De la crise à la confiance : Comment l'IÉSEG a mis en place des examens numériques à fort enjeu en seulement quatre semaines
L'IÉSEG School of Management est une grande école de commerce française de premier plan, dotée de deux campus à Lille et à Paris, qui accueille environ 6 100 étudiants répartis sur 25 programmes. Avec près de 2 000 étudiants internationaux représentant une centaine de nationalités différentes, l'IÉSEG a bâti sa réputation sur l'excellence académique, l'internationalisation et une expérience étudiante de qualité.
En mars 2020, alors que la pandémie de COVID-19 balayait l’Europe, la France a mis en place un confinement soudain. Pour Jonas Debrulle, directeur des programmes, en poste depuis seulement quelques mois, le moment n’aurait pas pu être plus critique. Les examens finaux étaient prévus en mai, et des milliers d’étudiants dépendaient de ces évaluations pour obtenir leur diplôme dans les délais.
LA PRESSION EXERCÉE PAR LE VERROUILLAGE ET LES EXIGENCES GOUVERNEMENTALES
Le gouvernement français a imposé des règles strictes concernant la gestion des examens à distance. Les établissements étaient tenus de :
- Vérifier visuellement l'identité des étudiants, afin de s'assurer que la bonne personne passait l'examen.
- Empêcher la tricherie en limitant l'accès aux ressources numériques pendant l'épreuve.
- Offrir des conditions d'examen fiables pour des cohortes importantes.
Les outils d’examen existants à l’IÉSEG ne permettaient pas la validation de l’identité visuelle et n’étaient pas largement adoptés par les professeurs, en particulier par les nombreux conférenciers invités qui dispensent des cours mais s’en remettent au personnel administratif pour organiser les examens.
Du jour au lendemain, l’école a dû repenser son modèle d’examen de fond en comble.
CHOISIR WISEFLOW SOUS DES CONTRAINTES DE TEMPS EXTRÊMES
À quelques semaines seulement des examens de mai, l’IÉSEG a constitué une équipe d’intervention rapide afin d’identifier des partenaires potentiels pour les évaluations numériques. Elle a évalué des solutions provenant de France et de l’étranger, mais aucune n’offrait le juste équilibre entre sécurité, évolutivité et rapidité, jusqu’à ce qu’elle contacte UNIwise.
« L’IÉSEG avait entendu parler d’UNIwise par l’intermédiaire d’établissements partenaires au Royaume-Uni. À l’époque, WISEflow n’était utilisé par aucune école en France. Mais lorsque nous avons contacté UNIwise début avril, les choses se sont déroulées très rapidement. »
En l’espace de deux semaines seulement, l’IÉSEG a rencontré plusieurs fournisseurs et a soigneusement évalué les capacités de chaque plateforme. WISEflow s’est rapidement imposé comme la solution la plus performante. Sa fonctionnalité de reconnaissance faciale permettait une vérification d’identité sécurisée, tandis que le navigateur verrouillé garantissait que les étudiants ne puissent pas accéder à des fichiers ou à d’autres applications pendant l’examen. Le système a également démontré la scalabilité nécessaire pour prendre en charge des cohortes très importantes, pouvant aller jusqu’à 1 400 étudiants en une seule session, sans compromettre les performances. De plus, WISEflow proposait des outils de création flexibles et des options de correction automatique qui ont séduit tant le personnel administratif que les professeurs. Enfin, la solidité du modèle d’assistance d’UNIwise, en particulier sa capacité à intervenir en mode crise, a joué un rôle décisif dans le choix de l’IÉSEG.
« WISEflow est un logiciel très impressionnant. En termes de fonctionnalités pour les professeurs, de types de questions, de correction automatique et du nombre de personnes pouvant passer un examen, tout était parfait. »
L'IÉSEG a signé un contrat avec UNIwise en avril 2020. Les premiers examens étaient prévus pour le mois de mai. Il restait donc trois à quatre semaines pour mettre en place un système d'évaluation numérique pleinement opérationnel.
FORMATION, GESTION DU CHANGEMENT ET ADOPTION RAPIDE
Pour respecter ce délai impossible, l’IÉSEG a dû restructurer temporairement les rôles en interne. Au lieu de maintenir les processus traditionnels, le personnel administratif est devenu gestionnaire de flux et surveillant d’examen, les professeurs ont endossé les rôles d’auteurs et de correcteurs d’examens, et les formateurs d’UNIwise ont guidé le personnel dans la création des examens, l’évaluation et la configuration du système.
Au cours du mois d’avril, l’IÉSEG a organisé cinq à six sessions de formation, chacune réunissant 20 à 30 membres du personnel. Certains participants ont assisté à plusieurs sessions afin d’acquérir une confiance totale. L’école a également produit de courtes vidéos pédagogiques, répondu à d’innombrables questions via un forum d’assistance interne et adapté les horaires de travail selon les besoins.
« UNIwise s’est montré extrêmement réactif. En semaine, le week-end, tôt le matin, tard le soir : nous avons toujours reçu des réponses en quelques heures. Nous avions l’impression que les deux équipes travaillaient 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. »
EN PRÉPARANT 3 000 ÉTUDIANTS À UNE NOUVELLE RÉALITÉ EN MATIÈRE D'EXAMENS
Entre mai et juin, environ 3 000 étudiants devaient passer des Examens numériques. Pour les y préparer :
- Il a été demandé aux étudiants de passer plusieurs examens blancs, certains d’entre eux en ayant passé les cinq.
- L'IÉSEG a recruté 10 étudiants en master pour servir de « cobayes », testant environ 40 formats d'examen afin de comprendre le fonctionnement des modes de navigation en mode « confinement », de la messagerie et des outils de surveillance.
- L'école a mis en place de nouvelles règles, la plus importante étant que les étudiants doivent se connecter 15 minutes avant le début de l'examen afin d'éviter toute confusion de dernière minute.
Ces tests rigoureux ont porté leurs fruits. Le corps enseignant et les équipes de soutien ont commencé à se sentir plus en confiance quant à la logique et au fonctionnement de la plateforme, et tant le personnel que les étudiants ont commencé à s’adapter aux nouvelles procédures.
EXAMENS EN DIRECT : SALLES DE CRISE, SOUTIEN PROACTIF ET MOMENTS INATTENDUS
À l’approche des jours d’examen, l’IÉSEG a mis en place une cellule de crise dédiée pour assister les étudiants en temps réel. Une ligne d’assistance a été ouverte pour toute personne rencontrant des difficultés, en particulier celles dont la connexion Internet était instable. Le tableau de bord de WISEflow permettait au personnel de voir qui avait activé son flux. Si un étudiant restait inactif, l’équipe intervenait immédiatement, allant parfois jusqu’à contacter les parents.
« Un étudiant avait baissé les bras et dînait avec son père. Nous l’avons appelé, nous l’avons aidé à se connecter, et il a finalement réussi son examen. Plus tard, il nous a remerciés. Il a déclaré qu’il ne s’était jamais attendu à ce que son école le soutienne de cette manière. »
Il y a également eu des moments inhabituels. Dans un cas, une étudiante en Chine a été bloquée à plusieurs reprises par la reconnaissance faciale. Lorsque Jonas lui a parlé via Zoom, il s’est rendu compte que la photo enregistrée était celle de son frère, qui avait configuré le système pour elle. Et lorsqu’un examen a été supprimé par inadvertance par un membre du personnel, le système de journalisation de WISEflow a aidé UNIwise à le récupérer — et a appris à l’école exactement ce qu’il ne fallait pas faire à l’avenir.
LEÇONS APPRISES ET IMPACT À LONG TERME
À la fin du mois de mai, l’IÉSEG avait organisé avec succès tous les examens prévus, qu’ils soient de grande ou de petite envergure, sans report ni compromis sur les normes académiques. Les étudiants, les parents et le corps enseignant ont salué la gestion de la crise par l’école.
Cette expérience a également démontré l’importance :
- Une communication claire
- Une préparation intensive
- Un soutien technique proactif
- Une volonté d'adapter les processus plutôt que d'imposer les anciennes méthodes aux nouveaux outils
« Pour nous, c’est une réussite. La qualité du produit était importante, mais c’est la qualité du service qui nous a vraiment convaincus. Nous n’aurions pas pu y parvenir sans UNIwise. »
Ce qui a commencé comme une réponse urgente à une perturbation mondiale extraordinaire s’est depuis transformé en une évolution durable de la culture d’évaluation de l’IÉSEG. Le passage rapide aux examens numériques a non seulement permis de résoudre un défi opérationnel immédiat, mais a également ouvert la voie à de nouvelles façons de concevoir, d’organiser et de soutenir les évaluations au sein de l’établissement. Aujourd’hui, WISEflow est pleinement intégré au modèle d’examen de l’IÉSEG et est utilisé pour un éventail croissant d’objectifs, allant des formats d’examen numériques et des évaluations hybrides à l’évaluation continue tout au long du semestre.
Cette expérience a démontré que l’évaluation numérique pouvait améliorer la fiabilité, la flexibilité et la qualité, non seulement pendant un confinement, mais aussi dans la pratique académique quotidienne. Les enseignants, qui étaient initialement réticents, sont devenus des utilisateurs confiants, et les étudiants s’attendent désormais à ce que les outils numériques favorisent une expérience d’examen plus fluide et plus transparente. La crise a en effet accéléré une innovation dont la mise en œuvre aurait autrement pu prendre des années.
« Il ne s’agit pas d’une opération ponctuelle liée au coronavirus. C’est le début d’une relation durable avec UNIwise, et une solution que nous continuerons à utiliser au cours des semestres à venir. »
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