Como o IÉSEG realizou exames digitais de alto risco em apenas quatro semanas

A IÉSEG School of Management é uma escola de gestão francesa de renome, com dois campus em Lille e Paris, que acolhe aproximadamente 6.100 estudantes em 25 programas. Com quase 2.000 estudantes internacionais, representando cerca de 100 nacionalidades diferentes, a IÉSEG construiu a sua reputação com base na excelência académica, na internacionalização e numa experiência estudantil de qualidade.

Em março de 2020, à medida que a pandemia da COVID-19 se alastrava pela Europa, a França implementou um confinamento repentino. Para Jonas Debrulle , Diretor de Programas, e apenas alguns meses no cargo, o momento não poderia ter sido mais crítico. Os exames finais estavam agendados para maio e milhares de estudantes dependiam dessas avaliações para concluir os seus cursos a tempo.

Navegando na pressão do confinamento e nos requisitos governamentais

O governo francês impôs regras rigorosas sobre a forma como os exames à distância deveriam ser geridos. As instituições foram obrigadas a:

• Verificar visualmente a identidade dos alunos , garantindo que a pessoa correta estava a realizar o exame.
• Impedir a fraude , restringindo o acesso a recursos digitais durante o exame.
• Proporcionar condições de exame fiáveis para grupos numerosos.

As ferramentas de exame existentes na IÉSEG não suportavam a validação da identidade visual, nem eram amplamente adotadas pelos professores — em particular pelos muitos docentes convidados que lecionam cursos, mas dependem do pessoal administrativo para organizar os exames.

De repente, a escola teve de redesenhar o seu modelo de exames de raiz.

Escolha do WISEflow sob restrições de tempo extremas

Com os exames de maio a apenas algumas semanas de distância, a IÉSEG formou uma equipa de resposta rápida para identificar potenciais parceiros de avaliação digital. Avaliaram soluções da França e do estrangeiro, mas nenhuma oferecia o equilíbrio certo entre segurança, escalabilidade e rapidez, até contactarem a UNIwise.

Ao longo de apenas duas semanas, a IÉSEG reuniu-se com vários fornecedores e avaliou cuidadosamente as capacidades de cada plataforma. O WISEflow destacou-se rapidamente como a solução mais sólida. A sua funcionalidade de reconhecimento facial permitiu uma verificação segura da identidade, enquanto o navegador bloqueado garantiu que os alunos não pudessem aceder a ficheiros ou outras aplicações durante o exame. O sistema também demonstrou a escalabilidade necessária para suportar grupos muito grandes, até 1400 alunos numa única sessão, sem comprometer o desempenho. Além disso, o WISEflow ofereceu ferramentas de criação flexíveis e opções de correção automática que agradaram tanto ao pessoal administrativo como aos professores. Por fim, a solidez do modelo de apoio da UNIwise, em particular a sua disponibilidade para prestar assistência em situações de crise, desempenhou um papel decisivo na escolha da IÉSEG.

A IÉSEG assinou contrato com a UNIwise em abril de 2020 . Os primeiros exames estavam agendados para maio . Isso deixava um prazo de três a quatro semanas para implementar um sistema de avaliação digital totalmente operacional.

Formação, gestão da mudança e adopção rápida

Para cumprir o prazo impossível, a IÉSEG teve de reestruturar temporariamente as funções internas. Em vez de manter os processos tradicionais, o pessoal administrativo passou a desempenhar funções de gestores de fluxo e supervisores de exames, os professores assumiram os papéis de autores e corretores de exames, e os formadores da UNIwise orientaram o pessoal na criação de exames, avaliação e configuração do sistema.

Ao longo do mês de abril, a IÉSEG organizou cinco a seis sessões de formação, cada uma com 20 a 30 membros do pessoal. Alguns participantes assistiram a várias sessões para ganharem total confiança. A escola também produziu vídeos instrutivos curtos, respondeu a inúmeras perguntas através de um painel de apoio interno e ajustou os horários de trabalho conforme necessário.

Preparando 3.000 alunos para uma nova realidade de exames

Entre maio e junho, cerca de 3.000 alunos estavam agendados para realizar exames digitais. Para os preparar:

• Foi pedido aos alunos que realizassem vários exames simulados , tendo alguns concluído os cinco simulados.
• A IÉSEG recrutou 10 alunos de mestrado para atuarem como «cobaias», testando cerca de 40 formatos de exame para compreender como funcionavam os modos de navegação de confinamento, as mensagens e as ferramentas de supervisão.
• A escola introduziu novas regras — a mais importante delas sendo que os alunos devem iniciar sessão 15 minutos antes do início do exame para evitar confusões de última hora.

Os testes rigorosos compensaram. O corpo docente e as equipas de apoio começaram a sentir-se mais confiantes na lógica e no comportamento da plataforma, e tanto o pessoal como os alunos começaram a adaptar-se aos novos procedimentos.

Exames em directo: salas de guerra, apoio proactivo e momentos inesperados

À medida que os dias de exame se aproximavam, a IÉSEG criou uma sala de crise dedicada para prestar assistência aos alunos em tempo real. Foi aberta uma linha de apoio para quem estivesse a enfrentar dificuldades, especialmente aqueles com ligações à Internet instáveis. O painel de controlo do WISEflow permitiu à equipa verificar quem tinha ativado o seu fluxo. Se um aluno permanecesse inativo, a equipa agia imediatamente, por vezes chegando mesmo a contactar os pais.

Houve também momentos invulgares. Num caso, uma aluna na China foi repetidamente bloqueada pelo reconhecimento facial. Quando Jonas falou com ela através do Zoom, percebeu que a fotografia registada era do irmão dela, que tinha configurado o sistema para ela. E quando um exame foi acidentalmente apagado por um membro do pessoal, o sistema de registo do WISEflow ajudou a UNIwise a recuperá-lo — e ensinou à escola exatamente o que não fazer no futuro.