uNIwise a été d'un grand soutien, a su communiquer et a répondu à nos besoins
L'Imperial College Business School de Londres, au Royaume-Uni, figure régulièrement parmi les meilleures écoles de commerce au monde proposant des programmes de MBA, de master et de formation des cadres, ainsi que des diplômes de premier cycle à double spécialisation en collaboration avec les départements de l'Imperial College.
L'Imperial College Business School a mené un projet pilote en 2016 et a étendu son utilisation à plus de 70 examens impliquant 1 600 étudiants en 2020.
Contexte
L'Imperial College Business School avait lancé un programme de MBA international en 2015 ; une capacité d'évaluation numérique était nécessaire afin d'offrir une expérience entièrement en ligne. WISEflow a été choisi en 2016 à l'issue d'un processus d'appel d'offres. Le projet pilote initial s’est déroulé au cours de l’année universitaire 2016/2017 dans le cadre du master en changement climatique, gestion et finance. L’examen a eu lieu sur le campus à l’aide du navigateur verrouillé, avec environ 40 étudiants, et le projet a été couronné de succès.
L'extension du projet pilote au modèle « Bring Your Own Device » (BYOD) a été reportée jusqu'à ce qu'un chef de projet dédié puisse être financé. Emma Stoakes a rejoint le projet en 2019, et un examen de l'université d'été, composé exclusivement de questions à choix multiples (QCM) et réunissant 70 étudiants, s'est déroulé avec succès en 2019
Ce qui suit est un compte rendu du projet WISEflow à l'ICBS rédigé par Emma Stoakes, responsable des examens et de l'évaluation et chef de projet pour l'évaluation numérique (École de commerce).
Emma Stoakes
Responsable des examens et de l'évaluation &
Responsable du projet d'évaluation numérique, Imperial College
London Business School
« Nous avions prévu d’étendre le système à 14 examens BYOD (Bring Your Own Device) pour plusieurs promotions de master lors de la session d’avril 2020, en développant notre utilisation pour inclure des réponses écrites, l’utilisation d’annexes, des questions à trous, des études de cas et la notation directement sur la plateforme. L’équipe chargée des examens et de l’évaluation avait suivi une formation sur mesure concernant les rôles des utilisateurs en vue des examens de printemps, et nous avons organisé des sessions de formation en présentiel pour les étudiants, qui ont également reçu de l’aide pour tout problème lié au navigateur pendant le confinement. Ils ont eu accès à un test de démonstration sur mesure leur montrant comment utiliser les types de questions couramment utilisés, et nous avions prévu des sessions sans rendez-vous pour toute personne rencontrant d’autres difficultés. Nous avions également l’intention d’étendre la formation de nos surveillants. Tout semblait bien se passer. Puis le confinement a frappé.
« Les étudiants sont rentrés chez eux. Nous étions en pleine période d’examens de finance et trois tests à choix multiples devaient avoir lieu la semaine suivant l’annonce du confinement. Notre principale période d’examens approchait en avril. En d’autres termes, il nous fallait un plan.
« Comme la session de finance était en cours, nous n’avions pas le temps d’organiser une formation à WISEflow ; nous avons donc utilisé notre plateforme d’apprentissage en ligne (VLE). La mise en place a été assez simple, mais la notation et la correction se sont avérées assez laborieuses, et de nombreuses autres vérifications administratives devaient être effectuées. Suite au succès de notre projet pilote « Summer School », nous avons décidé d’organiser les tests à choix multiples prévus en utilisant la plateforme WISEflow, pour nos toutes premières évaluations chronométrées à distance, car j’étais convaincue que les étudiants trouveraient les QCM sur WISEflow intuitifs. Le week-end précédant ces tests, nous avons organisé des sessions de formation à WISEflow, notamment en réalisant des vidéos sur l’accès à la plateforme et son utilisation. Pendant les tests, nous avons facilement prolongé la durée de l’examen pour tous les étudiants qui rencontraient des difficultés ; au final, tous ceux qui ont passé l’examen la semaine suivante ont pu le terminer. De plus, lorsque nous avons examiné leurs résultats, rien n’indiquait clairement qu’il y avait eu tricherie ou collusion.
« L'équipe d'assistance d'UNIwise a été formidable et nous a aidés pour tout ce qui semblait un peu incertain. »
« Pour la session d’examens du printemps, la plupart des étudiants passant des examens avaient déjà été formés à l’utilisation de WISEflow. Nous avons décidé de ne pas utiliser le navigateur verrouillé, car nous n’aurions eu aucun moyen de surveiller ou de contrôler l’utilisation d’appareils supplémentaires, et parce que cette option nous offrait également la flexibilité nécessaire pour permettre aux étudiants de rédiger à la main des graphiques et des équations et de les télécharger en annexe. En conséquence, tous les examens ont pu être transférés sur WISEflow, même ceux comportant une forte composante mathématique. Les étudiants ont été informés qu’il s’agirait d’examens à livre fermé et qu’on attendait d’eux qu’ils fassent preuve d’intégrité académique ; nous leur avons fait savoir que des échantillons seraient soumis à Turnitin. Nous avons également accordé à tous les étudiants un délai supplémentaire de 30 minutes pour les examens à distance, afin de couvrir le temps de téléchargement et tout autre contretemps. »
« De plus, nous avons décidé d’utiliser la fonctionnalité de messagerie instantanée pour informer les étudiants de la fin de la période d’examens standard et les encourager à commencer à télécharger et à vérifier leurs travaux. Nous avons mis en place des adresses e-mail d’assistance pour les questions et une page d’information sur WISEflow sur notre plateforme d’apprentissage en ligne. Nous avons également organisé des réunions publiques à la place des sessions de formation, au cours desquelles les étudiants pouvaient soumettre leurs questions à l’avance. Nous avons formé nos étudiants de premier cycle à WISEflow à distance, car ils n’avaient pas eu cette opportunité sur le campus avant le confinement. Nous avons également décidé que la correction serait effectuée dans WISEflow ; des guides de formation ont donc été élaborés pour aider le corps enseignant, notamment une page WISEflow dédiée au personnel enseignant. »
« Avec le recul, une fois les examens terminés, nous avons pu constater que les étudiants étaient bien préparés à utiliser WISEflow. La fonctionnalité de messagerie instantanée s’est avérée très utile et a bien fonctionné pour communiquer avec les étudiants. L’équipe d’assistance d’UNIwise a été formidable et nous a aidés pour tout ce qui semblait un peu incertain. Les enseignants ont apprécié de ne pas avoir à déchiffrer l’écriture manuscrite. Dans l’ensemble, ce fut un véritable succès ! Il y a bien sûr eu quelques problèmes, compte tenu du délai très court dont nous disposions pour tout mettre en place. Comme tout le monde, nous n’avions aucun contrôle sur le scénario à distance : la connexion des étudiants, les VPN ou les bloqueurs de publicités. Nous avons également eu du mal à aider certains étudiants lorsque nous ne pouvions pas voir leur écran. Nous avons reçu de nombreux e-mails après les examens de la part d’étudiants anxieux qui nous demandaient de vérifier que leurs fichiers avaient bien été reçus. Ce fut un véritable baptême du feu pour certains ! L’interface étudiant est excellente, et le bloc-notes, le surligneur ainsi que les outils d’accessibilité pour la dyslexie sont vraiment très bien conçus. Du point de vue des étudiants, tout est assez simple. Ce qui s’est avéré plus difficile, c’était d’essayer d’anticiper ce qui fonctionnerait pour les correcteurs. Le personnel chargé des examens a créé les épreuves pour le corps enseignant et a pris des décisions lors de leur mise en place qui ont conduit à une expérience de correction mitigée pour les enseignants. Nous avons également constaté un nombre assez élevé de cas de collusion et de plagiat par rapport aux évaluations sur le campus, et les règlements de l’établissement à l’époque manquaient quelque peu de directives sur la manière de gérer cela. Cependant, bon nombre de ces problèmes étaient communs à toutes les plateformes d’évaluation de l’établissement et, dans l’ensemble, WISEflow s’en est très bien sorti compte tenu des circonstances.
« Pour notre prochaine série d’examens en juin 2020, nous avons transféré la plupart des examens qui se trouvaient sur notre environnement d’apprentissage virtuel (VLE) vers WISEflow ; nous les maintiendrons sur cette plateforme jusqu’au retour complet sur le campus, moment où des discussions concernant le BYOD, le travail à distance et les examens sur papier auront lieu. »
« Nous avions prévu d’organiser 13 examens sur WISEflow, mais nous en avons désormais mené 74 sur la plateforme, ce qui est bien plus que ce que nous avions prévu, et représente plus de 8 000 soumissions, sans compter toutes les sessions de rattrapage estivales que nous avons eues. »
« Nous avons sollicité les commentaires des étudiants afin d’apporter des améliorations pour notre nouvelle promotion. Nous disposons désormais d’une nouvelle vidéo de présentation de WISEflow, plus aboutie ; nous avons avancé la formation pour qu’elle se déroule plus près des examens et avons clairement expliqué aux étudiants à quoi s’attendre. Nous formons les étudiants à la manière de citer leurs sources lors des examens et utilisons la « page de garde » de l’examen pour obtenir leur accord sur notre déclaration relative au plagiat. En ce qui concerne le corps enseignant, notre vice-doyen chargé de la politique éducative fournit des conseils sur la manière de rédiger des examens destinés à être passés à distance. Nous avons également mis en place un groupe de travail composé d’enseignants, et nous avons collaboré avec eux pour élaborer de nouvelles directives relatives à l’organisation des évaluations ainsi qu’un modèle d’examen comprenant des options de configuration courantes, afin qu’ils puissent facilement indiquer leurs préférences au personnel chargé des examens tout en fournissant le contenu de l’épreuve.
« Nous apprécions énormément l’équipe d’assistance d’UNIwise ! Elle est toujours là pour nous soutenir. Elle sait également hiérarchiser les problèmes et les demandes et fait preuve d’une grande capacité à sortir des sentiers battus. »
« À ceux qui souhaitent organiser des examens sur WISEflow, je dirais qu’il faut prendre en compte toutes les étapes et prendre le temps de se familiariser avec le système. Je vous conseille de créer des flux fictifs et de les parcourir en tant qu’étudiant, en tant que correcteur – toutes les étapes, tous les rôles. Il faut bien comprendre les complexités du système, ce qu’il permet de faire et les options dont vous disposez – puis vous assurer que vos décisions répondent au mieux aux besoins de vos utilisateurs. »
« La courbe d’apprentissage a été raide, mais j’ai du mal à croire que cela fait moins d’un an que nous avons organisé les examens de l’université d’été. En moins d’un an, nous sommes passés d’un QCM avec 70 personnes à l’organisation de 74 examens avec 1 600 étudiants, dans différents formats. Nous avons dû faire preuve d’une grande agilité. »
« C'est également formidable de pouvoir compter sur l'équipe d'assistance d'UNIwise. Nous apprécions énormément l'équipe de Zendesk ! Ils sont très compétents pour examiner les problèmes à votre place et ne nous donnent jamais l'impression d'être une source de tracas. L'équipe d'assistance est toujours là pour nous soutenir. Elle sait également hiérarchiser les problèmes et les demandes, solliciter l'aide de l'équipe de développement si nécessaire, et faire preuve d'une grande capacité à sortir des sentiers battus.
Cette année universitaire, nous avons pour objectif de poursuivre l’intégration de WISEflow. Nous travaillons en collaboration avec notre groupe de travail composé d’enseignants afin d’améliorer l’expérience des auteurs et des correcteurs. Nous continuerons à faire part de nos suggestions de développement à UNIwise et espérons commencer à collaborer avec un groupe d’utilisateurs de WISEflow à Londres afin de partager notre expérience et nos meilleures pratiques, et d’identifier les besoins communs en matière de développement.
Toutes les images sont une gracieuseté de l’Imperial College London Business School.
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