Comment l'IÉSEG a mis en place des examens numériques à fort enjeu en seulement quatre semaines

L'IÉSEG School of Management est une grande école de commerce française de premier plan, dotée de deux campus à Lille et à Paris, qui accueille environ 6 100 étudiants répartis sur 25 programmes. Avec près de 2 000 étudiants internationaux représentant une centaine de nationalités différentes, l'IÉSEG a bâti sa réputation sur l'excellence académique, l'internationalisation et une expérience étudiante de qualité.

En mars 2020, alors que la pandémie de COVID-19 balayait l’Europe, la France a mis en place un confinement soudain. Pour Jonas Debrulle, directeur des programmes, en poste depuis seulement quelques mois, le moment n’aurait pas pu être plus critique. Les examens finaux étaient prévus en mai, et des milliers d’étudiants dépendaient de ces évaluations pour obtenir leur diplôme dans les délais.

Composer avec la pression du confinement et les exigences gouvernementales

Le gouvernement français a imposé des règles strictes concernant la gestion des examens à distance. Les établissements étaient tenus de :

• Vérifier visuellement l'identité des étudiants, afin de s'assurer que la bonne personne passait l'examen.
• Empêcher la tricherie en limitant l'accès aux ressources numériques pendant l'épreuve.
• Offrir des conditions d'examen fiables pour des cohortes importantes.

Les outils d’examen existants à l’IÉSEG ne permettaient pas la validation de l’identité visuelle et n’étaient pas largement adoptés par les professeurs, en particulier par les nombreux conférenciers invités qui dispensent des cours mais s’en remettent au personnel administratif pour organiser les examens.

Du jour au lendemain, l’école a dû repenser son modèle d’examen de fond en comble.

Choisir WISEflow sous une contrainte de temps extrême

À quelques semaines seulement des examens de mai, l’IÉSEG a constitué une équipe d’intervention rapide afin d’identifier des partenaires potentiels pour les évaluations numériques. Elle a évalué des solutions provenant de France et de l’étranger, mais aucune n’offrait le juste équilibre entre sécurité, évolutivité et rapidité, jusqu’à ce qu’elle contacte UNIwise.

En l’espace de deux semaines seulement, l’IÉSEG a rencontré plusieurs fournisseurs et a soigneusement évalué les capacités de chaque plateforme. WISEflow s’est rapidement imposé comme la solution la plus performante. Sa fonctionnalité de reconnaissance faciale permettait une vérification d’identité sécurisée, tandis que le navigateur verrouillé garantissait que les étudiants ne puissent pas accéder à des fichiers ou à d’autres applications pendant l’examen. Le système a également démontré la scalabilité nécessaire pour prendre en charge des cohortes très importantes, pouvant aller jusqu’à 1 400 étudiants en une seule session, sans compromettre les performances. De plus, WISEflow proposait des outils de création flexibles et des options de correction automatique qui ont séduit tant le personnel administratif que les professeurs. Enfin, la solidité du modèle d’assistance d’UNIwise, en particulier sa capacité à intervenir en mode crise, a joué un rôle décisif dans le choix de l’IÉSEG.

L'IÉSEG a signé un contrat avec UNIwise en avril 2020. Les premiers examens étaient prévus pour le mois de mai. Il restait donc trois à quatre semaines pour mettre en place un système d'évaluation numérique pleinement opérationnel.

Formation, conduite du changement et adoption rapide

Pour respecter ce délai impossible, l’IÉSEG a dû restructurer temporairement les rôles en interne. Au lieu de maintenir les processus traditionnels, le personnel administratif est devenu gestionnaire de flux et surveillant d’examen, les professeurs ont endossé les rôles d’auteurs et de correcteurs d’examens, et les formateurs d’UNIwise ont guidé le personnel dans la création des examens, l’évaluation et la configuration du système.

Au cours du mois d’avril, l’IÉSEG a organisé cinq à six sessions de formation, chacune réunissant 20 à 30 membres du personnel. Certains participants ont assisté à plusieurs sessions afin d’acquérir une confiance totale. L’école a également produit de courtes vidéos pédagogiques, répondu à d’innombrables questions via un forum d’assistance interne et adapté les horaires de travail selon les besoins.

Préparer 3 000 étudiants à une nouvelle réalité d’examen

Entre mai et juin, environ 3 000 étudiants devaient passer des Examens numériques. Pour les y préparer :

• Il a été demandé aux étudiants de passer plusieurs examens blancs, certains d’entre eux en ayant passé les cinq.
• L'IÉSEG a recruté 10 étudiants en master pour servir de « cobayes », testant environ 40 formats d'examen afin de comprendre le fonctionnement des modes de navigation en mode « confinement », de la messagerie et des outils de surveillance.
• L'école a mis en place de nouvelles règles, la plus importante étant que les étudiants doivent se connecter 15 minutes avant le début de l'examen afin d'éviter toute confusion de dernière minute.

Ces tests rigoureux ont porté leurs fruits. Le corps enseignant et les équipes de soutien ont commencé à se sentir plus en confiance quant à la logique et au fonctionnement de la plateforme, et tant le personnel que les étudiants ont commencé à s’adapter aux nouvelles procédures.

Examens en direct : cellules de crise, assistance proactive et moments inattendus

À l’approche des jours d’examen, l’IÉSEG a mis en place une cellule de crise dédiée pour assister les étudiants en temps réel. Une ligne d’assistance a été ouverte pour toute personne rencontrant des difficultés, en particulier celles dont la connexion Internet était instable. Le tableau de bord de WISEflow permettait au personnel de voir qui avait activé son flux. Si un étudiant restait inactif, l’équipe intervenait immédiatement, allant parfois jusqu’à contacter les parents.

Il y a également eu des moments inhabituels. Dans un cas, une étudiante en Chine a été bloquée à plusieurs reprises par la reconnaissance faciale. Lorsque Jonas lui a parlé via Zoom, il s’est rendu compte que la photo enregistrée était celle de son frère, qui avait configuré le système pour elle. Et lorsqu’un examen a été supprimé par inadvertance par un membre du personnel, le système de journalisation de WISEflow a aidé UNIwise à le récupérer — et a appris à l’école exactement ce qu’il ne fallait pas faire à l’avenir.