Implementar o WISEflow na Universidade de Erfurt

Antecedentes e contexto

Desde a sua refundação em 1994, a Universidade de Erfurt consolidou-se firmemente no panorama do ensino superior, tanto a nível nacional como internacional, graças a um perfil excecional nas áreas das ciências culturais e sociais. Com foco na religião, nas ciências humanas, nos estudos culturais, na sociedade e na formação de professores, a Universidade de Erfurt é uma instituição de ensino e investigação com localização central que conta com aproximadamente 6.000 estudantes, cerca de 100 cátedras, bem como cerca de 400 funcionários académicos e 300 funcionários administrativos.

A Universidade de Erfurt utiliza o WISEflow desde 2020.

O texto que se segue é um relatório do Professor Dr. Gerd Mannhaupt, Vice-Presidente para Assuntos Estudantis e Diretor da Escola de Educação de Erfurt na Universidade de Erfurt.

Um catalisador para a mudança

Em primeiro lugar, gostaria de começar por referir que a razão para a introdução dos exames digitais em Erfurt não se deveu apenas à pandemia da COVID-19. Na nossa universidade, já vínhamos a discutir a digitalização dos exames há dois anos antes do surgimento do coronavírus. Os colegas que realizavam exames com muitos estudantes, mas não dispunham de apoio tecnológico, eram particularmente favoráveis a esta medida. Alguns deles utilizam principalmente testes de escolha múltipla e, para estes tipos de exame, um exame digital é muito mais fácil de implementar do que um exame em papel e caneta. Por isso, já estávamos à procura de uma solução.

Pessoalmente, há muito tempo que queria livrar-me dos trabalhos escritos em papel. No passado, todos os alunos tinham de me enviar um e-mail com um ou mais ficheiros PDF: tudo tinha de me ser enviado eletronicamente. Do meu ponto de vista, não se tratava apenas de realizar os exames digitalmente, mas de digitalizar todo o processo de avaliação. Esse foi o motivo decisivo para a mudança e é um dos principais pontos fortes do WISEflow! A minha pesquisa revelou que, além do WISEflow, não havia muitas alternativas adequadas para nós. Escolhemos o WISEflow porque é muito mais do que um simples software de exames digitais para exames à distância. Gostámos do reconhecimento automático de texto e dos serviços antiplágio incluídos na nossa licença.

Processo de decisão e política de privacidade

Não creio que venha a ser desenvolvido outro sistema de código aberto que se aproxime sequer do desempenho do WISEflow. Quando começámos a considerar a introdução de exames digitais, perguntei ao diretor do nosso centro de dados, responsável por todas as questões de TI: «Quanto tempo demoraria a desenvolver o nosso próprio sistema de exames?» Ele respondeu que demoraria, pelo menos, dois anos. Na minha opinião, dois anos não seriam tempo suficiente. Trata-se de sistemas criados à medida, pelo que, se um docente disser: «Quero que seja assim», isso tem de ser programado. E depois surge a pessoa seguinte e diz: «Mas eu preciso de outra coisa.» Todas as universidades que decidiram construir os seus próprios sistemas parecem chegar à conclusão de que dois anos não são suficientes. Nenhuma universidade consegue, sozinha, desenvolver as mesmas funcionalidades que o WISEflow oferece.

Também não é apenas uma questão de tempo — desenvolver o seu próprio sistema requer muitos recursos. Em termos de custos, o WISEflow era e continua a ser um sistema comparativamente económico. Teria sido insensato da nossa parte tomarmos uma decisão diferente.

Desde muito cedo no processo, envolvemos o Comissário Estadual para a Proteção de Dados («Landesbeauftragter für den Datenschutz») já em julho de 2020, antes do primeiro período de exames. Entretanto, a Lei do Ensino Superior da Turíngia foi alterada para permitir a realização de exames digitais. Agora contém exatamente o que precisamos para podermos executar o nosso projeto de forma significativa. Adaptámos igualmente os nossos regulamentos de exames. Estes especificam, por exemplo, de que forma os exames digitais devem ser realizados. Tudo isto faz agora parte da política geral e permanente de exames da Universidade de Erfurt.

O WISEflow utiliza servidores AWS alojados na nuvem; todo o processamento ocorre exclusivamente de forma encriptada. O Comissário Estadual para a Proteção de Dados auditou e aprovou o processo.

Na minha perspetiva, ficamos a saber semanalmente de alguma instituição pública que foi comprometida de alguma forma. Ninguém afirma agora que a localização dos servidores deva ser na Turíngia devido a estas violações — nunca se deve acreditar que está seguro apenas porque as cópias de segurança estão armazenadas localmente, certo? Certamente é possível construir um bom sistema de cópias de segurança onde talvez os dados do último dia sejam carregados antes de um ciberataque, mas os servidores locais são tão seguros (ou inseguros) quanto os servidores que a AWS opera na Irlanda. Então, qual é a diferença? Eu diria que os servidores da AWS são mais seguros porque existe lá uma maior especialização em tecnologias de segurança.

Adopção da plataforma na universidade

A implementação foi relativamente rápida. Assinámos o contrato em junho de 2020 e o primeiro dia de exames foi a 13 de julho. O que significa que o implementámos no espaço de oito semanas. Nessa altura, a equipa da UNIwise afirmou que seria por pouco. Uma das razões pelas quais conseguimos implementá-lo praticamente sem dar nas vistas foi o facto de termos tirado partido da situação da COVID-19 desde muito cedo. Todos os colegas de outras universidades com quem falámos, que só começaram a pensar em exames digitais posteriormente — quando a pressão dos confinamentos devido à COVID-19 já tinha diminuído — tiveram de lidar com uma enorme resistência por parte do corpo docente.

Houve também universidades aqui na Turíngia que, mesmo durante os confinamentos, tentaram de alguma forma gerir tudo através da presença física, porque não tinham conseguido convencer o seu corpo docente. Não se certificaram de envolver os docentes nesta jornada.

Aqui na nossa universidade, por outro lado, colegas e estudantes perguntaram-me: «Quando é que vamos ter um sistema de exames eletrónico?» A ideia foi recebida com ampla aprovação. Os cursos mais pequenos iriam aderir de qualquer forma, mas o que era realmente importante era conquistar adeptos nos cursos maiores, que realizam exames escritos com 300 ou 500 estudantes.

Tudo decorreu sem problemas e funcionou na perfeição. Não se registou um único incidente nos exames durante a pandemia. Todos os nossos exames foram realizados nas datas previamente estabelecidas no catálogo de cursos de março de 2020. Nenhum exame foi cancelado. Portanto, este é o resultado – foi bom! 6.000 estudantes utilizaram o sistema e ficaram absolutamente satisfeitos por saberem que iriam receber os seus certificados em setembro de 2020 e não teriam de esperar um ou dois anos – ou mesmo um semestre – devido à impossibilidade de realizar os exames. E os estudantes reconheceram-nos muito o mérito pelo facto de não ter havido atrasos. Recebemos muitos comentários positivos da parte deles.

Trazer os funcionários a bordo

Pessoalmente, sinto-me muito confiante na utilização do WISEflow. No início, participei em todas as sessões de formação disponíveis. E, neste momento, é claro, todos os nossos colaboradores também estão a par das novidades. É importante envolver todas as partes interessadas do projeto durante a fase de implementação para garantir que todos estejam realmente a bordo. Mesmo que isso não corresponda à crença comum, os docentes universitários têm, essencialmente, uma postura conservadora. Por mais inovadoras que as suas investigações possam ser, são conservadores no que diz respeito a questões estruturais. Tudo deve permanecer como está, ou melhor ainda, voltar a ser como era há anos. Como referi, de acordo com os nossos regulamentos de exames, os exames digitais são a norma. Mas o examinador de uma tese de mestrado também pode assinalar no formulário de inscrição digital que pretende uma versão em papel.

Nesse caso, os estudantes devem apresentar uma segunda versão da sua tese para que a correção possa ser feita em papel. Portanto, sim, isso ainda existe, mas é muito limitado. Na Escola de Educação de Erfurt (ESE), isto não constitui um grande problema. Há sempre uma discussão: qual é a melhor forma de corrigir os trabalhos dos estudantes? Em todos os locais de trabalho modernos deveria haver pelo menos um computador concebido para a utilização de uma caneta digital, com software superior ao Acrobat, no qual alguém possa fazer correções manuscritas nos ficheiros PDF. É assim que eu o faço. Tenho um software especial para isso, e funciona na perfeição para tais tarefas. Consigo ler e escrever com ele tal como faço no papel.

Se eu não tivesse essa opção como docente e tivesse de fazer todo o meu trabalho de anotação com um teclado e um rato, também não gostaria de corrigir ou editar exames digitais. Mas o nosso centro de dados introduziu agora dispositivos compatíveis com caneta digital para a correção, pelo que cada vez mais docentes estão a utilizar esta opção. É por isso que já não há reservas.

Conformidade com os regulamentos da universidade

De acordo com os nossos regulamentos, temos de arquivar exames e documentos durante cinco anos. Graças ao WISEflow, estamos agora a livrar-nos gradualmente de toneladas de papel das nossas prateleiras e armários metálicos. Todos os documentos estão a ser transferidos para o arquivo eletrónico do WISEflow. Estamos literalmente a ver toneladas de papel desaparecerem dos armários e prateleiras. Agora, tudo está devidamente arquivado e disponível a qualquer momento e, de acordo com o nosso contrato de licença com a UNIwise, tudo é eliminado após cinco anos, tal como deve ser. Por outras palavras: o sistema de arquivo físico pertence ao passado.

Esta funcionalidade, da qual tomámos conhecimento pela primeira vez durante a apresentação do WISEflow, foi o fator decisivo na nossa escolha da plataforma. Não pretendia apenas um sistema provisório para exames online durante a pandemia da COVID-19 – a ideia era, e continua a ser, introduzir aqui um sistema de uma vez por todas e mantê-lo.

Está também previsto no regulamento de exames que, por exemplo, no caso de teses de mestrado ou de final de curso, a data de entrega da versão em papel já não constitui a data de entrega juridicamente vinculativa (já nem sequer pretendemos uma versão em papel), mas sim a data da entrega eletrónica. O prazo para a entrega é o fim do fluxo no WISEflow.

Em janeiro de 2021, vários estudantes contactaram a Escola de Educação de Erfurt (abreviadamente, «ESE»), que é o nosso Centro de Formação de Professores e Investigação Educacional, do qual sou diretor. Ligaram-nos e perguntaram se a ESE sabia quais as lojas de fotocópias que estavam abertas durante o confinamento. Então, surgiram problemas. «Como é que os trabalhos finais vão ser impressos para entrega durante o confinamento se todas as lojas de fotocópias estão fechadas?» A ESE perguntou-me como iríamos resolver isso, e eu respondi que poderíamos fazê-lo através do WISEflow sem qualquer problema. É importante ter em conta que a grande maioria das teses de mestrado é redigida na ESE: entre 300 a 350 teses de mestrado. Isso significa que, durante este período de exames, havia 350 estudantes que não podiam entregar as versões impressas porque não era possível obter quatro cópias das suas teses. Assim, organizámos rapidamente esse processo de forma digital na ESE.

Não é possível enviar trabalhos por e-mail. Isso não é legalmente viável. Se necessitar de documentos de exame digitais dos alunos, estes têm de ser enviados através do WISEflow. Todos estão absolutamente convencidos das funcionalidades do WISEflow. Todas as faculdades utilizam o WISEflow e todas as teses de mestrado são processadas através dele.

Vantagens dos exames digitais para a universidade de erfurt

1. Uma das vantagens do WISEflow enquanto sistema é que as alterações são relativamente fáceis de implementar. É possível alargar facilmente o sistema para incluir um período de exames específico. E outra grande vantagem: o arquivo já não é necessário. Tínhamos metros de folhas de exame nos nossos arquivos. Se se tem muitos exames escritos, tem-se muito papel. Tudo isso já não é necessário.

2. Os docentes podem facilmente disponibilizar aos estudantes os trabalhos entregues, acompanhados dos seus próprios comentários. É importante salientar que , de acordo com um acórdão do Tribunal de Justiça Europeu , todos os estudantes têm direito a uma cópia do seu trabalho com os comentários do examinador. Para cumprir esta exigência, basta escolher se pretende partilhar comentários integrados com os estudantes. Um simples clique permite-lhe partilhar esses comentários facilmente . Em suma, a eficiência do sistema foi simplesmente impressionante.

3. O enorme tempo que poupo como docente pode agora ser utilizado noutras tarefas. As notas tinham de ser introduzidas previamente e verificadas novamente, sendo depois normalmente transferidas para o Excel. Essas tarefas desapareceram completamente. A julgar pela minha própria experiência, diria que se poupa cerca de metade do tempo de leitura em comparação com os exames manuscritos. Crio sempre exames de desenvolvimento, e os trabalhos digitais são simplesmente muito mais rápidos de ler do que os manuscritos. Atualmente, estamos a trabalhar para consciencializar os estudantes de que os textos também podem incluir uma estrutura e que podem trabalhar com títulos. Esse é o próximo desafio. Caso contrário, escrevem literalmente 1 000 palavras num único bloco. Nem sequer há um parágrafo. Isso é simplesmente vantajoso para todo o corpo docente, do ponto de vista da leitura.

4. Outra vantagem: poupança de custos. Poupamos em custos de infraestrutura, por exemplo, em mobiliário e equipamento. Um único período de exames custa-nos tanto quanto o software WISEflow durante um ano inteiro, com todas as personalizações associadas. Também poupamos dinheiro porque os assistentes dos estudantes já não têm de lidar com todo o papel, para não falar dos custos de impressão. Antes, tínhamos de imprimir documentos, exames e instruções para centenas e milhares de estudantes. Tudo isso pertence ao passado. Para nós, o preço do sistema é um dos argumentos mais fortes.