais pas simplement un système provisoire pour les Examens en ligne pendant la pandémie de COVID-19 ; l’idée était, et reste, de mettre en place ici un système une fois pour toutes et de le maintenir.

Le règlement des examens stipule également que, par exemple pour les mémoires de master ou les thèses, la date de remise de la version papier ne constitue plus la date de remise juridiquement contraignante (nous ne souhaitons même plus de version papier), mais bien la date de remise électronique. La date limite de remise correspond à la fin du flux dans WISEflow.

En janvier 2021, plusieurs étudiants ont contacté l’École de formation des enseignants d’Erfurt (en abrégé « ESE »), qui est notre Centre de formation des enseignants et de recherche pédagogique, dont je suis le directeur. Ils nous ont appelés pour demander si l’ESE savait quels magasins de photocopie étaient ouverts pendant le confinement. C’est alors que des problèmes sont apparus. « Comment les mémoires de fin d’études vont-ils être imprimés pour être remis pendant le confinement si tous les magasins de photocopie sont fermés ? » L’ESE m’a demandé comment nous allions résoudre ce problème, et j’ai répondu que nous pouvions le faire via WISEflow sans aucune difficulté. Il faut garder à l’esprit que la grande majorité des mémoires de master sont rédigés à l’ESE : entre 300 et 350 mémoires. Cela signifie que pendant cette période d’examens, 350 étudiants ne pouvaient pas remettre les versions imprimées, car il n’était pas possible de faire imprimer quatre exemplaires de leur mémoire. Nous avons donc rapidement mis cela en place par voie numérique à l’ESE.

Vous ne pouvez pas soumettre de documents par e-mail. Ce n'est pas légalement possible. Si vous avez besoin de documents d'Examens numériques de la part des étudiants, ceux-ci doivent être envoyés via WISEflow. Tout le monde est absolument convaincu des fonctionnalités de WISEflow. Toutes les facultés utilisent WISEflow et toutes les thèses de master sont traitées par ce biais.

Les avantages des examens numériques pour l’Université d’Erfurt

1. L'un des avantages du système WISEflow réside dans le fait que les modifications sont relativement faciles à mettre en œuvre. Vous pouvez facilement étendre l'ensemble du système à une session d'examens spécifique. Autre avantage majeur : l'archivage n'est plus nécessaire. Nous avions des mètres de copies d'examens dans nos archives. Lorsque l'on a beaucoup d'examens écrits, on a beaucoup de papier. Tout cela n'est plus nécessaire.

2. Les enseignants peuvent sans effort fournir aux étudiants leurs travaux corrigés accompagnés de leurs propres commentaires. Il est important de souligner que, conformément à un arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne, chaque étudiant a le droit de recevoir une copie de son travail accompagnée des commentaires de l'examinateur. Pour vous conformer à cette exigence, il vous suffit de choisir si vous souhaitez partager vos commentaires en ligne avec les étudiants. Un simple clic vous permet de partager facilement ces commentaires. Dans l'ensemble, l'efficacité du système était tout simplement convaincante.

3. Le temps considérable que je gagne en tant qu’enseignant peut désormais être consacré à d’autres tâches. Auparavant, les notes devaient être saisies, vérifiées, puis généralement transférées dans Excel. Ces tâches ont complètement disparu. D’après mon expérience, je dirais que le temps de correction est réduit de moitié par rapport aux examens manuscrits. Je rédige toujours des examens sous forme de dissertation, et les copies numériques sont tout simplement beaucoup plus rapides à lire que celles écrites à la main. Actuellement, nous nous efforçons de sensibiliser les étudiants au fait que les textes peuvent également comporter une structure et qu’ils peuvent utiliser des titres. C’est le prochain défi à relever. Sinon, ils écrivent littéralement 1 000 mots d’un seul trait. Il n’y a même pas de paragraphe. C’est tout simplement une situation gagnant-gagnant pour l’ensemble du personnel enseignant, du point de vue de la lecture.

4. Un autre avantage : les économies réalisées. Nous économisons sur les coûts d’infrastructure, notamment en matière de mobilier et d’équipement. Une seule session d’examens nous coûte autant que le logiciel WISEflow pour une année entière, avec toutes les personnalisations qui l’accompagnent. Nous réalisons également des économies car les assistants étudiants n’ont plus à gérer toute la paperasse, sans parler des frais d’impression. Auparavant, nous devions imprimer des documents, des examens et des consignes pour des centaines, voire des milliers d’étudiants. Tout cela appartient désormais au passé. Pour nous, le prix du système est l’un des arguments les plus convaincants.